12 Tipps und Tricks zu Microsoft Forms, die Sie kennen müssen

Microsoft Forms haben eine klebrige Benutzeroberfläche und ein elegantes Erlebnis. Es besteht eine geringe Chance, dass Sie es wegwerfen, wenn Sie es zum ersten Mal versuchen. Obwohl die Benutzeroberfläche umfassend ist, benötigen Sie dennoch einige Profi-Tipps, um Microsoft Forms produktiver zu nutzen.

Hier sind hervorragende Möglichkeiten, Microsoft Forms für Ihre Umfrage- und Geschäftsanforderungen zu nutzen.

1. Teilen Sie Ihr Formular

Das Teilen des Formulars ist das ultimative Ziel Ihrer Umfrage. Das ist einfach:

1. Klicken Sie oben rechts in Ihrem Formular auf Antwort erfassen .
2. Wählen Sie Ihre bevorzugte Empfängergruppe aus, indem Sie Jeder kann antworten , Nur Personen in meiner Organisation können antworten oder Bestimmte Personen in meiner Organisation können antworten auswählen .
   
3. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen URL kürzen, um eine kürzere Formular-URL zu erhalten (optional). Klicken Sie dann auf Kopieren, um Ihre Umfrage mit Ihren Zielteilnehmern zu teilen.
   

Mit benutzerdefinierten Einladungen für bestimmte Personen freigeben

Während Sie Ihr Formular teilen, können Sie es mit einer benutzerdefinierten Einladungsnachricht sichern, um es professioneller zu gestalten:

1. Klicken Sie oben rechts in Ihrem Formular auf die Registerkarte Antwort erfassen.
2. Wählen Sie Ihre Empfängereinstellung aus.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse, den Namen oder die Gruppe Ihres Empfängers in das Kontaktfeld ein. Sie können viele Empfänger eingeben.
4. Füllen Sie das Textfeld mit Ihrer benutzerdefinierten Nachricht aus.
5. Klicken Sie abschließend auf Senden . Ihre Teilnehmer erhalten nun eine benutzerdefinierte Nachricht, die sie zur Formularseite führt.

2. Antwort in Excel in Echtzeit anzeigen

Beim Zusammenstellen von Microsoft Forms-Antworten müssen Sie in der Regel eine Excel-Kopie Ihrer Daten herunterladen. Die heruntergeladenen Daten werden nicht mit neuen Übermittlungen aktualisiert. Daher müssen Sie den Download möglicherweise in regelmäßigen Abständen wiederholen, um die vorhandenen Daten auf Ihrem lokalen Laufwerk zu aktualisieren.

Um diese Downloads in mehreren Intervallen zu verhindern, können Sie warten, bis Ihre Befragten die Umfrage abgeschlossen haben, bevor Sie ihre Antworten nach Excel exportieren.

Aber manchmal möchten Sie sehen, wie die Leute in Echtzeit antworten – besonders wenn die Umfrage umfangreich ist. Es ist einfach; Mit einem Microsoft 365 Business-Konto können Sie Microsoft Forms-Antworten in Excel in Echtzeit anzeigen. Sie können dies direkt mit den integrierten Formularen für Excel oder über Power Automate erreichen.

3. Vermeiden Sie doppelte Formularantworten

Microsoft Forms lässt standardmäßig zu, dass jemand mehrmals antwortet. Sie können Ihr Formular so einstellen, dass nur eine Antwort pro Person zulässig ist.

Wenn Sie Personen das mehrfache Einreichen verbieten, müssen sie sich bei ihrem Microsoft-Konto anmelden, um an Ihrer Umfrage zu antworten. Somit verhindert das Formular, dass dasselbe Konto zweimal auf die Umfrage zugreift.

4. Betten Sie Microsoft Forms iFrame auf Ihrer Website ein

Wenn Sie möchten, dass sich Personen auf Ihrer Website anmelden, um eine Umfrage auszufüllen, können Sie das Formular stattdessen als Frame auf Ihrer Website einfügen. Alles, was Sie tun müssen, ist eine iFrame-Kopie Ihres vorbereiteten Formulars zu kopieren und in den HTML-Code Ihrer Website einzufügen. Dazu:

1. Gehen Sie zu Ihrem Formular und klicken Sie oben rechts auf Antworten sammeln .
2. Klicken Sie auf das Code-Symbol unten rechts in der geöffneten Seitenleiste.
3. Kopieren Sie den Einbettungscode, indem Sie auf Kopieren klicken .
4. Fügen Sie den kopierten Code in die HTML-Datei Ihrer Website ein.

5. Verwenden Sie einen QR-Code, um Formulare zu teilen

Sie können auch einen QR-Code Ihres Formulars herunterladen und an Ihre Befragten senden. Dies ist eine alternative Möglichkeit, Ihre Umfrage-URL mit einer Fokusgruppe zu teilen. So laden Sie Ihren Microsoft-Formular-QR-Code herunter:

1. Gehen Sie oben rechts auf die Registerkarte Antworten erfassen.
2. Klicken Sie auf das QR-Code-Symbol unten in der Seitenleiste (links neben dem Code-Symbol).
3. Klicken Sie auf Herunterladen , um das QR-Code-Bild auf Ihrem lokalen Laufwerk zu speichern.
4. Das heruntergeladene QR-Bild können Sie nun mit Ihrer Zielgruppe teilen.

6. Legen Sie die Dauer für das Ausfüllen des Formulars fest

Möglicherweise führen Sie kein Quiz durch, möchten aber dennoch, dass Ihre Befragten Ihr Formular innerhalb einer bestimmten Dauer ausfüllen. Beispielsweise möchten Sie, dass Bewerber vor einem bestimmten Datum auf ein Bewerbungsformular antworten. Sie können ihre Antwort an eine Frist binden.

Sie können dies tun, indem Sie die Formulareinstellungen anpassen:

1. Klicken Sie oben rechts auf die drei horizontalen Menüpunkte.
2. Gehen Sie zu Einstellungen .
   
3. Klicken Sie auf Startdatum . Klicken Sie dann auf Daten beenden, um die Dauer Ihrer Umfrage abzuschließen.
4. Sie können das Formular auch zeitlich festlegen, indem Sie auf Zeitdauer festlegen klicken ; Dies startet einen Timer, sobald jemand beginnt, das Formular auszufüllen.
   

Wenn Sie die Umfrage zeitlich festgelegt haben, erhalten Ihre Befragten vor Beginn eine Aufforderung, die sie darüber informiert, dass es sich um eine zeitlich festgelegte Umfrage handelt.

7. Erstellen und passen Sie Quiz in Microsoft Forms an

Wie in Google Forms können Sie auch in Microsoft Forms Quiz erstellen. Zum Glück sind Quizze so einfach zu erstellen wie normale Formulare. So erstellen Sie ein Quiz in Microsoft Forms:

1. Klicken Sie in Ihrem Microsoft Forms-Dashboard auf Neues Quiz .
   
2. Füllen Sie das Titelfeld mit Ihrem Quiznamen aus. Geben Sie dann die optionale Beschreibung unter diesem Feld ein, falls Sie eine haben.
3. Klicken Sie auf Neu hinzufügen .
   
4. Sie sehen die verfügbaren Quizoptionen in der angezeigten Leiste. Zum Beispiel können Sie Auswahl für Fragen mit mehreren Optionen auswählen.
   
5. Klicken Sie auf Neu hinzufügen, um eine neue Frage hinzuzufügen.

Stellen Sie die Sichtbarkeit der Quizergebnisse ein

Möglicherweise möchten Sie auch verhindern, dass Teilnehmer die Testergebnisse nach der Übermittlung sehen:

1. Klicken Sie oben rechts auf die drei horizontalen Menüleisten.
2. Gehen Sie zu Einstellungen .
   
3. Deaktivieren Sie Ergebnisse automatisch anzeigen .
   

8. Laden Sie das Formulardesign hoch und passen Sie es an

Neben der Benutzeroberfläche können Sie mit Microsoft Forms die Benutzeroberfläche bestimmen, die Ihre Befragten sehen, wenn sie Ihre Umfrage öffnen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Professionalität zu demonstrieren. Während Microsoft Forms integrierte Designs bereitstellt, können Sie auch ein benutzerdefiniertes Design entwerfen und hochladen.

1. Klicken Sie in Ihrem Formular oben rechts auf Design .
2. Wählen Sie aus den aufgeführten Themen.
3. Um stattdessen ein benutzerdefiniertes Design hochzuladen, klicken Sie auf das Kreuzzeichen ( + ) unten rechts in der Designleiste.
   
4. Klicken Sie im folgenden Menü auf das Bildsymbol.
   
5. Laden Sie als Nächstes ein Design von Bing oder OneDrive hoch. Oder Sie können auf Hochladen klicken , um ein Design von Ihrem lokalen Laufwerk auszuwählen.
   

9. Erlauben Sie anderen, Ihre Formularvorlage zu verwenden

Wenn Sie ein schönes Design mit integrativen und relevanten Umfragefragen erstellt haben, können Sie anderen erlauben, es zu verwenden. Wenn Sie anderen erlauben, Ihre Vorlage zu verwenden, geben Sie stattdessen ihr Duplikat frei. Daher können Ihre Befragten es als Vorlage für ihre Umfrage verwenden.

Gehen Sie in Ihr Formular und folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie oben rechts auf die drei horizontalen Menüpunkte.
2. Klicken Sie auf Zusammenarbeiten oder Duplizieren .
   
3. Klicken Sie im Abschnitt Als Vorlage freigeben auf Link zum Duplizieren abrufen .
   
4. Kopieren Sie den generierten Link und teilen Sie ihn mit Ihren Teilnehmern. Sie können das Formular zwar weiterhin ausfüllen und senden, aber sie können es auch duplizieren und als Vorlage für ihre Umfragen verwenden, wenn sie über ein Microsoft 365-Konto verfügen.
   

10. Passen Sie eine Abschiedsnachricht an

Sie können Ihre Teilnehmer auch dafür danken, dass sie sich die Zeit genommen haben, auf Ihre Umfrage zu antworten. Diese Nachricht wird angezeigt, sobald Ihr Formular gesendet wurde.

Eine solche Botschaft kann viel dazu beitragen, eine Beziehung zu den Teilnehmern aufzubauen. Sie können diese Gelegenheit beispielsweise nutzen, um Ihre Befragten daran zu erinnern, dass Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt auf ihre Eingaben antworten werden. So passen Sie eine Abschiedsnachricht an:

1. Klicken Sie auf die drei horizontalen Menüpunkte oben rechts in Ihrem Formular.
2. Gehen Sie zu Einstellungen .
   
3. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen Dankesnachricht anpassen.
4. Füllen Sie dann das Feld mit Ihrer Nachricht aus.
   

Die Leute erhalten Ihre Nachricht jetzt nach dem Absenden des Formulars.

11. Erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über jede Antwort

Sie können jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn jemand auf Ihre Umfrage antwortet. Während dies bei umfangreichen Umfragen möglicherweise nicht erwünscht ist, hilft es Ihnen, die Antworten nachzuverfolgen – insbesondere, wenn Sie weniger Teilnehmer haben. Dazu:

1. Klicken Sie oben auf die drei horizontalen Menüleisten. Gehen Sie dann zu Einstellungen .
2. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen E-Mail-Benachrichtigung für jede Antwort erhalten .

12. Erstellen Sie eine Kopie der vorherigen Formulare

Während die Bearbeitung eines früheren Formulars und die Verwendung für eine andere Umfrage Ihre Arbeit beschleunigen, überschreiben Sie am Ende dessen Inhalt. Duplizieren Sie das Formular, auf dem Sie aufbauen möchten, und bearbeiten Sie stattdessen das zweite:

1. Wechseln Sie zu Ihrem Microsoft Forms-Dashboard.
2. Sobald Sie das vorherige Formular gefunden haben, auf dem Sie aufbauen möchten, klicken Sie auf die drei horizontalen Punkte unten rechts im Banner.
3. Wählen Sie Kopieren aus, um es zu duplizieren. Sie können das Extra jetzt bearbeiten.

Teilen Sie Ihre Umfragen professionell

Online-Umfragetools wie Microsoft und Google Forms machen das Leben einfacher. Während Sie ihre Einfachheit für lokalisierte und umfangreiche Umfragen nutzen können, werden sie jedoch weiter vereinfacht, wenn Sie sich mit ihren professionellen Anwendungsfällen auskennen.

Obwohl Sie in diesem Artikel Tipps und Tricks zur Verwendung von Microsoft Forms kennengelernt haben, möchten Sie vielleicht auch etwas über die professionelle Verwendung von Google Forms erfahren.