Wie man die perfekte Arbeitsentschuldigung erstellt

• Um sich bei der Arbeit richtig zu entschuldigen, anzuerkennen, was passiert ist, deinen Fehler anzugeben und auf der Grundlage dessen, was du gelernt hast, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
• Vermeiden Sie es, sich zu oft zu entschuldigen oder sich für die Fehler anderer zu entschuldigen, und verstehen Sie konstruktive Kritik nicht als Rüge.
• Am besten entschuldigen Sie sich kurz, zeitnah und (wenn möglich) persönlich.
• Dieser Artikel richtet sich an Teammitglieder aller Ebenen, die bessere Entschuldigungen am Arbeitsplatz erstellen möchten.

Jeder macht Fehler. Deshalb ist eine gute Entschuldigung eines der wichtigsten Werkzeuge in der Kommunikation am Arbeitsplatz. Wenn Sie einen großen Fehler machen, überlegen Sie, wie Sie sich am besten entschuldigen können, sei es bei Ihrem Chef, Ihren Mitarbeitern oder Kollegen.

Der erste Schritt zur Entschuldigung – insbesondere als Führungskraft – ist die richtige Einstellung: Sie müssen zu Ihren Fehlern stehen. Vor diesem Hintergrund erfahren Sie hier, wie Sie die perfekte Entschuldigung für den Arbeitsplatz erstellen.

4 Schritte zur perfekten Arbeitsentschuldigung

Folge diesen Schritten, wenn du deine Entschuldigung erstellst.

1. Bestätigen Sie, was passiert ist.

Die Anerkennung des Ereignisses dient zwei Zwecken: Es validiert die Vorstellungen Ihres Teams darüber, was passiert ist, und es definiert das Durcheinander, damit die Leute wissen, wofür Sie sich entschuldigen. Dies ist ein einfacher erster Schritt, aber es ist ein wichtiger Schritt.

Ein Teil der Entschuldigung besteht darin, Empathie zu vermitteln und der anderen Partei zu versichern, dass Sie verstehen, wie sich Ihr Verhalten auf andere auswirkt. Die Erwähnung des Ereignisses bereitet Sie auf eine empathische Entschuldigung vor.

„Besitz es und versuche nicht, es zu verbergen oder jemand anderem die Schuld zu geben“, sagte Vicki Salemi, Karriereexpertin bei Monster. „Es ist immer am besten, sich kurz zu fassen; schweife nicht ab. ‚Das ist passiert, ich bin verantwortlich, das werde ich tun, um es zu beheben, und das habe ich gelernt.’“

2. Geben Sie Ihren Fehler zu, aber konzentrieren Sie sich nicht auf Ihre ursprünglichen Absichten.

Nachdem Sie das Ereignis anerkannt haben, müssen Sie Ihren Fehler eingestehen. Das ist der wichtigste Teil der Entschuldigung. Oft finden Menschen Ausreden, geben anderen die Schuld oder übernehmen nicht angemessen die Verantwortung. Sich zu entschuldigen kann unangenehm sein, aber wenn Sie Verantwortung übernehmen, respektieren Ihre Kollegen und Vorgesetzten Sie auf lange Sicht vielleicht mehr. Eine gute Entschuldigung entblößt Charakter, also betrachte die Handlung als genau das: eine Übung in gutem Charakter.

Vossenkemper sagte, dass eine gute Entschuldigung keine ausführlichen Erklärungen darüber beinhaltet, warum das Ereignis passiert ist. Wenn Sie sich in dieses Gebiet begeben, kann Ihre Entschuldigung ins Stocken geraten – Sie möchten sich nicht darauf konzentrieren, warum etwas passiert ist und wie es dazu kam. Stehen Sie stattdessen zu Ihrem Fehler und machen Sie weiter, wie Sie die Situation verbessern können.

Sich auf eine Erklärung zu konzentrieren, kann auch defensiv klingen. Du hast vielleicht das Gefühl, dass du deinen Beitrag sagen möchtest, und manchmal ist es gerechtfertigt, aber oft kümmert sich die Person, bei der du dich entschuldigst, nicht um deine ursprünglichen Absichten. Der Fehler ist passiert, und es ist an der Zeit, herauszufinden, wie er behoben werden kann.

„Sagen Sie einfach, dass es Ihnen leid tut, was Sie getan haben, und belassen Sie es dabei“, sagte Vossenkemper. „Das einzige, was die Erklärung tut, ist, ein metaphorisches Loch zu graben und Ihrem Zuhörer das Gefühl zu geben, sich defensiv zu fühlen, als ob Sie versuchen würden, Ihr Verhalten zu rationalisieren oder zu entschuldigen.“

Fazit: Es ist nicht nötig zu erklären, warum Sie einen Fehler gemacht haben. Geben Sie an, was der Fehler war, und fahren Sie mit den nächsten Schritten in Ihrer Entschuldigung fort.

3. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gelernt haben.

Das Beste, was Sie während einer Entschuldigung tun können, ist darüber zu sprechen, welche Lektion die Situation Sie oder Ihr Team gelehrt hat. Fehler passieren in der Geschäftswelt; Salemi weist darauf hin, dass einige Unternehmenskulturen ein stressfreies Arbeitsumfeld haben, das Fehler fördert, weil sie Wachstumschancen darstellen. Indem Sie priorisieren, was Sie aus dem Fehler gelernt haben, können Sie die Diskussion auf etwas Positives lenken.

Jeder macht Fehler; Das eigentliche Problem besteht darin, denselben Fehler mehr als einmal zuzulassen.

„Chefs und Kollegen möchten wissen, dass wir denselben Fehler nicht noch einmal machen“, sagte Bob Graham, Mitbegründer und CEO von Serious Soft Skills. „Zeigen Sie ihnen, dass Sie die Lektion gelernt haben, indem Sie in ein oder zwei Sätzen erklären, welche Lektion Sie gelernt haben.“

Graham sagte, dass Manager und Kollegen sehen möchten, wie sich ihre Kollegen weiterentwickeln und lernen. Indem Sie sich auf die Lektion in Ihrer Entschuldigung konzentrieren, können Sie kommunizieren, dass Sie ein intelligenter, selbstbewusster Mitarbeiter sind, der mit Verantwortung und Problemen mit Anmut umgehen kann.

„Eine gute Entschuldigung kann Türen öffnen, nicht schließen“, fügte Graham hinzu.

4. Schlagen Sie einen Plan oder eine Lösung vor.

Nachdem Sie über die Lektion gesprochen haben, die Sie gelernt haben, schlagen Sie einen Plan vor, sprechen Sie eine Lösung durch oder erwähnen Sie, wie Sie helfen können, die Situation zu korrigieren. Dies ist die zweite Stufe, um die Diskussion weg vom Fehler und hin zu einem positiven Ergebnis zu führen. Indem Sie Ihre Hilfsbereitschaft kommunizieren, untermauern Sie die Lektion, die Sie aus dem Fehler gelernt haben, mit sinnvollen Maßnahmen.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, werden Sie sich nach einem großen Fehler am Arbeitsplatz in die bestmögliche Position bringen. Jede Situation ist anders, aber wenn Sie diesem Plan folgen, werden Ihre Kollegen, Ihr Vorgesetzter oder Ihre Mitarbeiter irgendwann einlenken.

Was Sie vermeiden sollten, wenn Sie sich bei der Arbeit entschuldigen

Sich bei Bedarf zu entschuldigen ist wichtig, aber sich auf die falsche Art – oder zur falschen Zeit – zu entschuldigen, kann schlimmer sein, als zu schweigen. Hier sind einige wichtige Dinge, die Sie bei Ihren Entschuldigungen am Arbeitsplatz vermeiden sollten:

Sich zu viel entschuldigen

Im Allgemeinen ist es keine kluge Strategie, sich für jede Kleinigkeit zu entschuldigen, die man falsch macht. Obwohl es in einigen Fällen angemessen ist, sollten Entschuldigungen am Arbeitsplatz nach großen Fehlern oder wenn Ihr gesamtes Team oder eine Gruppe von Kollegen Zeuge eines Durcheinanders wird, erfolgen. Sich rund um die Uhr zu entschuldigen, kann laut Salemi am Arbeitsplatz einen falschen Eindruck erwecken.

Übernehmen Sie die Schuld für Dinge, die nicht in Ihrer Verantwortung liegen

Sie brauchen sich nicht dafür zu entschuldigen, dass jemand anderes in Ihrem Team – nicht einmal ein Vorgesetzter – nicht seinen Beitrag leistet. Das ist wahr, auch wenn ihr Fehler dich nicht so toll aussehen lässt.

Anstatt sich bei demjenigen zu entschuldigen, der darum bittet, dass etwas korrigiert wird, sagen Sie, dass Sie sich mit den entsprechenden Personen darum kümmern. Nennen Sie niemanden – Sie wollen Ihre Teamkollegen nicht unter den Bus werfen – aber legen Sie einen Aktionsplan vor, ohne sich zu entschuldigen.

Sich weiterhin entschuldigen, die nicht erkannt werden (oder zu wenige Entschuldigungen von anderen hören)

Obwohl Entschuldigungen unangenehm sein können, dienen sie auch als Fenster in die Kultur Ihres Unternehmens. Wenn Sie feststellen, dass Sie eine angemessene Entschuldigung aussprechen, die immer noch nicht gut ankommt, kann dies ein Vertrauenskiller am Arbeitsplatz sein. In diesem Fall ist es möglicherweise an der Zeit, Ihren aktuellen Arbeitsplatz zu analysieren und zu entscheiden, ob er gut zu Ihnen passt. Dies gilt auch, wenn sich Vorgesetzte und Kollegen entschuldigen (oder sich nicht entschuldigen).

„Chefs stehen nicht über dem Gesetz“, sagte Salemi. „Führung kommt von oben nach unten.“

Tipp: Wenn Ihre Entschuldigungen auf taube Ohren stoßen – oder wenn Sie Entschuldigungen von anderen nicht hören, wenn Sie sollten – sind Sie vielleicht nicht das Problem. Ihr aktueller Arbeitsplatz oder Ihre Unternehmenskultur könnte das Problem sein.

Konstruktive Kritik als Rüge ansehen

Teammitglieder auf allen Ebenen können und sollten konstruktive Kritik von ihren Kollegen erhalten. Untersuchungen haben ergeben, dass konstruktive Kritik nach Abschluss einer Aufgabe einen erheblichen Einfluss auf die zukünftige Leistung hat . Eine Möglichkeit, diese zukünftige Wirkung zu schwächen, besteht jedoch darin, konstruktive Kritik als Rüge zu verstehen.

Wenn dir jemand rät, etwas anders zu machen, tut er das nicht aus Geringschätzung oder bösem Willen. Wenn überhaupt, möchten sie, dass Sie sich verbessern, und unternehmen aktive Schritte, um Ihnen dabei zu helfen. Deshalb sollten Sie nicht „es tut mir leid“ sagen, wenn Sie konstruktive Kritik erhalten. Sagen Sie stattdessen „Danke“ und befolgen Sie dann den Rat, den Sie erhalten haben.

Keine Korrekturmaßnahmen ergreifen

Wenn etwas, das du getan hast, eine Entschuldigung verdient, ist es eine Sache zu sagen, dass es dir leid tut. Es ist eine andere, Ihren Worten Taten folgen zu lassen. Entschuldigen Sie sich also nicht einfach – entwickeln Sie einen Plan, wie oben beschrieben, und handeln Sie danach. Auf diese Weise klingt deine Entschuldigung nicht hohl, und du kannst jedes verlorene Vertrauen in die Folgen, die du wieder zusammensetzt, wieder aufbauen.

Wenn Sie nicht sofort Abhilfe schaffen können, kann eine gute Entschuldigung bedeuten, dass Sie zeigen, was Sie beim nächsten Mal anders machen werden.

Beispiel für eine gute Entschuldigung

Hier ist ein einfaches Beispiel für eine gute Entschuldigung, die diesen vier Schritten folgt:

„Hallo Anna. Ich möchte mich für den Fehler im Budget dieses Monats entschuldigen. Ich habe nicht richtig mit dem Team kommuniziert, weshalb die Zahlen nicht übereinstimmen. Ich weiß jetzt, dass ich Bennett und Kiely in alle meine zukünftigen Haushaltsbesprechungen einbeziehen muss, weil sie einen wichtigen Beitrag leisten. Ich habe die Zahlen angepasst und kann das Budget für diesen Monat jetzt erneut einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass dies eine angemessene Vorgehensweise ist. Danke, dass Sie mit mir daran gearbeitet haben.“

Weitere Tipps für eine gute Entschuldigung

Die vier obigen Schritte sind ideal, um eine Entschuldigung zu erstellen. Sie sollten jedoch einige andere Tipps beachten, wenn Sie sich entschuldigen.

• Halten Sie es kurz und bündig. Mehrere Experten schlagen vor, Ihre Entschuldigungen schnell und schmerzlos aufzubewahren. Langes Geschwätz kann das Ereignis unangenehm machen und dazu führen, dass die eigentliche Entschuldigung mitten in einer langen Diskussion verloren geht. Denke nicht darüber nach, was passiert ist, und versuche nicht, deine Situation zu erklären. Sagen Sie, dass es Ihnen leid tut, und gehen Sie zu den Lektionen und Lösungen. Danach geht es weiter. Es ist nicht nötig, bei dem, was passiert ist, zu verweilen.
• Tun Sie es so schnell wie möglich. Warte nicht darauf, dich zu entschuldigen. Beheben Sie die Situation sofort, damit alle weitermachen können.
• Es ist in Ordnung, wenn es unangenehm ist. Entschuldigungen sind peinlich, besonders wenn sie persönlich sind. Akzeptieren Sie die Verrücktheit der Situation. Erinnere dich daran, dass eine angemessene Entschuldigung vor allem anderen eine Übung in gutem Charakter ist. Wie Graham bereits sagte, öffnet eine Entschuldigung manchmal Türen.
• Versuchen Sie, sich persönlich zu entschuldigen. Während E-Mail-Entschuldigungen manchmal angemessen sind, bemühen Sie sich, sich persönlich zu entschuldigen, wenn Sie einen großen Fehler gemacht haben. Es mag unangenehm oder schwierig sein, aber Ihre Kollegen werden Sie respektieren, wenn Sie sich die Zeit nehmen, sich direkt zu entschuldigen. Sie können mit einer besseren Auflösung gehen – es ist oft einfacher, sich persönlich zu verbinden als per E-Mail. Jeder weiß, wie leer eine „Kein Problem“-E-Mail-Antwort sein kann. Eine persönliche Entschuldigung ist möglicherweise nicht möglich, wenn Ihr Team vollständig remote arbeitet. In diesem Fall können die besten Videokonferenzdienste wie Microsoft Teams eine Lösung bieten.

Wie entschuldige ich mich als Manager?

Es gibt universelle Regeln für Entschuldigungen, die jeder bei der Arbeit befolgen sollte, aber es gibt auch einige wichtige Unterschiede zwischen Entschuldigungen von Managern und Entschuldigungen von Kollegen.

Während alle oben genannten Regeln für Manager gelten, gibt es zusätzliche Überlegungen dazu, wie Manager sich bei ihrem Team entschuldigen sollten, wenn sie einen Fehler machen. Der wichtigste Aspekt einer Entschuldigung des Managements ist, den Fehler einzugestehen. Manager zeigen wahre Führung, wenn sie mit gutem Beispiel vorangehen. Indem Sie zeigen, dass Sie keine Angst davor haben, falsch zu liegen, geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, dasselbe zu tun.

1. Entschuldigen Sie sich vor Ihrem Team. Die allgemeine Regel lautet: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen öffentlich einen Fehler machen, sollten Sie sich vor Ihrem gesamten Team entschuldigen. Dies sollte persönlich oder per Video-Chat erfolgen, wenn Sie Remote-Mitarbeiter verwalten, und sollte die Diskussion über Lektionen und Lösungen für die Zukunft anregen.
2. Lasse gegebenenfalls eine private Entschuldigung folgen. Wenn ein Vorfall mit einem bestimmten Mitarbeiter auftritt und andere Teammitglieder Zeuge davon werden, entschuldigen Sie sich bei dieser Person unter vier Augen und erneut vor dem gesamten Team. Eine öffentliche Entschuldigung kann Ihrem Mitarbeiter gerecht werden und zeigen, dass Sie sich dessen bewusst sind, was passiert ist. Die private Entschuldigung kann alle Wunden, die das Ereignis verursacht hat, weiter heilen.

Tipp: Wenn Sie ein Manager sind, lernen Sie, bei der Einstellung emotionale Intelligenzfähigkeiten zu erkennen. Diese Menschen können ihre Emotionen verstehen und mit ihnen umgehen und werden wahrscheinlich mit Entschuldigungen mit Anmut umgehen.

Was Entschuldigungen über die Unternehmenskultur aussagen

Sie werden Fehler bei der Arbeit machen und müssen sich dafür entschuldigen. Salemi empfiehlt, darauf zu achten, wie Ihre Entschuldigungen bei der Arbeit aufgenommen werden. Sie sagte, die Arbeitnehmer sollten sich bewusst sein, wie sich ihre Kollegen und Vorgesetzten entschuldigen, wenn sie Fehler machen. Wenn Mitarbeiter respektlos sind und sich die Leute routinemäßig entschuldigen, Probleme vertuschen oder anderen hartnäckig die Schuld für Probleme geben, ist es vielleicht an der Zeit, in ein neues Unternehmen zu wechseln.

Wie bei jedem Job, jeder Aufgabe oder Beziehung zeigt sich das wahre Gesicht, wenn Situationen kompliziert werden und Menschen auf die Probe gestellt werden. Fehler und Entschuldigungen bieten einen Einblick, wer Ihre Kollegen wirklich sind, und geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre aktuelle Arbeitssituation einzuschätzen und festzustellen, ob die Kultur zu Ihnen passt.

Max Freedman hat zum Schreiben und Recherchieren dieses Artikels beigetragen. Quelleninterviews wurden für eine frühere Version dieses Artikels durchgeführt.