Auswahl eines Zeiterfassungssystems

• Zeit- und Anwesenheitssysteme sind Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter, die sich in Gehaltsabrechnungssoftware integrieren lassen.
• Die Durchführung der Gehaltsabrechnung mit einem Zeiterfassungssystem verbessert die Effizienz und Genauigkeit, indem die Notwendigkeit doppelter Eingaben reduziert wird.
• Zeit- und Anwesenheitssysteme gibt es in verschiedenen Arten, einschließlich biometrischer Systeme.
• Dieser Leitfaden hilft Käufern, die sich für ein Zeiterfassungssystem entscheiden, zu verstehen, wie sie den Markt recherchieren und das beste System für ihr Unternehmen auswählen können.

Vergleichen Sie die besten Zeit- und Anwesenheitssysteme auf unserer Seite mit den besten Tipps.

Was sind Zeiterfassungssysteme?

Zeiterfassungssysteme ermöglichen es Mitarbeitern, sich elektronisch über Stempeluhren, mit dem Internet verbundene Computer, mobile Geräte und Telefone ein- und auszustempeln. Einige Lösungen bieten auch die Möglichkeit, sich über Textnachrichten, Social-Media-Programme wie Twitter und andere Kommunikationsprogramme wie Slack ein- und auszuloggen. Wenn ein Mitarbeiter ein- oder ausstempelt, werden die Daten sofort an eine Software übertragen, die sie nahtlos in Ihre Gehaltsabrechnungslösung importieren kann.

Diese Systeme verfolgen nicht nur, wann Mitarbeiter kommen und gehen. Sie überwachen auch mobile Mitarbeiter über Geolokalisierung und Geofencing, verwalten bezahlte Freizeit (PTO), erstellen Mitarbeiterpläne, stellen detaillierte Arbeitsberichte bereit und liefern Echtzeitdaten darüber, wer arbeitet, wer nicht, wer zu spät kam und wer kurz vor der Arbeit steht im Laufe der Zeit.

Tipp: Zeiterfassungssysteme dienen mehr als nur der Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Sie können sie auch für die Terminplanung, Urlaubs- und Freizeitverwaltung, Arbeitsberichte und mehr verwenden.

Zeiterfassungssysteme bieten Self-Service, mit dem Mitarbeiter viele Zeiterfassungsaufgaben selbst erledigen können, z. B. die Überprüfung ihrer geleisteten Arbeitsstunden, ihrer aktuellen und zukünftigen Zeitpläne und ihrer PTO-Abgrenzungen.

Viele dieser Systeme bieten sowohl cloudbasierte als auch lokale Lösungen. Die On-Premises-Systeme werden auf Servern in Ihrem Unternehmen gespeichert, während die Cloud-basierten Systeme bei Ihrem Zeit- und Anwesenheitssystemanbieter untergebracht sind und auf die online zugegriffen wird.

Arten von Zeit- und Anwesenheitssystemen

Angesichts ihrer Funktionsvielfalt sollte es nicht überraschen, dass es verschiedene Arten von Zeiterfassungssystemen gibt. Wenn Sie Ihre Optionen vergleichen, werden Sie wahrscheinlich auf die folgenden Arten von Systemen stoßen:

• Zeitkarte: Die Zeitkartenoption ist im Grunde die klassische mechanische Stempeluhr, die digitalisiert wird. Wenn Sie ein Zeitkartensystem installieren, geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Zeitkarte, die einer Kreditkarte sehr ähnlich ist. Diese Karten automatisieren die Zeiterfassung, aber genau wie bei physischen Stundenzetteln hält nichts die Mitarbeiter davon ab, die Karten der anderen zu klauen, um abwesende oder verspätete Kollegen zu ersetzen.
• Proximity-Karten, Ausweise und Schlüsselanhänger: Anstatt Sie eine Karte durchziehen zu lassen, verlassen sich diese Zeit- und Anwesenheitserfassungsoptionen auf Lesegeräte, die Identifikationskarten, Ausweise oder Schlüsselanhänger innerhalb einer bestimmten Entfernung scannen. Viele dieser Zeit- und Anwesenheitserfassungsoptionen dienen nicht nur zum Ein- und Ausstempeln – sie können auch die Bewegungen Ihrer Mitarbeiter an Ihrem Arbeitsplatz verfolgen.
• Biometrisch: Mit biometrischen Zeit- und Anwesenheitssystemen wissen Sie genau, wer in Ihr Büro ein- und ausgeht. Diese High-Tech-Zeit- und Anwesenheitserfassungssysteme verwenden Gesichtserkennung, Fingerabdrücke, Augenscans und andere biologische Identifikatoren, die für eine Person eindeutig sind, um sicherzustellen, dass die Person, die sich einstempelt, tatsächlich die Person ist, die arbeitet. Natürlich zahlen Sie mehr für diese High-End-Funktionen, aber mit Ihren zusätzlichen Ausgaben geht eine nahezu narrensichere Zeit- und Anwesenheitserfassung einher.

Hast Du gewusst? Sie können die einzigartigen biologischen Merkmale der Mitarbeiter, wie z. B. Fingerabdrücke, verwenden, um ihre Anwesenheit ohne die Möglichkeit eines Buddy-Punching zu verfolgen.

• Webbasierte Anmeldung: Wenn Ihre Mitarbeiter remote arbeiten, fragen Sie sich wahrscheinlich, wie eine der oben genannten Lösungen für Ihr Unternehmen funktionieren könnte. Deshalb gibt es webbasierte Login-Stationen. Sie können diese Systeme so implementieren, dass sich Ihre Mitarbeiter von ihren Laptops, PCs oder Mobilgeräten aus anmelden können, egal wo sie sich befinden. Unser Test von QuickBooks Time beschreibt, warum dieses Zeiterfassungssystem hervorragend für mobile Arbeitskräfte geeignet ist.
• Interactive Voice Response: Eine weitere Lösung für Remote-Mitarbeiter, ein Interactive Voice Response (IVR)-Tool, ist ein System, über das sich Remote- oder Außendienstmitarbeiter per Telefonanruf einloggen können.

Vor- und Nachteile von Zeiterfassungssystemen

Vorteile von Zeiterfassungssystemen

Dies sind einige der Vorteile von Zeiterfassungssystemen:

Tipp: Benutzerdefinierte Workflows können die Effizienz eines Zeiterfassungssystems verbessern. Lesen Sie unsere Bewertung von BambooHR, um mehr über ein System zu erfahren, das anpassbare Arbeitsabläufe bietet.

Nachteile von Zeiterfassungssystemen

Dies sind die größten Fallstricke von Zeiterfassungssystemen:

• Kosten. Der größte Nachteil von Zeiterfassungssystemen ist, dass sie teurer sind als die manuelle Methode, bei der die Mitarbeiter jeden Tag ihre Stunden aufschreiben oder auf einer Papierkarte ein- und ausstempeln.
• Fehler. Selbst die besten Softwareprogramme können gelegentlich Fehler aufweisen. Es besteht immer ein geringes Risiko von Verfolgungs- oder Berechnungsfehlern, wenn Sie Software verwenden – einschließlich Zeiterfassungssystemen.

Kosten

Die Kostenstruktur von Zeiterfassungssystemen hängt davon ab, ob Sie sich für eine cloudbasierte oder eine lokale Lösung entscheiden. Cloud-basierte Systeme haben geringere wiederkehrende monatliche Kosten, während On-Premises-Systeme in der Regel höhere einmalige Gebühren haben.

Bei On-Premises-Systemen zahlen Sie alle Kosten im Voraus. Sie können damit rechnen, mehrere hundert bis mehrere tausend Dollar für die Software, die Lizenzen für jeden Mitarbeiter und die Installation zu zahlen. Danach fallen keine monatlichen Gebühren für den Service an. Die einmaligen Kosten decken jedoch in der Regel keine laufenden Support- oder Software-Updates ab.

Für ein Cloud-basiertes System erheben die meisten Dienste eine Gebühr pro Mitarbeiter, die zwischen 1 und 10 US-Dollar pro Monat liegt. Einige Cloud-Dienste erheben auch eine monatliche Grund- oder Mindestgebühr.

Einige Anbieter erheben eine einmalige Einrichtungs- und Implementierungsgebühr. Anders als bei On-Premises-Systemen sind jedoch alle Software-Upgrades und der Support in Ihren monatlichen Ausgaben enthalten.

Tipp: Sehen Sie sich unsere Bewertung von Rippling an, um mehr über ein Zeiterfassungssystem zu erfahren, dessen vollständige Implementierung und Konfiguration weniger als einen Monat dauert.

Weitere Kosten, die Ihnen für beide Optionen entstehen können, sind eine Zeitschaltuhr. Viele Zeiterfassungssysteme arbeiten mit einer Reihe von Stempeluhren. Diese Zeitschaltuhren können mit PINs, Swipe- oder Proximity-Badges oder biometrischen Daten wie Fingerabdrücken oder Gesichtsscans arbeiten. Die Komplexität der von Ihnen ausgewählten Uhr bestimmt die Kosten. Die Preise reichen normalerweise von ein paar hundert Dollar für eine einfache Uhr bis zu mehreren tausend Dollar für eine ausgeklügelte biometrische Uhr.

Worauf ist bei einem Zeiterfassungssystem zu achten?

Bei so vielen Systemen auf dem Markt kann es schwierig sein zu wissen, welches das richtige für Ihr Unternehmen ist. Beim Kauf eines Systems sollten Sie auf mehrere Dinge achten.

Häufig gestellte Fragen zu Zeit und Anwesenheit

Haben Sie noch Fragen zu Zeiterfassungssystemen? Hier sind einige häufig gestellte Fragen und Antworten, die Ihnen helfen können, eine Entscheidung zu treffen.

Wie unterscheiden sich Zeiterfassungssysteme von herkömmlichen Stempeluhren und Stempelkarten?

Der größte Unterschied ist, dass alles digitalisiert und automatisiert ist. Herkömmliche Stempeluhren und Stempelkarten erfordern für alles eine manuelle Dateneingabe. Zeiterfassungssysteme erfordern nur einen Knopfdruck, um alle Informationen mit Ihrer Software zu synchronisieren. Diese Software lässt sich dann nahtlos in Ihre Gehaltsabrechnungslösung integrieren. Dadurch werden doppelte Eingaben und Rätselraten eliminiert. Darüber hinaus erfassen Zeiterfassungssysteme Stunden, Jobcodes und Informationen zu Pausen und PTO digital und in Echtzeit.

Welche Arten von Stempeluhren sind mit Zeiterfassungssystemen kompatibel?

Einfache Stempeluhren gibt es nicht mehr. Heutige Stempeluhren erfassen die Zeit auf verschiedene Weise, unter anderem über Lochkarten, Magnetstreifenkarten, Strichcodes, PINs und biometrische Daten wie Fingerabdrücke oder Gesichtsscans.

Gibt es einen Unterschied zwischen einem Zeiterfassungssystem und einem biometrischen System?

Jedes Zeiterfassungssystem, das mit einer biometrischen Zeitschaltuhr arbeitet, ist ein biometrisches System. Da fast jede Zeiterfassungslösung, die mit physischen Stempeluhren arbeitet, biometrische Optionen bietet, gibt es kaum einen Unterschied zwischen den beiden. Biometrische Zeitschaltuhren sind am besten zu verwenden, wenn Sie sich Sorgen über Buddy Punching machen.

Die einzigen Zeiterfassungssysteme, die keine biometrischen Optionen haben, sind diejenigen, die keine biometrischen Zeitschaltuhren enthalten und sich stattdessen auf Computer und mobile Geräte verlassen, um Mitarbeiter ein- und auszustempeln. Aber selbst einige dieser Systeme bieten jetzt Fingerabdruckscanner an, die an Computer angeschlossen werden können, oder verwenden Programme, die Mitarbeiterbilder mit einer Computerkamera aufnehmen, um biometrische Optionen zu integrieren.

Müssen Sie eine Stempeluhr mit einem Zeiterfassungssystem verwenden?

Nein. Einige Unternehmen ziehen es vor, dass Mitarbeiter nur über einen Computer, eine mobile App oder ein Telefon ein- und ausstempeln. Wenn Sie keine Zeitschaltuhr verwenden, können Sie die Kosten senken, da sie jeweils zwischen ein paar hundert und mehreren tausend Dollar liegen können.

Sind Zeiterfassungssysteme nur für Unternehmen mit stundenweise Beschäftigten geeignet?

Während es den Anschein haben mag, dass Zeiterfassungssysteme nur für Unternehmen mit Stundenarbeitern notwendig sind, können Unternehmen mit Angestellten auch eine Reihe von Vorteilen daraus ziehen. Ein System, das verfolgt, wie lange Mitarbeiter an bestimmten Projekten arbeiten, kann bei der Arbeitsprognose helfen. Darüber hinaus können Unternehmen mit Angestellten die PTO-Verwaltungsaspekte des Systems zu schätzen wissen.

Wie funktionieren Zeiterfassungssysteme für entfernte Mitarbeiter?

Diese Systeme verwenden GPS-Technologie, um entfernte Mitarbeiter über mobile Geräte zu überwachen. Einige Systeme verwenden Geofencing, um einzuschränken, wo sich Mitarbeiter ein- und ausstempeln können, während andere Geolokalisierung verwenden, um genau aufzuzeichnen, wo sich Mitarbeiter beim Ein- und Ausstempeln befinden. Die Systeme können auch die Geolokalisierung verwenden, um die Mitarbeiter den ganzen Tag über zu verfolgen, nicht nur, wo sie ihre Schicht beginnen und beenden.

Wie lassen sich Zeit- und Anwesenheitssysteme mit Gehaltsabrechnungssystemen integrieren?

Zeit- und Anwesenheitssysteme lassen sich in Gehaltsabrechnungssysteme integrieren, indem Sie Ihre Zeit- und Anwesenheitsdaten per Knopfdruck in Ihr Gehaltsabrechnungsprogramm übertragen können. Dies reduziert Fehler und rationalisiert den gesamten Gehaltsabrechnungsprozess.

Wie verwalten Zeiterfassungssysteme bezahlte Freizeit?

Zeiterfassungssysteme verwalten PTO auf verschiedene Weise. Sie können nachverfolgen, wie viel Freizeit Mitarbeiter verdient und verwendet haben, sowie Rückstellungen für Krankheit, Urlaub, Trauerfall und jede andere Art von Freizeit, die Mitarbeiter möglicherweise erhalten.

Einige Zeiterfassungssysteme übernehmen auch den Antrags- und Genehmigungsprozess. Auf diese Weise können Mitarbeiter direkt im System um Urlaub bitten, und Manager können diese Anträge entweder genehmigen oder ablehnen.

Max Freedman hat zum Schreiben und Recherchieren dieses Artikels beigetragen.