9 häufige Fehler, auf die Sie in Arbeits-E-Mails achten sollten

Haben Sie jemals eine schlecht geschriebene E-Mail in Ihrem Posteingang erhalten? Sie haben sich vielleicht gefragt, worum es in dieser E-Mail ging und wie Sie antworten sollten. Um zu vermeiden, dass Sie selbst eine lausige E-Mail versenden, gehen Sie diese Liste häufiger Fehler in geschäftlichen E-Mails durch.

1. Fehlende Betreffzeile

Einer der häufigsten Fehler beim Schreiben von Arbeits-E-Mails ist das Fehlen einer Betreffzeile. Eine Liste mit Betreffzeilen ist das erste, was die Leute sehen, wenn sie ihre E-Mail-Konten öffnen. Wenn jemand eine Menge E-Mails erhält, wird eine E-Mail ohne aussagekräftige und angemessene Betreffzeile wahrscheinlich ignoriert.

HubSpot Blog Research zeigt, dass effektive Betreffzeilen Neugier wecken und personalisiert sein sollten. Lassen Sie Ihren Empfänger durch Ihre Betreffzeile wissen, warum Ihre E-Mail wichtig ist. Die Betreffzeile „Newsletter 1″ ist vage und weckt bei niemandem das Interesse. Aber „Newsletter 1: Die Top-Performer dieses Monats“ wird wahrscheinlich mehr Aufrufe erhalten.

2. Verwenden des falschen Tons

Der Ton einer E-Mail kann widerspiegeln, wie Sie wahrgenommen werden möchten. Ihre Wortwahl spiegelt entweder einen positiven oder negativen Ton wieder. Zum Beispiel hat die Bemerkung, dass jemandes Idee „seltsam“ ist, eine andere Konnotation als zu sagen, dass die Idee „einzigartig“ ist. Lernen Sie, zwischen Bedeutungsnuancen zu unterscheiden und die richtigen Worte zu wählen.

Arbeits-E-Mails sollten professionell klingen. Der Grad der Formalität hängt von Ihrer Arbeitskultur und Ihrer beruflichen Beziehung zum Empfänger ab. Wenn die Arbeitskultur freundlich ist oder Sie schon lange mit jemandem zusammenarbeiten, können Sie Ihre geschäftliche E-Mail mit „Hallo John“ beginnen. Wenn Sie sich jedoch an jemanden wenden, den Sie in einem anderen Unternehmen nicht kennen, es ist sicherer, sie im Format „Sehr geehrter Herr Mustermann“ anzusprechen.

Wenn Sie an Ihrer Wortwahl zweifeln, konsultieren Sie einen Online-Thesaurus oder ein Wörterbuch. Auch der Online-Schreibassistent Grammarly hat eine Schreibtonerkennung in seiner Ausstattung. Sie können den Ton in den Einstellungen so ändern, dass er selbstbewusst und professionell klingt.

3. Fehlende Details und Anhänge

Es ist ärgerlich, eine Arbeits-E-Mail mit unvollständigen Details zu erhalten. E-Mails hin und her zu schicken, um Informationen zu erhalten, ist eine enorme Zeitverschwendung. Um dies zu vermeiden, skizzieren Sie alle Grundlagen: wer, was, wann, wo, warum und wie. Sie können dem folgenden Format folgen:

1. Erster Absatz: Begrüßung und Hauptpunkt der E-Mail.
2. Zweiter Absatz: Alle relevanten Details, die der Empfänger über das Thema wissen muss.
3. Dritter Absatz: Aufruf zum Handeln (z. B. muss er antworten, einen Link erstellen usw.).
4. Vierter Absatz: Danke.

Denken Sie daran, alle anderen Dateien anzuhängen, die Ihr Empfänger benötigt. Ein häufiger Fehler ist zu sagen, dass Sie eine Datei angehängt haben, ohne dies zu tun! Sie können dies vermeiden, indem Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden lesen.

4. Vernachlässigung von Bearbeitung und Korrekturlesen

Eine E-Mail voller Grammatik- und Satzfehler klingt unprofessionell. Ihr Empfänger könnte denken, dass Sie Ihre Kommunikation nicht sorgfältig durchdacht haben. Fehler passieren normalerweise, wenn Sie in Eile sind oder schneller denken als tippen. Aber es gibt Möglichkeiten, wie Sie dies vermeiden oder verringern können.

Sie können mit einer Gliederung beginnen, bevor Sie alle Details ausfüllen. Nachdem Sie Ihre E-Mail verfasst haben, nehmen Sie sich Zeit, sie zu überprüfen, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Da es schwieriger ist, Fehler zu finden, wenn Sie der Autor sind, verwenden Sie Online-Tools. Wenn Sie keine Apps und Erweiterungen herunterladen möchten, suchen Sie nach den besten kostenlosen Rechtschreib- und Grammatikprüfprogrammen zum Herunterladen.

5. Unprofessionelle E-Mail-Adresse

Stellen Sie sich vor, wie ein Kunde oder Kollege reagieren würde, wenn er eine E-Mail von spongebob@hotmail.com erhalten würde. Unprofessionelle E-Mail-Adressen lassen Sie unprofessionell aussehen. Um diesen erschreckenden Fauxpas zu vermeiden, verwenden Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse.

Wenn Sie keine Firmen-E-Mail-Adresse haben, lesen Sie, wie Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse mit Gmail für geschäftliche E-Mails verwenden. Angenommen, Google Mail ist nicht Ihr Ding. Sie können die Optionen zum Einrichten einer benutzerdefinierten E-Mail mit den beliebtesten E-Mail-Anbietern erkunden, besser als Gmail und Yahoo Mail.

6. Kein Signaturblock

Betrachten Sie den Signaturblock als Ihre Visitenkarte. Dieses Element wird nach Ihrer Unterschrift platziert und enthält Ihren vollständigen Namen und Ihre Kontaktdaten. Der Signaturblock hilft dem Empfänger, Ihr Unternehmen und Ihre Position zu identifizieren. Es ermöglicht Empfängern, Ihre Informationen schnell zu finden, wenn sie Sie über andere Kanäle als E-Mail erreichen müssen.

Fragen Sie Ihr Unternehmen, ob es ein erforderliches Format für den Signaturblock hat. Wenn nicht, können Sie die folgenden Elemente hinzufügen:

• Vollständiger Name
• Rolle
• Team/Abteilung
• Name der Firma
• Kontakt Nummer
• Unternehmenswebseite
• Social-Media-Konten des Unternehmens

Sie können den Signaturblock in Ihren E-Mail-Einstellungen anpassen. Denken Sie daran, auch diesen Teil zu bearbeiten und Korrektur zu lesen. Nach dem Speichern wird Ihr Signaturblock in Ihre ausgehende E-Mail eingefügt.

7. Den Unterschied zwischen Cc und Bcc nicht kennen

Cc und Bcc sind die Felder nach dem To – Teil. Einer der häufigsten Fehler ist, nicht zu wissen, wann man sie verwendet. Cc steht für Carbon Copy. Wenn Sie die E-Mail-Adresse einer Person in Cc hinzufügen :

• Sie erhalten auch eine Kopie der E-Mail
• Ihre E-Mail-Adresse wird dem primären Empfänger im Feld „An“ angezeigt.
• Sie werden über die Mitteilung informiert, müssen jedoch nicht auf die E-Mail reagieren oder darauf reagieren.

Sie verwenden Cc , um den primären Empfänger wissen zu lassen, dass Sie andere auf dem Laufenden halten. Sie verwenden es auch, um die Person im Cc auf dem Laufenden zu halten . Beispielsweise möchten Sie Ihren Vorgesetzten über den Fortschritt des Projekts Ihres Teams informieren. Die Adressen Ihrer Teamkollegen sollten also im To stehen, während die Adresse Ihres Vorgesetzten im Cc stehen sollte .

Bcc steht für Blindkopie. Wenn Sie die E-Mail-Adresse einer Person in Bcc hinzufügen :

• Sie erhalten eine Kopie der E-Mail.
• Ihre E-Mail-Adresse wird anderen Empfängern nicht angezeigt.

Sie verwenden Bcc , um zu verhindern, dass die Posteingänge von Personen überlaufen. Wenn jemand aus den Feldern „ An “ oder „ Cc “ auf „Allen antworten “ klickt, erhalten die Empfänger im Bcc -Feld keine E-Mail. Sie können Bcc auch verwenden , um zu verhindern, dass andere Empfänger wissen, dass jemand anderes in der E-Mail enthalten ist. Wenn Sie beispielsweise denselben Newsletter an alle Ihre Kunden senden, möchten Sie ihre E-Mail-Adressen nicht gegenseitig preisgeben.

8. E-Mail-Versand außerhalb der Arbeitszeit

Es ist leicht, sich von der Aufregung eines neuen Projekts mitreißen zu lassen und Ihrem Chef oder Kollegen um zwei Uhr morgens eine E-Mail zu schreiben. Dies könnte jedoch zu einem Problem werden. Ihr Chef oder Kollegen könnten denken, dass Sie ihre Zeit nicht respektieren.

Wenn es sich bei der E-Mail nicht um einen Notfall handelt, senden Sie sie innerhalb der Geschäftszeiten und geben Sie anderen ausreichend Zeit, um zu antworten. Wenn Ihr Problem dringend ist, ist es außerdem besser, eine SMS zu senden, anzurufen oder eine Sofortnachricht zu senden. Eine gute Problemumgehung wäre, Ihre E-Mails zu planen. Die besten E-Mail-Planungstools, die Sie ausprobieren sollten, helfen Ihnen dabei, Ihre E-Mails zu geeigneten Tageszeiten im Posteingang von jemandem zu landen.

9. Zu spät antworten

Wenn Sie zu spät auf E-Mails antworten, kann dies auf mangelndes Engagement für Ihre Arbeit hindeuten. Eine einfache Faustregel lautet, innerhalb von 24 Stunden oder innerhalb des vom Absender vorgegebenen Zeitrahmens zu antworten. Kommunizieren Sie umgehend und klar, wenn Sie mehr Zeit benötigen, um eine Antwort zu verfassen.

Es empfiehlt sich, die automatischen Antwortfunktionen Ihrer E-Mail zu aktivieren, wenn Sie beschäftigt oder nicht im Büro sind. Sie können beispielsweise prüfen, wie Sie in Google Mail eine wiederkehrende Abwesenheitsnotiz einrichten. Die E-Mail-Plattform verfügt auch über Vorlagen, mit denen Sie vorgefertigte Antworten speichern können.

Vermeiden Sie häufige E-Mail-Fehler und hinterlassen Sie einen guten Eindruck

Ihre E-Mails können bei Ihren Kollegen einen positiven oder negativen Eindruck hinterlassen. Um Ihre professionelle E-Mail-Etikette zu verbessern, vermeiden Sie diese häufigen Fehler in geschäftlichen E-Mails. Und denken Sie daran, im Zweifelsfall nicht zu senden!

Wenn Sie weitere Hilfe beim Erstellen von E-Mails benötigen, versuchen Sie es mit E-Mail-Vorlagen. Die Verwendung von Vorlagen stellt sicher, dass Ihre Kommunikation professionell klingt und aussieht. Erkunden Sie die Plattformen, auf denen Sie kostenlose Vorlagenpakete herunterladen können, die Sie in Ihrer E-Mail-App verwenden können.