Kreditorenbuchhaltung und Ihr Unternehmen: Was Sie wissen müssen

• Verbindlichkeiten sind Rechnungen, die ein Unternehmen bezahlen muss. Es ist das Geld, das ein Unternehmen Lieferanten für bereitgestellte Waren und Dienstleistungen schuldet.
• Einige Beispiele für Verbindlichkeiten sind Reinigungsdienste, Personaluniformen, Softwareabonnements und Bürobedarf. Die Kreditorenbuchhaltung beinhaltet keine Gehaltsabrechnung.
• Der Kreditorenprozess umfasst drei Schritte: Kauf der Bestellung, Erhalt der Bestellung und Zahlung der Lieferantenrechnung.
• Dieser Artikel richtet sich an Kleinunternehmer, die daran interessiert sind, ihre Geschäftsausgabenprozesse einzurichten oder zu optimieren.

„Kreditorenbuchhaltung“ ist ein buchhalterischer Begriff für das Geld, das Ihr Unternehmen Lieferanten und Anbietern schuldet. Alle Rechnungen und Schulden, mit Ausnahme der Gehaltsabrechnung, fallen in diese Kategorie, was sie zu einem kritischen Aspekt jedes Unternehmens macht.

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen konsistent genaue Finanzinformationen erstellen kann, benötigen Sie ein zuverlässiges Kreditorensystem. Ein optimierter und genauer Kreditorenprozess hilft Ihrem Unternehmen bei kurz- und langfristigen Zielen und finanzieller Gesundheit.

Wir untersuchen den Prozess der Kreditorenbuchhaltung und geben Tipps für die Nachverfolgung der Kreditorenbuchhaltung und den Zugriff auf Buchhaltungsressourcen.

Der Kreditorenprozess

Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung ist entscheidend für die allgemeine finanzielle Gesundheit eines Unternehmens, einschließlich seiner Geschäftskreditwürdigkeit. „Die Genauigkeit und Vollständigkeit der Jahresabschlüsse eines Unternehmens hängen von der Kreditorenbuchhaltung ab“, bemerkte Harold Averkamp, ​​Gründer und Inhaltsautor der Buchhaltungsberatungs-Website AccountingCoach.com. „Die Effizienz und Effektivität des Kreditorenprozesses wird sich auch auf die Liquidität des Unternehmens, die Kreditwürdigkeit und die Beziehung zu seinen Lieferanten auswirken.“

Um einen gründlichen Kreditorenprozess zu erstellen, ist es entscheidend, die wichtigsten Schritte zu verstehen.

1. Bestellung: Um einen Einkaufsprozess einzuleiten, sendet die Einkaufsabteilung der Organisation eine Bestellung an einen Lieferanten.
2. Empfangsprotokoll: Sobald das Unternehmen die gekauften Waren oder Dienstleistungen erhalten hat, wird ein Empfangsprotokoll erstellt, um die Sendung einschließlich etwaiger Probleme und Schäden zu dokumentieren.
3. Lieferantenrechnung : Schließlich erstellt und sendet der Lieferant eine Rechnung, um die Zahlung für die gekauften und erhaltenen Waren oder Dienstleistungen anzufordern. Wenn das Unternehmen die Rechnung erhält, notiert es die Zahlungsbedingungen und verarbeitet die Zahlung innerhalb dieser Bedingungen.

Verbindlichkeiten verfolgen

Viele kleine Unternehmen verfolgen monatlich die Kreditorenbuchhaltung, die manchmal als A/P abgekürzt wird. Wenn ein Unternehmen jedoch wächst, wird empfohlen, die Kreditorenbuchhaltung wöchentlich zu verfolgen. Die erhöhte Häufigkeit hilft kleinen Unternehmen, alle Frühzahlungsrabatte zu nutzen, die auf Rechnungen enthalten sind, und Gutschriften aufgrund von Lagerrückgaben zu lösen.

Hier sind einige Best Practices für die Nachverfolgung von Kreditoren und den reibungslosen Ablauf der Finanzen Ihres Unternehmens:

• Führen Sie genaue Aufzeichnungen über die Kreditorenbuchhaltung. Führen Sie im Falle von Zahlungsstreitigkeiten eine detaillierte Kreditorenbuchhaltung, um das Unternehmen an laufende oder ausstehende Rechnungen zu erinnern oder als Nachweis für Ausgaben zum Steuerzeitpunkt. Erstellen Sie diese Buchhaltungsberichte manuell oder mit einer Buchhaltungssoftware.
• Verwenden Sie eine hervorragende Buchhaltungssoftware. Die beste Buchhaltungssoftware automatisiert die Kreditorenbuchhaltung und vereinfacht den Prozess. Es kann Zahlungen planen und verfolgen und gleichzeitig kontrollieren, wer Zugriff auf Ihre Finanzdaten hat. Es kann auch Fehler reduzieren und den Kreditorenprozess beschleunigen.
• Bleiben Sie detailorientiert. Die Arbeit mit der Kreditorenbuchhaltung erfordert viel Liebe zum Detail. Jede Rechnung muss auf Richtigkeit, Rechnungsdatum und Zahlungsdatum überprüft werden. Rechnungsdetails müssen korrekt in das Hauptbuch oder in die Buchhaltungssoftware eingegeben werden. Die Einstellung von erfahrenen Buchhaltern und Buchhaltern trägt zur Genauigkeit bei.
• Auf Originalrechnungen verweisen. Arbeiten Sie nach Möglichkeit mit der Originalrechnung. Einige Rechnungen werden elektronisch versendet. Um Fehler zu vermeiden und Verwechslungen mit elektronischen Rechnungen zu minimieren, drucken Sie die Rechnung aus und archivieren Sie die ursprüngliche E-Mail.
• Standardisieren Sie Ihre Namenskonvention. Verwenden Sie jedes Mal die gleiche Namenskonvention oder das gleiche System. Befolgen Sie jedes Mal, wenn Sie eine Rechnungsnummer in Ihrem System zuweisen, einen konsistenten, reproduzierbaren Prozess. Bestimmen Sie die Methode, z. B. die Verwendung führender Nullen, und bleiben Sie dabei.
• Erfassen Sie jede Rechnung einzeln. Erfassen Sie jede Rechnung einzeln, einschließlich mehrerer Monatsrechnungen desselben Lieferanten. Wenn es einen Streit gibt, möchten Sie ihn in Ihrem System leicht finden können.
• Lassen Sie alle Rechnungen genehmigen. Bevor Sie eine Rechnung eingeben, holen Sie die Genehmigung der zuständigen Person ein. Die genehmigende Partei sollte sich von dem Mitarbeiter unterscheiden, der die Rechnung erfasst. Halten Sie diese Rollenzuweisungen idealerweise getrennt und getrennt. Wenn Sie jedoch ein Einzelunternehmer sind, der seine Bücher führt, ist dies möglicherweise nicht möglich. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Sie einen klaren Prozess für die Genehmigung und den Eintrag haben. Führen Sie solide Prozessaufzeichnungen, um jede Rolle zu unterstützen, damit Sie bereit sind, diese Aufgabe zu delegieren oder auszulagern, wenn Ihr Unternehmen wächst.
• Suchen Sie nach Frühzahlungsrabatten, um Geld zu sparen. Rabatte können sich über 12 Monate summieren. Einige Anbieter bieten eine leichte Ermäßigung – normalerweise einen Prozentsatz des fälligen Gesamtbetrags – im Austausch für eine frühere Zahlung an. Wenn Sie normalerweise alle Ihre Kreditorenrechnungen zusammenfassen, um sie gleichzeitig zu prüfen und zu bezahlen, sollten Sie ein neues System in Betracht ziehen. Finden Sie ein System, mit dem Sie Rechnungen mit Rabattbedingungen schneller identifizieren, kennzeichnen, archivieren und bezahlen können.

Der Cashflow ist für ein kleines Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ein solides System zur Überwachung und Zahlung von Verbindlichkeiten gibt Ihnen ein klares Bild Ihrer Ausgaben im Vergleich zu Ihren Einnahmen und ermöglicht so bessere Geschäftsentscheidungen.

Das Wichtigste zum Mitnehmen: Einige Leute sind anfangs verwirrt, wenn es um Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung geht. Während Forderungen Geld sind, das andere Ihnen zahlen, stellen Verbindlichkeiten dar, was Sie Ihren Lieferanten schulden.

Beispiele für Verbindlichkeiten

Die Kreditorenbuchhaltung umfasst die B2B-Abrechnung. Ihr Unternehmen muss ein anderes Unternehmen für die von ihm bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen bezahlen. Hier sind einige Beispiele für Kreditorensituationen:

• Reinigungsdienste: Ein Beispiel für Verbindlichkeiten ist, wenn Unternehmen A Unternehmen B beauftragt, seinen Reinigungsbedarf zu decken. In diesem Beispiel muss Unternehmen A im Austausch für schnelle und zuverlässige Reinigungsdienste regelmäßige Zahlungen an Unternehmen B leisten.
• Personaluniformen: Ein weiteres Beispiel für Verbindlichkeiten ist, wenn ein Unternehmen ein anderes Unternehmen mit der Herstellung seiner Personaluniformen beauftragt. Dies ist ein Beispiel für wiederkehrende oder regelmäßige Geschäftsausgaben. Personalfluktuation und verlorene oder beschädigte Uniformen erfordern zusätzliche Bestellungen. In diesem Beispiel stellt Unternehmen B Unternehmen A eine Rechnung, wenn es einen neuen Auftrag erhält, und die Debitorenbuchhaltung von Unternehmen A verarbeitet dann die Zahlung.
• Büromaterial: Viele Unternehmen kaufen Büromaterial in großen Mengen und richten automatische Bestellungen basierend auf der Nutzungshäufigkeit ein, um sicherzustellen, dass ihnen nie die wichtigsten Materialien ausgehen. Diese Geschäftsinhaber haben häufig ausstehende Zahlungen an ihre Bürobedarfsunternehmen, um einen effizienten Arbeitsablauf zu gewährleisten.
• Hygiene: Viele Unternehmen bezahlen andere Unternehmen dafür, dass ihr Müll und ihre Wertstoffe abtransportiert werden. Diese Dienste sind in der Regel wöchentlich.

Zusätzliche Buchhaltungsressourcen

Weitere Informationen zum Umgang mit der Kreditorenbuchhaltung finden Sie in folgenden Artikeln:

• Was ist ein Alterungsbericht für die Kreditorenbuchhaltung?
• So definieren Sie die Buchhaltung für Unternehmen
• Bilanzierungsverhältnisse und Formeln: Die Grundlagen, die Sie kennen müssen
• Was ist der Unterschied zwischen Cash-Basis und Accrual-Basis?
• Was ist der Rechnungszyklus?

Adam Uzialko hat zur Berichterstattung und zum Schreiben dieses Artikels beigetragen.