Ein vollständiger Leitfaden zur Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit in Google Docs

Sie müssen kein Word-Dokument mehr zwischen Kollegen per E-Mail hin und her schicken, um Dinge zu erledigen. Sie könnten, aber mit webbasierten Textverarbeitungsprogrammen wie Google Docs ist die Zusammenarbeit und Kommunikation ein Kinderspiel.

Innerhalb der Software finden Sie verschiedene Tools und Funktionen, die Ihnen helfen, auf dem Laufenden zu bleiben und sich gegenseitig aus dem Weg zu gehen. In diesem Artikel finden Sie eine vollständige Anleitung zur Verwendung dieser Tools in Google Docs.

So erwähnen Sie andere und verwenden Kommentare in Google Docs

Um das Feedback und die Zusammenarbeit Ihres Teams zu optimieren, erfahren Sie hier, wie Sie andere erwähnen und Kommentare in Google Docs effektiv nutzen.

Andere in Ihren Google-Dokumenten erwähnen

Um einen Kontakt irgendwo in einem Google-Dokument zu erwähnen, geben Sie @ ein und fahren Sie mit seiner E-Mail-Adresse fort. Wenn Sie sie als Kontakt in Ihrem Google-Konto gespeichert haben, wird ihr Name dabei in einer Liste angezeigt. Dort können Sie auf ihren Namen klicken, um das Hinzufügen abzuschließen.

Wenn Sie sie im Dokument erwähnen, wird ihnen keine Benachrichtigung gesendet, aber es wird ein Tag erstellt, über das Sie den Mauszeiger bewegen können, um eine Kontaktkarte mit Verknüpfungen anzuzeigen, um ihnen eine E-Mail zu senden, ein Meet zu erstellen oder zu planen oder Ihre letzten Google-Interaktionen anzuzeigen.

Hinzufügen von Kommentaren in Ihren Google-Dokumenten

Kommentare werden Ihre Kollegen anpingen und ihre Aufmerksamkeit auf Ihr freigegebenes Dokument lenken. So verwenden Sie Kommentare:

1. Markieren Sie den Text oder das Medium, in dem Sie einen Kommentar hinterlassen möchten.
2. Auf der rechten Seite Ihres Dokuments wird eine Symbolleiste angezeigt. Wählen Sie dort das blaue Sprachsymbol mit Pluszeichen aus. Alternativ finden Sie dieses Symbol grau in der oberen Symbolleiste oder per Rechtsklick für eine Liste zusätzlicher Optionen.
3. Ein Kommentarfeld wird angezeigt. Geben Sie Ihre Gedanken in das Feld ein und verwenden Sie @ und eine E-Mail-Adresse, um Ihre Kollegen hinzuzufügen.
4. Wenn Sie zum Teilen bereit sind, klicken Sie auf Kommentieren , und Ihre Notiz wird im Dokument angezeigt. Jeder, der darin markiert ist, erhält eine Benachrichtigung. Jeder mit Zugriff auf das Dokument kann seine Gedanken anzeigen und hinzufügen.

Um zu verhindern, dass Kommentare Ihr Dokument überladen, können Sie sie auflösen, nachdem Sie sie gelesen oder zugehörige Aufgaben abgeschlossen haben. Klicken Sie dazu auf das Häkchen in der Kopfzeile des Threads. Durch diese Aktion wird die Notiz ausgeblendet, aber Sie können auf gelöste Kommentare in Google Docs zugreifen und sie wiederherstellen, indem Sie auf Ihren Verlauf zugreifen. Sie finden dies, indem Sie das Sprachsymbol in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms auswählen.

So verwenden Sie Änderungsvorschläge in Google Docs

Manchmal ist es vorteilhaft, bei der Zusammenarbeit Vorschläge statt Änderungen zu machen. Anstatt Ihren Kollegen mit einem Play-by-Play anzupingen oder den Versionsverlauf Ihres Dokuments zu durchsuchen, können Sie Änderungen im Vorschlagsmodus in Google Docs vorschlagen. Dazu:

1. Markieren Sie den Text oder das Medium, auf das Sie sich beziehen.
2. Auf der rechten Seite Ihres Dokuments wird eine Symbolleiste angezeigt. Wählen Sie dort mit einem Bleistift das grüne Sprachsymbol aus. Alternativ können Sie zwischen den Modi wechseln, indem Sie auf das Stiftsymbol in der Symbolleiste klicken oder mit der rechten Maustaste klicken, um eine Liste zusätzlicher Optionen anzuzeigen.
3. Sobald Sie sich im Vorschlagsmodus befinden, werden alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen als Vorschlag angezeigt, und der Text, den Sie ersetzen, wird weiterhin grün durchgestrichen angezeigt. Auf der rechten Seite werden Kommentarfelder angezeigt, die alle vorgeschlagenen Änderungen widerspiegeln.
4. Wenn Sie bereit sind, markieren Sie den Kollegen, dem Sie Änderungen vorschlagen möchten, in einem oder mehreren Kommentar-Threads und klicken Sie auf „Wiederholen“, um eine Benachrichtigung zu senden.

Wenn Sie bereit sind, in den Bearbeitungsmodus zurückzukehren, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option aus der Liste aus oder klicken Sie auf das Symbol für den Vorschlagsmodus auf der rechten Seite Ihrer Symbolleiste.

Wenn Sie die Vorschläge einer anderen Person überprüfen, können Sie auf die Kommentarfelder klicken, um sie zu überprüfen. Klicken Sie dabei auf das Häkchen oben im Thread für Akzeptieren und auf das x für Ablehnen. Wenn Sie die Änderungen akzeptieren, werden die Änderungen Ihres Kollegen in das Dokument eingefügt. Sie können ihnen auch Kommentare im Thread hinterlassen, um über bestimmte Elemente hin und her zu kommunizieren.

Benachrichtigungseinstellungen für Google Docs

Eine schnelle Möglichkeit, Ihre Benachrichtigungseinstellungen für Dokumente zu finden, ist die Verwendung des Sprachsymbols in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms. Sobald Sie das Bedienfeld geöffnet haben, klicken Sie auf das Glockensymbol, um das Einstellungsmenü zu öffnen. Hier können Sie die Arten von Benachrichtigungen anpassen, die Sie sowohl für Kommentare als auch für Änderungen erhalten .

Bei Kommentaren können Sie sich für alle entscheiden, nur für die, in denen Sie von anderen erwähnt werden, oder für keine. Wenn Sie keine auswählen, erhalten Sie immer noch eine visuelle Anzeige, aber Sie erhalten keine Benachrichtigung oder E-Mail. Daher müssen Sie besonders darauf achten, dass Sie kein Update von einem Kollegen verpassen.

Bei Bearbeitungen können Sie festlegen, dass Sie jedes Mal benachrichtigt werden, wenn jemand Änderungen am Dokument vornimmt, oder gar keine. Aber Sie können immer noch sehen, wer was im Versionsverlauf Ihres Dokuments geändert hat.

So verwenden Sie den Versionsverlauf in Google Docs – und warum das praktisch ist

Da Sie mit anderen zusammenarbeiten, ist es gut, eine Sicherungskopie des Dokuments zu haben, falls jemand versehentlich wichtige Informationen löscht oder überschreibt. Oben auf Ihrem Bildschirm befindet sich ein Hyperlink, der angibt, wann die letzte Änderung vorgenommen wurde. Klicken Sie darauf, und Sie sehen Backups von früheren Arbeitssitzungen und die vorgenommenen Änderungen.

Die Verwendung des Versionsverlaufs ist praktisch, da Sie sehen können, was andere geändert haben, wenn es unklar ist. Außerdem können Sie zu einer früheren Version zurückkehren, wenn Sie mit dem aktuellen Dokument nicht zufrieden sind oder etwas schief gelaufen ist.

So erkennen Sie, ob jemand anderes an einem Google-Dokument arbeitet

Zum Glück hat Google Sie abgedeckt, wenn es darum geht zu wissen, ob Ihr Kollege gerade ein Dokument bearbeitet oder nicht. Wenn sie mit dir im Workspace sind, wird ihr Profilbild oben auf deinem Bildschirm mit einem farbigen Rand angezeigt. Wenn sie vorhanden, aber inaktiv sind, erscheint sie verblasst.

Sie können auch genau sehen, wo sie sich befinden, indem Sie auf ihren Cursor in der entsprechenden Farbe schauen. Auf diese Weise können Sie Überschneidungen vermeiden oder später wiederkommen, wenn Sie lieber alleine arbeiten.

Holen Sie sich die Zusammenarbeit mit Google Docs

Dank Google Docs ist die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen ein Kinderspiel. Sie können entweder zu Dokumenten beitragen oder Änderungen vorschlagen. Außerdem gibt es zahlreiche Funktionen wie benutzerdefinierte Benachrichtigungseinstellungen, Versionsverlauf und Echtzeit-Updates, um Ihren Workflow reibungslos und stabil zu halten.