Eine Kurzanleitung zu den Projekten und Aufgabenvorlagen von Notion

Der Vorteil der Verwendung von Software wie ClickUp oder Asana sind ihre sofort einsatzbereiten Projektboards, die nur minimale Anpassungen erfordern. Aber wenn Sie ein Notion-Benutzer sind oder es werden möchten, können Sie die Vorlage für Projekte und Aufgaben verwenden , um trotzdem im Handumdrehen mit der Planung zu beginnen.

Nicht sicher, wie es funktioniert? Hier ist eine Kurzanleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert.

Aufgabenvorlage in Notion Explained

Die Aufgabenvorlage in Notion ist im Wesentlichen eine nach Projekten organisierte Aufgabenliste. Projekte erscheinen als Gruppen innerhalb der Datenbank, und die Zeilen oder Seiten, die Sie innerhalb einer Gruppe sehen, sind Aufgaben.

Zwischen den Aufgaben- und Projektseiten erledigen Sie hier den Großteil der Arbeit. Wenn Sie neue Gruppen und Aufgaben hinzufügen, werden diese zusammen mit allen Änderungen, die Sie an den aktuellen Daten und Eigenschaften vornehmen, auf Ihrer Projektseite angezeigt.

Die Standardeigenschaften auf Ihrer Aufgabenseite sind Aufgabenname , Status , Zuweisen , Fällig und Projekt . Hier ist ein kurzer Überblick darüber, was jeder tut:

Aufgabennname

Der Aufgabenname hilft Ihnen, Aufgaben schnell zu identifizieren, daher sollten Sie ein wenig beschreibend sein und sie einzigartig machen. Sie können auch auf einen Aufgabennamen klicken, um relevante Informationen anzuzeigen oder hinzuzufügen. Wenn Sie nicht möchten, dass sie im geteilten Bildschirm geöffnet wird, können Sie den Ansichtsmodus Ihrer Seite in den Layouteinstellungen Ihrer Datenbank unter Seiten öffnen in ändern . Sie finden diese, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke der Datenbank klicken.

Status

Status gibt einen schnellen Fortschrittsüberblick. Es gibt mehrere Statusoptionen, kategorisiert nach To-do , In Progress und Complete . Abgeschlossene Aufgaben wie „ Fertig “ und „ Archivieren “ füllen den Fortschrittsbalken auf Ihrer Projektseite.

Zuweisen und fällig

Zuweisen zeigt an, wem die Aufgabe gehört. Due teilt Fristen mit und ermöglicht es Ihnen, Erinnerungen zu setzen. Dies sind definitive Bewahrer, wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, Aufgaben delegieren oder ein offenes Aufgabenboard erstellen.

Projekt

Projekt ist eine Beziehungseigenschaft, die die Aufgabe mit ihrem jeweiligen Projekt verknüpft. Eine Aufgabe kann nur mit einem Projekt verknüpft werden. Wenn Sie diese Spalte irrelevant finden, da Sie Ihre Projekte gruppiert haben, klicken Sie auf ihren Titel und wählen Sie In Ansicht ausblenden, um sie zu verstecken. Durch das Löschen wird die Kommunikation zwischen den Seiten unterbrochen.

Aufgabenvorlagenansichten von Notion

Oben in Ihrer Aufgabendatenbank, unter ihrem Titel, sehen Sie die Ansichten Nach Projekt , Meins und Personen . Standardmäßig befinden Sie sich in der Projektansicht, in der Sie Ihre Aufgaben nach Projekten organisieren.

Die Mine -Ansicht erstellt eine To-Do-Liste all Ihrer Aufgaben und organisiert sie in einer Checkliste. Die einzige Eigenschaft, die sich hier anscheinend nicht widerspiegelt, ist Status , aber wenn Sie über Ihre Checkbox-Spalte schauen, werden Sie feststellen, dass sie dasselbe Symbol wie die Statusspalte in der anderen Ansicht verwendet. Und wenn Sie hier etwas abhaken, wird es überall sonst als erledigt markiert.

Die Personenansicht gibt Ihnen einen schnellen Überblick über die Aufgaben, an denen Sie und Ihre Teamkollegen arbeiten. Dies ist ein hervorragendes Tool, um sich gegenseitig zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Arbeitsbelastung eines anderen nicht zu hoch ist.

Eine andere Möglichkeit, Aufgaben zu sortieren, ist die Verwendung von Filtern. Sie finden diese unter Ihren Ansichtsoptionen oben in Ihrer Datenbank und können sie verwenden, um nach Immobilien zu sortieren. Beispielsweise können Sie alles mit dem Status „ Nicht begonnen “ anzeigen oder nur Aufgaben, die bestimmten Personen zugewiesen sind.

Projektvorlage in Notion Explained

In der Projektvorlage finden Sie einen schnellen Überblick über alle Ihre Projekte. Es verwendet ein visuelleres Board-Layout, in dem Sie Elemente zwischen den Status ziehen und ablegen können.

Auf den ersten Blick sehen Sie einige der Spezifikationen und den Fortschritt Ihrer aktiven Projekte dank ihrer Eigenschaften. Wenn Sie diese ausfüllen, werden sie auf der Tafel angezeigt.

Wenn Sie eine benötigte Eigenschaft nicht sehen, klicken Sie auf das Board, um ihre Seite zu öffnen, und Sie finden ihre Eigenschaften unter dem Titel. Hier können Sie den Status ändern, Personen zum Projekt hinzufügen, den Fortschrittsbalken anzeigen und die Zeitleiste hinzufügen oder bearbeiten.

Auf der Projektseite sehen Sie auch die Aufgabengruppe, in der Sie weitere Informationen und Daten hinzufügen können, die für das Projekt relevant sind.

So passen Sie die Aufgaben- und Projektvorlage an

Natürlich möchten Sie die Vorlage anpassen und zu Ihrer eigenen machen. So können Sie das tun.

Hinzufügen von Eigenschaften auf der Aufgabenseite

Um Eigenschaften zu Ihrer Aufgabenseite hinzuzufügen, klicken Sie auf das Hinzufügen-Symbol oben rechts in der Gruppe. Dies öffnet eine Liste, aus der du auswählen kannst, und von dort aus klickst du auf diejenige, die du hinzufügen möchtest. Sobald es in Ihrer Datenbank ist, klicken Sie auf seinen Titel, um ihm den gewünschten Namen zu geben.

Status auf der Aufgabenseite ändern

Um Ihre Statusspalte zu bearbeiten oder weitere Optionen hinzuzufügen, klicken Sie auf Aufgabenstatus, um das Menü aufzurufen, und wählen Sie unten Eigenschaft bearbeiten aus. Im Menü „ Eigenschaft bearbeiten “ sehen Sie drei Statuskategorien: „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“. Sie können entweder auf die aktuellen Optionen klicken, um den Namen und die Farbe zu bearbeiten, oder das Hinzufügen-Symbol neben dem Kategorietitel auswählen, um etwas Neues hinzuzufügen.

Hinzufügen von Eigenschaften auf der Projektseite

Am schnellsten fügen Sie Eigenschaften zu Ihrer Projektseite hinzu, indem Sie auf eines der Boards klicken. Oben auf der Seite sehen Sie die Option # more properties . Klicken Sie darauf, und die Option Eigenschaft hinzufügen wird angezeigt. Sobald Sie einem Projekt eine Property hinzugefügt haben, sehen Sie sie auch in all Ihren anderen Projekten.

Statuswechsel auf der Projektseite

Technisch gesehen versteckt sich die Eigenschaftsspalte auf Ihrer Projektseite, daher könnte es unklar sein, wie Sie diese bearbeiten können. Aber sobald Sie wissen, wo Sie suchen müssen, ist es ein Kinderspiel.

Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts in Ihrer Datenbank, wählen Sie Eigenschaften und dann Status aus . Sie befinden sich nun im Menü Eigenschaft bearbeiten, wo Sie auf die aktuellen Optionen klicken können, um sie zu bearbeiten, und auf das Hinzufügen-Symbol klicken, um neue zu erstellen.

Organisieren Sie Ihre Aufgaben und Projekte mit Notion

Auch wenn es auf den ersten Blick komplex erscheinen mag, wenn Sie die Vorlage für Projekte und Aufgaben von Notion in kleinere Teile zerlegen und damit arbeiten, wissen Sie im Handumdrehen genau, was Sie tun. Der beste Ausgangspunkt ist, sich mit der Vorlage vertraut zu machen und später Extras hinzuzufügen.