Beste Entlassungspraktiken: Können Sie gleichzeitig entlassen und einstellen?

• Der Prozess der gleichzeitigen Entlassung und Neueinstellung von Mitarbeitern muss mit Vorsicht angegangen werden.
• Wenn Sie einen Mitarbeiter entlassen und innerhalb von sechs Monaten für die gleiche Position wieder einstellen, öffnen Sie Ihr Unternehmen für potenzielle Klagen.
• Die Kommunikation des „Was“, „Wie“ und „Warum“ von Entlassungen ist wichtig für die Kontinuität Ihres Unternehmens, insbesondere wenn gleichzeitig Einstellungen vorgenommen werden. Mitarbeiter sollten niemals raten müssen, warum diese Beschäftigungsmaßnahmen ergriffen werden, wie sie ausgeübt werden und welcher Zeitplan damit verbunden ist.
• Dieser Artikel richtet sich an Kleinunternehmer, die möglicherweise gleichzeitig Mitarbeiter entlassen und einstellen müssen.

Mitarbeiter zu entlassen ist nie eine angenehme Erfahrung. Manchmal sind Entlassungen für ein Unternehmen notwendig, um die Kontinuität in schlechten Zeiten aufrechtzuerhalten. Es kann jedoch Fälle geben, in denen Sie Mitarbeiter entlassen und gleichzeitig neue Mitarbeiter an Bord holen müssen. Bevor Sie sich auf dieses Personalproblem einlassen, ist es wichtig zu verstehen, was Sie rechtlich tun können und was nicht und wie Sie die Personalveränderungen Ihren Mitarbeitern am besten mitteilen.

Was ist eine Entlassung?

Bevor Sie mit Entlassungen und potenziellen Neueinstellungen fortfahren, ist es wichtig zu verstehen, was eine Entlassung ist und wie sie sich von anderen Formen der Mitarbeitertrennung unterscheidet.

Entlassungen sind in der Regel eine Reduzierung der Kraft. Dies kann nur ein Mitarbeiter oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig sein. Entlassungen können vorübergehend oder dauerhaft sein, und sie können in mehreren Abteilungen innerhalb eines Unternehmens oder nur in einer erfolgen.

Leistungs- oder Verhaltensprobleme mit Mitarbeitern sollten nicht durch Entlassungen gelöst werden. Dieser Prozess sollte keine Entschuldigung dafür sein, einen in Schwierigkeiten geratenen Mitarbeiter loszuwerden.

Allerdings ist es bei Massenentlassungen üblich, zuerst die Stellen von leistungsschwächeren und verhaltensauffälligen Mitarbeitern zu streichen. Verstehen Sie einfach, dass Sie nicht umkehren und die gleiche Position sofort mit einer anderen Person besetzen können.

Ist es legal, Mitarbeiter gleichzeitig zu entlassen und einzustellen?

Die kurze Antwort lautet ja, aber es gibt einige Vorbehalte. Sie können einen Mitarbeiter nicht auf einer bestimmten Position entlassen und dieselbe Position dann sofort mit einem neuen Mitarbeiter besetzen. Wenn dies der Weg ist, den Sie einschlagen möchten, können Sie die Kündigung dieses Mitarbeiters nicht als Entlassung bezeichnen. Andernfalls könnten Sie Klagen wegen unrechtmäßiger Kündigung ausgesetzt sein, gegen die Sie sich nur schwer verteidigen können.

Ein Unternehmen kann gleichzeitig entlassen und einstellen, wenn sich diese Beschäftigungsmaßnahmen bei derselben Stelle oder Position nicht überschneiden. Sie können legal Mitarbeiter entlassen und gleichzeitig einstellen, wenn Sie einen Geschäftsrückgang verzeichnen und beispielsweise keinen Betriebsleiter mehr benötigen, aber mehr Vertriebsmitarbeiter einstellen müssen, um neue Geschäfte zu generieren.

Schlüssel zum Mitnehmen: Sie können legal Mitarbeiter entlassen und gleichzeitig einstellen, aber Sie können einen Mitarbeiter nicht entlassen, nur um schnell jemand anderen einzustellen, der dieselbe Position besetzt.

Wie schnell kann ich einen neuen Mitarbeiter einstellen, um einen zu ersetzen, den ich entlassen habe?

Das US-Arbeitsministerium legt keinen Zeitrahmen fest, wann Sie eine entlassene Stelle wieder einstellen können. Sie sollten jedoch vorsichtig sein, wenn Sie sich entscheiden, jemanden neu für eine Position einzustellen, die kürzlich ein ehemaliger Mitarbeiter innehatte.

Angenommen, Sie stellen innerhalb von sechs Monaten, nachdem Ihr Unternehmen diese Stelle reduziert, eingefroren oder aufgelöst hat, eine neue Stelle ein und entscheiden sich, die entlassene Person nicht wieder einzustellen. Nehmen wir auch an, der ehemalige Mitarbeiter erfährt, dass der neue Mitarbeiter jünger ist, einer anderen Religion angehört oder ein anderes Geschlecht hat. Der ehemalige Mitarbeiter könnte den Grund für die Entlassung in Frage stellen und sich fragen, ob Ihr Unternehmen ihn diskriminiert hat.

Dies kann dazu führen, dass der ehemalige Mitarbeiter einen Rechtsbeistand aufsucht. Wenn der Arbeitgeber nicht nachweisen kann, warum die Entlassung notwendig war, und die Entscheidung, den ehemaligen Mitarbeiter nicht wieder einzustellen, klar begründen kann, kann das Unternehmen in einen Rechtsstreit geraten.

Um mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden, warten Sie am besten mindestens sechs Monate, bevor Sie Positionen besetzen, die Sie eingefroren oder gestrichen haben – es sei denn, Sie entscheiden sich, die Person, die Sie ursprünglich entlassen haben, in derselben oder einer ähnlichen Position wieder einzustellen.

Was ist der Unterschied zwischen gekündigt und entlassen?

Mitarbeiter, die ihren Job aufgrund von Leistungs-, Anwesenheits- oder Verhaltensproblemen verlieren, werden entlassen. Ihre Position wird nicht eliminiert; ihre Beschäftigung mit dem Unternehmen ist.

Wenn externe Realitäten dazu führen, dass das Unternehmen seine Belegschaft reduziert, um Geld zu sparen oder Gemeinkosten zu reduzieren, handelt es sich in der Regel um eine Entlassung.

Was ist der Unterschied zwischen Urlaub und Kündigung?

Es gibt einen großen Unterschied zwischen Urlaub und Entlassung. In der Regel sind beurlaubte Arbeitnehmer weiterhin Mitarbeiter des Unternehmens, werden jedoch von der Gehaltsliste gestrichen, da ihre Arbeitszeit vorübergehend wegfällt (eingefroren). In den meisten Fällen behalten beurlaubte Arbeitnehmer ihre Beschäftigungsrechte, Leistungen, Dienstalter und ihren Status in ihrer Position.

Entlassene Arbeitnehmer sind keine Angestellten mehr und verlieren ihre Gesundheits- und Altersversorgung zusammen mit ihrem Job.

Quelle: Workest von Zenefits

Wann Mitarbeiter entlassen werden

Viele Faktoren können Arbeitgeber jeder Größe dazu zwingen, Mitarbeiter zu entlassen.

• Wirtschaftskrisen: Wenn die gesamte Wirtschaft schrumpft oder sich verlangsamt, müssen Unternehmen in vielen Branchen Wege finden, um Geld zu sparen. Mitarbeiter sind teuer, und wenn es für ein Unternehmen Möglichkeiten gibt, auf bestimmte Positionen zu verzichten, werden die Mitarbeiter in diesen Positionen vom Arbeitsplatz entfernt.
• Mergers and Acquisitions (M&As): Wenn aus zwei Unternehmen eins wird, bleiben fast immer Stellen und damit Mitarbeiter überflüssig. Bei Fusionen und Übernahmen ist es unvermeidlich, festzulegen, welche zu behalten und welche aufzugeben sind.
• Verlagerung oder Umzug von Betrieben: Wenn ein Unternehmen physisch in eine neue Einrichtung in einer entfernten Stadt oder einem anderen Bundesstaat umzieht, werden lokale Mitarbeiter normalerweise nicht ihr Leben aufgeben und mit dem Unternehmen umziehen. Je niedriger das Gehalt eines Mitarbeiters ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass er für das Unternehmen umzieht.“
• Evolution, Technologie und Automatisierung: Da sich die Technologie weiter verbessert, ist es unvermeidlich, dass bestimmte Funktionen, die früher von Mitarbeitern ausgeführt wurden, nicht mehr erforderlich sind. Um die Redundanzen zu begrenzen, reduzieren die Arbeitgeber die Zahl der Mitarbeiter, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
• Internationales Wachstum, Outsourcing oder Offshoring: Aus vielen Gründen, vor allem um Geld zu sparen, verlagern einige Arbeitgeber ihren Betrieb ins Ausland (z. B. Outsourcing an ein Offshore-Callcenter), wo die Arbeitskosten weitaus geringer sind als in den USA. In diesen Situationen ganze Werke möglicherweise schließen, was dazu führt, dass Tausende von Mitarbeitern auf einmal entlassen werden.

Sollen Kündigungen dauerhaft oder vorübergehend sein?

Entlassungen an und für sich sollten dem Mitarbeiter als dauerhaftes Ausscheiden aus dem Unternehmen mitgeteilt werden. Wenn sich die Umstände ändern, können Sie sie jederzeit kontaktieren und Ihre Gründe für die erneute Einladung erläutern. Versprechen Sie jedoch niemals jemandem eine zukünftige Beschäftigung, da Sie die Zukunft nicht vorhersagen können. Noch wichtiger ist, dass eine mündliche Arbeitszusage in Rechtskreisen als Arbeitsvertrag angesehen werden kann.

Sollte ich erwägen, entlassene Mitarbeiter wieder einzustellen?

Ob entlassene Mitarbeiter wieder eingestellt werden sollen oder nicht, liegt meist im Ermessen des Arbeitgebers. Wenn seit der Entlassung eines Mitarbeiters weniger als sechs Monate vergangen sind, bis Sie wieder jemanden in der Position brauchen, empfiehlt es sich, denselben Mitarbeiter wieder einzustellen. Wenn der entlassene Mitarbeiter insgesamt ein guter Mitarbeiter war und positive Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen gemacht hat, sollte es keinen Grund geben, ihn nicht wieder einzustellen, wenn Sie diese Rolle in Ihrem Unternehmen erneut benötigen.

Wussten Sie schon?: Sie können entlassene Mitarbeiter wieder einstellen, wenn Sie sie wieder brauchen. Sie sollten Entlassungen jedoch niemals als Deckmantel für die Kündigung problematischer Mitarbeiter verwenden.

Wie man Gründe für Entlassungen und/oder gleichzeitige Einstellungen kommuniziert

Es gibt bestimmte Wege, die Sie bei der Kommunikation mit den Mitarbeitern, die Sie entlassen, sowie bei der Information des restlichen Unternehmens einschlagen sollten.

Kommunikation für ausscheidende Mitarbeiter

Eine Entlassung ist nie eine angenehme Erfahrung, und alle Arbeitgeber sollten während des gesamten Prozesses aufmerksam, sensibel und geduldig sein. Jeder in Ihrem Unternehmen, der die Nachricht an entlassene Mitarbeiter überbringt, muss wissen, was in das Benachrichtigungstreffen aufzunehmen ist und wie man es klar und mitfühlend sagt.

Diese fünf Bereiche sollten Sie, Ihr Personalverantwortlicher oder der Vorgesetzte des Mitarbeiters im Meldegespräch mit dem Mitarbeiter ansprechen:

• Erläutern Sie die geschäftlichen Gründe für die Entlassungen – und insbesondere ihre.
• Stellen Sie dem Mitarbeiter ein schriftliches Schreiben mit allen relevanten Informationen zur Verfügung, einschließlich des Datums des Inkrafttretens und einer Erläuterung der Auswirkungen auf seine Leistungen (z. B. wie sie eingestellt werden).
• Erläutern Sie die Details ihres Abfindungspakets.
• Informieren Sie sie über alle Outplacement-Dienste, die Ihr Unternehmen oder eine Organisation in Ihrer Nähe anbietet.
• Legen Sie die nächsten Schritte fest, z. B. die Rückgabe von Unternehmensgeräten.

Kommunikation für verbleibende Mitarbeiter

Sie und Ihr Führungsteam sollten die verbleibenden Mitarbeiter über die erfolgten Entlassungen und die Gründe dafür informieren. Stellen Sie diese Neuigkeiten nach Möglichkeit persönlich vor, z. B. in einer Mitarbeiterversammlung. Für große, entfernte oder weit verstreute Teams kann eine Videokonferenz angemessen sein.

Folgen Sie der ersten Ankündigung mit einer detaillierten E-Mail an alle Mitarbeiter, die das bekräftigt, was in der Besprechung geteilt wurde. Teamleiter, Manager und Vorgesetzte sollten ihre Teams zusammenrufen, um sich zu melden, Fragen zu stellen und das Team daran zu erinnern, sich um sich selbst zu kümmern. Die Schuld der Überlebenden nach Entlassungen ist ein echtes Phänomen, das Sie nicht ignorieren sollten. Manager sollten dies anerkennen und, falls Ihr Unternehmen dies anbietet, ihr Team an die Dienstleistungen Ihres Employee Assistance Program (EAP) erinnern.

Berücksichtigen Sie diese Tipps, wie Führungskräfte mit ihren verbleibenden Teammitgliedern kommunizieren sollten:

• Formulieren Sie die Entlassungsprozesse, damit die Mitarbeiter wissen, was die Entlassenen erleben werden und welche Auswirkungen dies auf das Team haben wird.
• Hören Sie sich die Bedenken Ihres Teams an, lassen Sie sie Luft machen und erkennen Sie ihre Ängste mit Mitgefühl und Authentizität an.
• Beschreiben Sie eine Zukunftsvision für Mitarbeiter, ihre Rollen, das Team und das Unternehmen als Ganzes.

Kommunikation für Kunden

Es mag Ihnen peinlich sein oder Sie zögern, die Neuigkeiten mit der Öffentlichkeit zu teilen, aber Ihre Reduzierung der Kraft könnte für Kunden hilfreich sein, darüber zu informieren, insbesondere wenn dies ihren Service oder ihre Lieferzeit beeinträchtigen könnte. Geben Sie Ihren Managern, Vertriebsprofis und allen Mitarbeitern mit Kundenkontakt Skripte, was sie sagen sollen, damit sie für schwierige Gespräche gerüstet sind.

Ein gesundes Gleichgewicht bewahren

Als Arbeitgeber freuen Sie sich nie über die Entlassung von Mitarbeitern. Aber im besten Interesse Ihres gesamten Unternehmens kann es Zeiten geben, in denen Entlassungen erforderlich sind.

Die Situation mit Transparenz und Ehrlichkeit anzugehen, ist eine der besten Möglichkeiten, wie Sie mit Entlassungen umgehen können. Eine effektive Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern kann Ihnen helfen, positive Beziehungen zu ihnen aufrechtzuerhalten, was von Vorteil sein kann, wenn Sie später über die Ressourcen verfügen, um die entlassenen Mitarbeiter wieder einzustellen.

Zusätzliche Berichterstattung von Shayna Waltower und Max Freedman.