10 Tipps für eine produktive Videokonferenz

• Wie jede Art von Besprechung können Telefonkonferenzen leicht aus dem Ruder laufen und unproduktiv werden.
• Videokonferenzen tragen dazu bei, Telefonkonferenzen produktiver zu gestalten, indem sie es den Teilnehmern ermöglichen, die Körpersprache des anderen zu sehen und sich engagierter zu fühlen.
• Das Einschalten von Videokameras, das Festlegen strenger Tagesordnungen und das Delegieren von Aufgaben während eines Anrufs können Videokonferenzen produktiver machen.
• Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsinhaber, die die Produktivität von Videokonferenzanrufen verbessern möchten.

Zwischen schlechten Verbindungen, störenden Hintergrundgeräuschen, Teilnehmer, die nicht wissen, was besprochen wird, und Gesprächen, die nicht zum Thema gehören, kann eine Telefonkonferenz schnell aus dem Ruder laufen. Wie bei jeder anderen Art von Besprechung möchte niemand einen Anruf durchstehen, bei dem nichts erreicht wird. Dies gilt insbesondere für die Unbeholfenheit, die traditionelle reine Telefonkonferenzen hervorrufen können, wenn Körpersprache und nonverbale Hinweise übersehen werden.

Remote- und hybride Arbeitsvereinbarungen werden jedoch zur Norm, was bedeutet, dass Telefonkonferenzen hier bleiben werden. Glücklicherweise können Videokonferenzen einige der Probleme im Zusammenhang mit typischen Telefonkonferenzen lösen. Vor diesem Hintergrund haben wir eine Einführung zusammengestellt, wie Sie die Produktivität in Videokonferenzen maximieren können, um sicherzustellen, dass sie ein wirklich nützliches Kommunikationstool für Ihr Unternehmen sind.

So veranstalten Sie eine produktive Videokonferenz

Um Geschäftsinhabern dabei zu helfen, produktive Videokonferenzen zu veranstalten, haben wir uns von erfahrenen Fachleuten beraten lassen, die diese Art von Meetings regelmäßig veranstalten und daran teilnehmen. Hier sind 10 Tipps, wie sie die Produktivität bei Videokonferenzen am besten steigern können.

1. Bieten Sie verschiedene Serviceoptionen an.

Als freiberuflicher Berater für Kleinunternehmen und Kommunikation nimmt Rob Swystun an zahlreichen Videokonferenzen teil. Um sicherzustellen, dass diese Besprechungen reibungslos ablaufen, ist er bei der von ihm verwendeten Videokonferenzsoftware flexibel. Einige Kunden bevorzugen beispielsweise Skype, während andere Zoom verwenden. [Siehe unseren Vergleich zwischen Zoom und RingCentral .]

„Ich lasse die Kunden immer [die Plattform] so wählen, dass sie sich wohlfühlen“, sagte Swystun. „Das garantiert, dass es keine Fummelei und Zeitverschwendung mit einem unbekannten Service gibt.“

2. Wählen Sie eine geeignete Einstellung.

Christopher Westfall, Sr., General Manager des Senior Savings Network, sagte, die Wahl eines ruhigen und geeigneten Standorts sei entscheidend für diejenigen, die Videoanrufe außerhalb des Arbeitsplatzes veranstalten oder daran teilnehmen.

„Die Umgebung, in der sich der Teilnehmer mit dem Meeting verbindet, ist wichtig“, sagte Westfall. „Babys weinen, Hunde bellen, Kinder, die durchs Haus rennen, sind einem produktiven Austausch nicht förderlich.“

Wussten Sie schon?: Zoom und Dialpad sind zwei Beispiele für Videokonferenz-Apps, die sich besonders gut für die geschäftliche Zusammenarbeit aus der Ferne eignen.

3. Seien Sie pünktlich.

Shannon DeJong, CEO von House of Who, sagte, dass viel Zeit verschwendet wird, wenn Zuspätkommende zu dem Treffen kommen und die obligatorische Entschuldigung abgeben.

„Dies erfordert erhebliche Anstrengungen, da Pünktlichkeit tief in der Unternehmenskultur verwurzelt ist und sich besonders bei unternehmensübergreifenden Anrufen bemerkbar macht“, sagte sie.

Um Pünktlichkeitsgewohnheiten für Videokonferenzen zu entwickeln, schlägt DeJong vor, Meetings um fünf nach der vollen Stunde oder zu einer anderen ungeraden Zeit beginnen zu lassen, damit die Leute mehr auf die Startzeit achten. Sie sagte, um die Beschreibung der Tagesordnung einzugeben, „Wir beginnen genau um 9:01 Uhr“ oder „Bitte seien Sie pünktlich.“

„Wenn Pünktlichkeit [für einige Teilnehmer] schwierig ist, beginnen Sie die Meetings trotzdem pünktlich und verankern Sie eine Kultur von ‚Kommen Sie nicht zu spät, aber wenn Sie es doch tun, kommen Sie ruhig herein‘, um all den Smalltalk und die Entschuldigungen zu vermeiden“, sagte DeJong genannt.

4. Verwenden Sie die richtigen Tools.

Videokonferenz-Tools wie 360-Grad-Kameras, Bildschirmfreigabe und Gastgeber virtueller Besprechungen tragen dazu bei, dass alle Mitarbeiter verfolgen können, was vor sich geht, und engagiert bleiben, sagte Frank Weishaupt, CEO von Owl Labs.

„Aber am wichtigsten ist, dass diese Tools entfernten Teilnehmern das Gefühl geben, sich im Raum zu befinden, anstatt nur eine Fliege an der Wand zu sein“, sagte er. „Remote-Teilnehmer tragen eher zum Meeting bei, wenn sie nicht das Gefühl haben, dass ihre Anwesenheit ein nachträglicher Einfall war.

5. Stellen Sie sicher, dass die Technik richtig funktioniert.

Dave Crenshaw, ein Produktivitäts- und Führungsberater, sagte, um sicherzustellen, dass das Meeting pünktlich beginnt und reibungslos verläuft, überprüfen Sie vor Beginn Ihres Meetings, ob der Konferenzdienst ordnungsgemäß funktioniert.

„Stellen Sie sicher, dass Ihr Gesicht sichtbar und klar ist, dass Sie für eine einfache Zusammenarbeit den Bildschirm teilen können und dass Hintergrundgeräusche minimiert werden, indem Sie sich in einem ruhigen, privaten Raum aufhalten“, sagte er.

Der Spickzettel für Videokonferenzen von Business News Daily beschreibt, welche Funktionen Sie für ein besseres Erlebnis auf Zoom, Skype, Microsoft Teams und GoTo Meeting testen sollten.

6. Schalten Sie Ihr Video ein.

Allzu oft schalten Videokonferenzteilnehmer ihre Videokameras während Meetings nicht ein. Suz O’Donnell, eine Portfolioleiterin bei Point B, sagte, dies sei ein großer Fehler.

„Das ganze Gespräch ändert sich, wenn dein Gesicht auch auf dem Video zu sehen ist“, sagte sie. „Man kann die Gesichtsausdrücke des anderen sehen, fühlt sich eher wie ein Team und es wird fast jeden vom Multitasking abhalten.“

O’Donnell sagte, dass Multitasking erheblich schwieriger sei, wenn andere Sie sehen können, und erklärte: „Das bedeutet, dass Ihre Remote-Mitarbeiter nicht mit Ihnen in einem Meeting sein können, während sie gleichzeitig E-Mails abrufen, eine Tabelle fertig stellen oder auf ihr Telefon schauen. Dies wird die Produktivität Ihres Unternehmens beeinträchtigen.“

7. Halten Sie alle stumm.

Hintergrundgeräusche können während einer Videokonferenz besonders störend sein. Aus diesem Grund hält Ciara Hautau, Senior Digital Marketer bei Sparro, es für wichtig, dass alle ihre Mikrofone ausschalten, wenn sie nicht sprechen.

„Sie können sich nicht vorstellen, was wir im Hintergrund hören: andere Mitarbeiter unterhalten sich, Menschen tippen, Straßenlärm usw.“, sagte sie. „Es lenkt super ab. Stellen Sie sicher, dass die einzige Person, deren Ton eingeschaltet ist, die sprechende Person ist. Dies trägt dazu bei, das Meeting konzentrierter zu halten, und jeder kann deutlich hören und kommunizieren.“

8. Haben Sie eine Tagesordnung.

Fast jeder Experte für Videokonferenzen rät dazu, eine Tagesordnung vorzubereiten und sie vor dem Meeting zu versenden. Eine festgelegte Tagesordnung lässt alle Anwesenden genau wissen, was besprochen wird. Auf diese Weise können sich die Teilnehmer darauf vorbereiten, sich zu diesen Themen zu äußern.

Daniela Andreevska, eine freiberufliche Inhaltsstrategin und -gestalterin, sagte, eine Tagesordnung helfe den Menschen, sich auf das Treffen vorzubereiten und der Diskussion zu folgen.

„Für maximale Produktivität wird empfohlen, nicht nur die Themen aufzulisten, die Sie durchgehen müssen, sondern auch, wie lange Sie planen, bei jedem zu bleiben“, sagte sie. „Dies zeigt den Teilnehmern die Bedeutung jedes Themas und den Detaillierungsgrad, in dem Sie es diskutieren möchten.“

9. Setzen Sie jemandem die Verantwortung.

Für ein durchgängig organisiertes Meeting, das mit konkreten Ergebnissen endet, brauche es laut Andreevska eine Person, die die Diskussion leitet.

„Das muss nicht unbedingt die Person sein, die das Meeting veranstaltet oder organisiert hat“, sagte sie. „Sie können die Aufgabe an Ihren Kollegen delegieren, der über die größte Expertise in dem Thema verfügt, das im Mittelpunkt des Meetings steht.“

Der Gastgeber sollte sich mit dieser Person abstimmen, um bei der Vorbereitung der Tagesordnung zu helfen.

„Zu Beginn des Meetings, wenn Sie der Gastgeber sind, beginnen Sie das Meeting, indem Sie das Thema und die verantwortliche Person vorstellen, und lassen Sie dann [sie] von da an führen“, sagte Andreevska. „Wenn Sie sehen, dass das Meeting den Fokus verliert, können Sie natürlich eingreifen, aber versuchen Sie, Ihre Eingriffe auf ein Minimum zu beschränken.“

10. Halten Sie es professionell.

„Es ist in Ordnung, zwischen [Themen] über persönliche Dinge zu sprechen, aber es sollte nicht jeden von der Tagesordnung ablenken“, sagte er.

Bei Kundengesprächen ist es besonders wichtig, sich an die richtige Geschäftsetikette zu halten.

Bedeutung von Videokonferenz-Meetings

Da Remote-Arbeit oder Variationen davon nicht mehr wegzudenken sind, sind Videokonferenzen für viele Unternehmen schnell zur Meeting-Methode der Wahl geworden. Denn Videotechnik verbessert das Kommunikationserlebnis mehr als ein typisches Telefonat.

Joe Manuele, ehemaliger Senior Vice President für Unternehmens- und Geschäftsentwicklung bei der Kommunikationsplattformfirma Dialpad, sagte, reine Audiokonferenzen seien unterdurchschnittlich, weil sie den Teilnehmern nicht die Möglichkeit geben, diejenigen zu sehen, die sprechen, und die volle Bedeutung dessen zu verstehen, was ist genannt. [Erfahren Sie mehr über die Videokonferenz-Tools von Dialpad in unserem ausführlichen Bericht über das Business-Telefonsystem Dialpad .]

„Jemanden in einem Video von Angesicht zu Angesicht zu sehen, stellt sicher, dass er verbal und nonverbal kommunizieren kann, und schafft für Fernanrufer ein In-Room-Gefühl, das es ihm ermöglicht, sich wohl zu fühlen und sich voll und ganz zu beteiligen“, sagte Manuele.

Darüber hinaus verbinden Videokonferenzen Menschen unabhängig vom Standort, ermöglichen den Teilnehmern, Informationen auf dem Bildschirm zu präsentieren, und erleichtern die Zusammenarbeit. Man muss solche Treffen nur sinnvoll nutzen.

„Das Hosten produktiver Videokonferenzen ist in der heutigen Arbeitsumgebung von entscheidender Bedeutung“, sagte Manuele. „Wenn Besprechungen zum Zeitvertreib werden, führen sie zu Frustration bei allen Beteiligten und verschwenden Geld für das Unternehmen.“

Die Ergebnisse von Dialpads State of Video Conferencing unterstreichen die Bedeutung von Videokonferenz-Meetings – und die Notwendigkeit, sie effizient durchzuführen . Laut den Untersuchungen des Unternehmens hat die typische Person durchschnittlich 9 oder 10 Videokonferenz-Meetings pro Monat. Insgesamt verbringen fast 40 Prozent der Arbeitnehmer zwischen 10 und 30 Prozent ihrer Woche in Videokonferenzen.

Bei so viel Zeit, die für Videokonferenzen aufgewendet wird, müssen sie sich lohnen. Andernfalls entgehen Ihnen die Vorteile, die Ihr Unternehmen aus Videokonferenzen ziehen kann, und anstatt die Produktivität zu steigern, senken Sie sie am Ende.

Maximierung von Videokonferenzanrufen

Lieben Sie sie oder hassen Sie sie, Videokonferenzen sind ein fester Bestandteil des modernen Geschäfts. Ein Großteil der Ineffizienz und Unbeholfenheit dieser Meetings kann jedoch leicht behoben werden, indem die obigen Tipps befolgt werden. Für Unternehmen, die immer noch Schwierigkeiten haben, ihren Flow zu finden, prüfen Sie, ob die von Ihnen verwendete Plattform für Ihre geschäftlichen Anwendungsfälle geeignet ist. Wenn dies nicht der Fall ist, lesen Sie unsere Zusammenfassung der besten Geschäftstelefonsysteme für kleine Unternehmen. Eine Reihe von Lösungen verfügen über hervorragende Videokonferenzfunktionen.

Jeremy Bender hat zum Schreiben und Berichten in diesem Artikel beigetragen. Quelleninterviews wurden für eine frühere Version dieses Artikels durchgeführt.