12 Tipps, um Geschäftsreisen stressfreier zu gestalten

Reisen aus irgendeinem Grund können stressig sein, aber Geschäftsreisen können besonders anstrengend und hektisch sein. Geschäftsreisen sind oft mit einer Hochdruckatmosphäre und einem anstrengenden Zeitplan verbunden, der zu ungesunder Ernährung, Mangel an regelmäßiger Bewegung, schlechten Schlafgewohnheiten und sogar ungesunden Lastern wie zu viel Alkoholkonsum oder Rauchen führt.

Glücklicherweise können Organisationen und Fachleute Maßnahmen ergreifen, um den Reisestress zu mindern und ein ruhigeres, gesünderes Erlebnis zu fördern. Wir untersuchen 12 Tipps zur Vermeidung von Geschäftsreisestress und untersuchen einzigartige Elemente von Geschäftsreisen im Zeitalter von COVID-19.

Wussten Sie schon?: Reisen sind ein Element von Stress am Arbeitsplatz. Andere Stressauslöser sind Fristen, Wettbewerbsfähigkeit der Mitarbeiter und körperliche Anforderungen.

Stress auf Geschäftsreisen vermeiden

Geschäftsreisende können proaktive Schritte unternehmen, damit ihre Reisen reibungslos verlaufen, und ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden priorisieren. Hier sind einige Tipps für Geschäftsreisende, um ihre Zeit unbeschwerter zu gestalten.

1. Planen Sie im Voraus, um auf Geschäftsreisen Zeit zu sparen.

Planen Sie möglichst viele Details Ihrer Geschäftsreise im Voraus. Erstellen Sie eine Reise-Checkliste, die offensichtliche Verpackungsgegenstände und komplexere Details Ihrer Reiseroute enthält. Wenn Sie mit dem Flugzeug reisen, stellen Sie sicher, dass Ihr Sitzplatz gesichert ist, Ihr Flug pünktlich ist, Sie genau wissen, wann Sie einchecken müssen, und dass Sie die Freigepäckbestimmungen der Fluggesellschaft kennen.

Untersuchen Sie außerdem Programme zur Beschleunigung des Flughafensicherheitsprozesses, wie z. B. Global Entry für internationale Reisen und Clear für Inlands- und Auslandsreisen.

Überprüfen Sie das Wetter für Ihr Reiseziel im Voraus und packen Sie entsprechend. Buchen Sie eine Unterkunft in der Nähe Ihres Tagungsortes.

2. Nutzen Sie Reise-Apps für Ihre Geschäftsreisen.

Verwenden Sie Geschäftsreise-Apps, um Ihre Reise zu vereinfachen und organisiert zu bleiben:

• Yelp und Tripadvisor. Yelp und Tripadvisor helfen Ihnen bei der Suche nach Hotels und Restaurants.
• CamCard. Mit CamCard und anderen Visitenkartenscannern können Sie alle gesammelten Visitenkarten scannen und speichern.
• Ausgabenerfassungs-Apps. Ausgabenverfolgungs-Apps wie Expensify können Ihnen helfen, Geschäftsausgaben zu verfolgen, indem Sie Belege erfassen und auflisten. Sie tragen auch dazu bei, eine genaue Kilometerrückerstattung sicherzustellen.
• TripIt. TripIt ist eine All-in-One-App für Geschäftsreisen, die Ausgaben, Bestätigungs-E-Mails, gemeinsame Zeitpläne und mehr erfasst.
• Freigegebene Kalender-Apps. Gemeinsam genutzte Kalender-Apps können die Anwesenheit und Anwesenheit Ihres Teams bei Besprechungen organisieren und die Aufgabenverwaltung optimieren.

Wussten Sie schon?: Ausgabenverfolgungs-Apps lassen sich oft in die beste Buchhaltungssoftware integrieren, um sicherzustellen, dass Sie umgehend erstattet werden und das Unternehmen seine Ausgaben und Abzüge versteht.

3. Klären Sie die Geschäftsreiseerwartungen mit Ihrem Vorgesetzten.

Treffen Sie sich in den Tagen vor Ihrer Reise mit Ihrem Vorgesetzten, um klare Erwartungen und Ziele festzulegen. Machen Sie sich während dieses Meetings Notizen, auch wenn es an Details zu mangeln scheint; Gefühl und Vorbereitung auf das Geschäft, das Sie bei Ihrer Ankunft erledigen, kann viel dazu beitragen, Stress abzubauen.

Versuchen Sie, während Ihrer Abwesenheit so oft wie möglich eine Verbindung herzustellen. Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit wie Google Meet, Slack und Microsoft Teams machen das Einchecken bei Ihren Managern und Ihrem Team reibungslos.

4. Nutzen Sie Ausfallzeiten auf Geschäftsreisen.

Jeden freien Moment Ihrer Reise mit Arbeiten zu verbringen, trägt zu Ihrem Reisestress bei. Nutzen Sie kurze Pausen auf Ihrer Reise, um nach Möglichkeit den Stecker zu ziehen, aufzuladen und zu erkunden.

Erwägen Sie, Ausfallzeiten in Ihrem Kalender zu planen, und fügen Sie mehrere Optionen hinzu, wie Sie diese verbringen können, je nachdem, wo Sie sich befinden und wie viel Freizeit Sie am Ende haben. Zu den Freizeitmöglichkeiten gehören Besichtigungen, der Besuch des Fitnessstudios, Spaziergänge und der Austausch mit Freunden.

5. Arbeiten Sie während Ihrer Geschäftsreise.

Wenn Sie während eines langen Fluges oder einer Zugfahrt eine Auszeit haben, sollten Sie die konzentrierte ruhige Zeit nutzen, um mit der Arbeit voranzukommen. Möglicherweise haben Sie nicht alle Ressourcen, die Sie benötigen, aber wenn Sie sich vor Ihrer Ankunft um rückständige Arbeiten kümmern können, kann dies Ihren Stresspegel verringern.

Sie können die Reisezeit auch nutzen, um die Notizen zu überprüfen, die Sie während Ihres Erwartungen-Meetings mit Ihrem Vorgesetzten gemacht haben. Erwägen Sie einen Plan für die Umsetzung Ihrer erreichbaren Geschäftsziele, wenn Sie ankommen. Selbst wenn Sie nur einen Höflichkeitsbesuch tätigen, wird Ihnen das Vorbereiten von Optionen für Ihre Gespräche den Weg ebnen und Ihren Stress abbauen.

6. Schlafen Sie auf Geschäftsreisen ausreichend.

Ausreichend Schlaf ist immer eine gute Idee, aber besonders wichtig auf Reisen. Schlafmangel kann das Stressniveau erhöhen und die kognitive Funktion beeinträchtigen. Auf Reisen ein gesundes Schlafmuster aufrechtzuerhalten, kann eine Herausforderung sein, besonders wenn es einen Zeitunterschied gibt. Tun Sie jedoch, was Sie können, um eine gute Nachtruhe zu gewährleisten. Denken Sie daran, die Entspannungszeit zu berücksichtigen, die Sie vor dem Schlafengehen benötigen.

7. Treffen Sie detaillierte Vorkehrungen für Ihre Auszeit.

Je mehr Sie planen, desto weniger Stress wird Ihre Reise mit sich bringen. Dinge dem Zufall zu überlassen, erhöht die Wahrscheinlichkeit von Problemen dramatisch.

Hier sind einige Tipps, um vorauszudenken und Vorkehrungen zu treffen:

• Buchen Sie ein Hotel und einen Transport, sobald Sie sich zu der Reise verpflichtet haben.
• Vereinbaren Sie rechtzeitig Termine.
• Erkundigen Sie sich nach Restaurants, die Ihren Bedürfnissen entsprechen, wenn Sie Mittag- oder Abendessen planen.
• Machen Sie sich mit den Check-in-Richtlinien, Geschäftsdiensten, Annehmlichkeiten und dem Zeitplan für den Zimmerservice Ihres Hotels vertraut.
• Bleiben Sie mit Ihrem Hotel in Kontakt, wenn Sie außerhalb der regulären Check-in-Zeiten anreisen.

8. Verlieren Sie sich nicht an einem unbekannten Ort.

Wenn Sie an einen Ort reisen, den Sie noch nie besucht haben oder mit dem Sie wenig vertraut sind, bleiben Sie auf den ausgetretenen Pfaden, es sei denn, Sie haben einen Führer. Obwohl Erkundungen in Ihrer Freizeit akzeptabel sind, sind Geschäftsreisen kein Urlaub. Wenn Sie sich verlaufen, wenn Sie zu einem Restaurant auf der anderen Seite der Stadt fahren oder nach einer anderen Attraktion suchen, wird Ihre Reise nur noch stressiger.

Es ist nie eine schlechte Idee, früher als zu Hause zu Besprechungen aufzubrechen, da Sie mit den örtlichen Verkehrsmustern nicht vertraut sind. Wenn Sie einen Autoservice haben, kann dieser Ihnen helfen, die richtigen Abfahrtszeiten für eine pünktliche Ankunft zu planen. Uber, Lyft, Apple Maps und Google Maps sind wertvolle Tools, um pünktlich zu bleiben und ans Ziel zu kommen.

9. Bleiben Sie auf Geschäftsreisen konzentriert.

Geschäftsreisen können eine willkommene Abkehr von der Norm sein, aber denken Sie daran, dass Sie immer noch arbeiten. Wenn Sie die Reise wie einen Urlaub behandeln, wird Ihre Arbeit darunter leiden, Sie können möglicherweise nicht das erreichen, wozu Sie geschickt wurden, und Sie könnten Ihr Unternehmen Zeit und Geld in einer Weise kosten, die Probleme verursacht, wenn Sie zur Arbeit zurückkehren. Vorbereitungszeit ist wichtiger denn je, wenn Sie geschäftlich unterwegs sind.

10. Nehmen Sie sich auf Geschäftsreisen Zeit für sich.

Wenn Reisen Sie normalerweise stressen, nehmen Sie sich Zeit zum Entspannen und schaffen Sie unterwegs ein stressfreies Arbeitsumfeld. Kühlen Sie sich nicht zu sehr ab und vergessen Sie nicht, was Sie getan haben, sondern nehmen Sie sich ein oder zwei Stunden Zeit, um sich zu entspannen und am Pool zu sitzen oder gemütlich zu Abend zu essen, wenn Sie Ihre Arbeit erledigt haben.

Wenn Sie sich ein wenig entspannen, können Sie Ihren Geist zurücksetzen und sich auf die bevorstehenden Aufgaben konzentrieren. Planen Sie diese Ausfallzeit nach Möglichkeit erneut in Ihren Kalender ein.

11. Rufen Sie Freunde oder Familie an, um während Geschäftsreisen Unterstützung zu erhalten.

Manchmal kommt der Reisestress mehr von dem zurück, was Sie zurücklassen, als von der Aktivität selbst. Wenn Sie sich Sorgen um Ihren Ehepartner und Ihre Kinder, ältere Eltern oder andere Ihnen nahestehende Personen machen, rufen Sie sie an, wenn Ihre Arbeit erledigt ist. Mit der heute verfügbaren Technologie muss physische Distanz Sie nicht davon abhalten, mit Ihren Lieben zu kommunizieren.

12. Bewältigen Sie die Mission der Geschäftsreise.

Der beste Weg, Stress abzubauen, besteht darin, die Aufgabe zu erledigen, wegen der Sie gestresst sind. Wenn Ihnen ein großes Meeting oder Vorstellungsgespräch bevorsteht, das Ihnen Angst macht, atmen Sie tief durch und bereiten Sie sich so gut wie möglich vor. Sobald Sie sich ausreichend vorbereitet haben, um sich sicher zu fühlen, werden die Nerven allmählich verschwinden, und Sie werden besser gerüstet sein, um jede Herausforderung anzunehmen, die Sie stresst.

Wie können Unternehmen den Reisestress der Mitarbeiter lindern?

Organisationen müssen die Bedürfnisse von Mitarbeitern und Kunden während Geschäftsreisen in Einklang bringen. Persönliche Treffen verbessern das Kundenerlebnis, aber Reisen, um dieses Serviceniveau zu bieten, können die Mitarbeiter stressen.

Beachten Sie die folgenden Tipps, um den Reisestress Ihrer Mitarbeiter zu verringern:

• Veranstalten Sie vor der Reise Workshops, die ein gesundes Reiseverhalten stärken und Reisende ermutigen, ihre häufigsten Stressursachen zu identifizieren und zu bewältigen.
• Vereinbaren Sie eine TSA-Vorabkontrolle, um das Flughafenerlebnis weniger beängstigend zu gestalten.
• Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter in hochwertigen Hotels mit hilfreichen Annehmlichkeiten übernachten.
• Zahlen Sie für Zwischenstopp-Mahlzeiten oder eine Flughafen-Lounge-Mitgliedschaft.
• Stellen Sie sicher, dass ein Ansprechpartner des Unternehmens rund um die Uhr verfügbar ist, um in Notfällen zu helfen.

Geschäftsreisen im (neuesten) Zeitalter von COVID-19

Reisen, während COVID-19 immer noch Anlass zur Sorge gibt, stellt einzigartige Herausforderungen dar, und jeder muss seine eigene Nutzen-Risiko-Abwägung vornehmen.

Die Centers for Disease Control (CDC) raten Reisenden, die Selbstschutzmaßnahmen fortzusetzen und sogar zu verstärken. Geschäfts- und Urlaubsreisende müssen die große Vielfalt anderer virulenter, ansteckender Krankheiten berücksichtigen, darunter RSV, Grippe, Erkältungen und andere Viren.

Darüber hinaus gibt es angesichts der Wiedereröffnung von Reisen in China Bedenken hinsichtlich der weltweiten Verbreitung neuer COVID-19-Varianten.

Im Zeitalter von COVID und anderen ansteckenden Krankheiten gelten die wichtigsten Reisesicherheitshinweise der CDC:

• Bleiben Sie über COVID-19 und alle Impfstoffe auf dem Laufenden.
• Überprüfen Sie die örtlichen Masken- und anderen Vorschriften an Ihrem Zielort.
• Testen Sie innerhalb eines Tages nach Ihrer Abreise auf COVID-19.
• Bleiben Sie zu Hause, wenn Sie positiv getestet werden.
• Erhöhen Sie Ihre Schutzmaßnahmen in überfüllten Räumen wie Flughäfen und Veranstaltungen.
• Reisen Sie mit Handdesinfektionsmittel und waschen Sie sich häufig die Hände.

Wie die Vorbereitung Stress reduziert und Geschäftsreisen erleichtert

Geschäftsreisen sind von Natur aus stressig, da sie die Anforderungen der Kunden- und Geschäftsverantwortung mit typischen Reisestressoren kombinieren. Es ist entscheidend, sich auf alle Eventualitäten vorzubereiten, um sich auf den Erfolg einzustellen und sich das Selbstvertrauen zu geben, sich dem Unerwarteten zu stellen.

Erstellen Sie Listen, kümmern Sie sich im Voraus um Details und priorisieren Sie Ausfallzeiten für Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden. Ihre Vorbereitung hilft Ihnen, selbstbewusst und ruhig zu bleiben und Ihre Zeit und Ihren beruflichen Erfolg zu genießen.

Adam Uzialko hat zur Berichterstattung und zum Schreiben dieses Artikels beigetragen.