7 Möglichkeiten, Ihren Workflow mithilfe von Microsoft-Listen zu organisieren

Beim Verwalten eines Projekts ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihr Team auf derselben Seite ist und effizient arbeitet. Das ist jedoch leichter gesagt als getan. Die Förderung der Produktivität im Team kann ein wenig entmutigend sein. Glücklicherweise können Apps wie Microsoft Lists diese Aufgabe leichter handhaben.

Microsoft Lists ist Teil des Microsoft 365-Ökosystems. Oberflächlich betrachtet klingt es wie eine einfache To-do-Listen-App, aber dank seiner flexiblen Vorlagen können Sie viel mehr als das tun. Wir sehen uns an, was mit dieser App möglich ist und wie Sie damit Ihre Produktivität steigern können.

1. Inhalte planen

Mit Microsoft Lists können Sie die Veröffentlichung von Inhalten auf mehreren Plattformen schnell und einfach verwalten. Der Inhaltsplaner ist eine der vielen Vorlagen, die in der App verfügbar sind. Sie können Posts für soziale Medien, Blogs oder Websites planen und sogar die Leistung dieser Posts verfolgen.

Es ähnelt dem Erstellen eines Inhaltsplaners in Google Kalender, aber Sie erhalten hier eine fertige Vorlage, die einfach zu optimieren ist. Mit dieser Vorlage können Sie sich auf die Erstellung hochwertiger Inhalte konzentrieren und den Erstellungs-/Verteilungsprozess optimieren, indem Sie den Kalender mit Ihrem Team teilen. Die Liste ermöglicht es Ihnen auch, Projekte verschiedenen Teammitgliedern zuzuweisen und Termine leicht im Auge zu behalten.

2. Verfolgung des Arbeitsfortschritts

Die Work Progress Tracker- Vorlage unterstützt Sie bei der Organisation und Verwaltung Ihrer Arbeit und Projekte. Es ermöglicht Ihnen, alle Ihre Aufgaben und Projekte an einem Ort zu sehen, sodass Sie Prioritäten setzen und den Überblick behalten können, was getan werden muss.

Sie können Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und ihren Fortschritt in Echtzeit überprüfen. Dies ist auch praktisch, um zu beurteilen, wie lange eine bestimmte Aufgabe normalerweise dauert, damit Sie dies bei der zukünftigen Planung berücksichtigen können. Die App macht es auch einfach, Aufgaben zu kategorisieren, eine Priorität festzulegen und ein Start-/Fälligkeitsdatum festzulegen.

Einige dieser Funktionen ähneln den besten Aufgabenverwaltungs-Apps, und das ist ein großes Lob für das, was auf der Oberfläche im Wesentlichen eine einfache Tabellenkalkulations-App ist.

3. Tracking-Probleme

Ob Sie alleine oder im Team arbeiten, bei Projekten treten Probleme und Probleme auf. Dazu können Softwarefehler, technische Probleme, Designüberarbeitungen usw. gehören. Glücklicherweise können Sie die Issue Tracker – Vorlage in Microsoft Lists verwenden, um alle Probleme zu verwalten, die während eines Projekts auftreten.

Die Vorlage enthält Details zu jedem Problem, z. B. seine Priorität, seinen Status und wer für die Lösung verantwortlich ist. Sie können diese Informationen verwenden, um sicherzustellen, dass wichtige Probleme umgehend behandelt werden, und Teams dabei helfen, organisiert und auf dem Laufenden zu bleiben. Es teilt Ihnen sogar mit, wann ein Problem gemeldet wurde, sodass Sie später darauf zurückgreifen können.

4. Verfolgung neuer Rekruten

Wenn Ihr Teil des Jobs darin besteht, neue Mitarbeiter einzustellen, zu interviewen und einzuarbeiten, sind Sie sich bewusst, wie anstrengend diese ganze Tortur sein kann. Die Recruitment Tracker- Vorlage in Microsoft Lists erleichtert die Verwaltung des Prozesses zur Einstellung neuer Mitarbeiter.

Sie können die Einzelheiten jedes Kandidaten verfolgen, wie z. B. die Stellenbezeichnung, die Zeit für das Vorstellungsgespräch, den Personalvermittler und mehr. Mit dieser Vorlage können Sie sogar das LinkedIn-Profil jedes Kandidaten anzeigen und direkt von der App aus fortfahren. Es macht es auch einfach, den Fortschritt jedes Bewerbers während des gesamten Einstellungsprozesses zu überwachen

5. Verbesserung der Arbeitsabläufe

Microsoft Lists hilft auch beim Aufbau eines effizienten Arbeitsprozesses für produktive Arbeitsabläufe. Dies erleichtert die Verwaltung Ihrer Arbeit. Dieses Tool hilft Ihnen, Engpässe und Ineffizienzen in Ihrem aktuellen Prozess zu identifizieren und Wege zu finden, diese zu beheben.

Zwar gibt es dafür kein spezielles Vorlagenset, aber die Kombination aus Vorlagen für Arbeitsfortschritt, Inhaltsplaner und Veranstaltungsablauf ist praktisch. Sie können leicht herausfinden, welche Aufgaben länger dauern, sodass Sie Möglichkeiten finden können, den Prozess während der Planungsphase zu rationalisieren.

In jeder Liste können Sie auch sehen, welche Teammitglieder mehr Zeit für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigen, sodass Sie Produktivitäts-/Effizienzprobleme schnell mit dem Team ansprechen können.

6. Nachverfolgung von Ausgaben

Das Cashflow-Management ist entscheidend für den finanziellen Erfolg, und die Übersicht über Ihre Ausgaben ist für jedes Unternehmen wichtig. Glücklicherweise gibt es dafür eine Vorlage namens Expense Tracker in Microsoft Lists. Es ermöglicht Ihnen, alle Ausgaben Ihres Unternehmens zu verfolgen und zu kontrollieren.

Sie können einzelne Ausgaben eingeben, indem Sie den Betrag, das Datum und die Kategorie des Kaufs oder der Ausgabe eingeben. Die Kategorisierung vereinfacht diese Vorlage erheblich, sodass Sie verschiedene Kategorien schnell sortieren und verwalten können.

Sie können sogar Quittungen hinzufügen, um Ihren Cashflow monatlich oder jährlich zu berechnen. Dies funktioniert ähnlich wie der Budget-Tracker von Notion und hilft bei der Verwaltung von Projektbudgets.

7. Verwaltung von Vermögenswerten

Mit der Asset Manager -Vorlage in der App können Sie alle Geräte in Ihrer Organisation verfolgen. Mit dieser Vorlage können Sie leicht herausfinden, wann Geräte eingecheckt und zurückgegeben werden. Sie können jedem Produkt ein Asset-Tag zuweisen und den Status, das Modell, die Seriennummer und den aktuellen Besitzer jedes Geräts leicht anzeigen.

Darüber hinaus können Sie schnell ein Foto, Kaufdatum, Kaufpreis und Bestellnummer für jedes Gerät hinzufügen, das entweder ausgecheckt oder in das System eingecheckt ist. Sie können sogar Notizen hinzufügen, die Sie über den Gerätezustand für jedes Asset informieren.

Microsoft Lists: Eine stark unterschätzte Software zur Verwaltung Ihrer Arbeit

Sie werden vielleicht überrascht sein, was Microsoft Lists zu bieten hat. Wenn Sie Microsoft 365 bereits abonniert haben, sollte die Verwendung von Listen für Sie ein Kinderspiel sein. Es lässt sich auch gut mit anderen Produktivitäts-Apps vergleichen, wenn man bedenkt, dass die Vorlagen mit einigen der besten Notion-Vorlagen vergleichbar sind.

Das einzige, was Microsoft Lists fehlt, ist das Anfertigen von Notizen. Während Sie Notizen in der App erstellen können, wird eine geeignete Vorlage dafür zu einer der besten Produktivitäts-Apps auf dem Markt. Selbst dann ist die Menge an Dingen, die Sie mit dieser App tun können, unglaublich.