So erstellen Sie eine Checkliste in Microsoft Excel

Viele Apps können Checklisten erstellen, aber brauchen Sie noch eine weitere App? Wenn Sie beispielsweise bereits Tabellenkalkulationen verwenden, können Sie ganz einfach eine Checkliste in Microsoft Excel erstellen.

Auch wenn Sie es nicht als einfache To-Do-Listen-App verwenden möchten, ist eine Checkliste eine hervorragende Möglichkeit, direkt in der Tabelle selbst nachzuverfolgen, was Sie in Ihrer Tabelle noch tun müssen.

Sehen wir uns an, wie Sie in höchstens fünf Minuten eine Checkliste in Excel erstellen.

So erstellen Sie eine Checkliste in Excel

Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Excel-Checkliste mit Kontrollkästchen erstellen, die Sie beim Abschließen der Punkte abhaken können. Es zeigt an, wann Sie alle Elemente abgehakt haben, damit Sie es auf einen Blick erkennen können.

Hier sind die einfachen Schritte, die wir im Folgenden skizzieren:

1. Aktivieren Sie die Registerkarte „Entwickler“.
2. Geben Sie die Punkte der Checkliste in Ihre Tabelle ein.
3. Fügen Sie die Kontrollkästchen und die erweiterte Formatierung hinzu.

1. Aktivieren Sie die Registerkarte „Entwickler“.

Sie müssen die Registerkarte „Entwickler“ im Menüband aktivieren, um eine Checkliste zu erstellen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Menüband und wählen Sie Menüband anpassen aus .

Aktivieren Sie in der Liste der Hauptregisterkarten auf der rechten Seite des Dialogfelds Excel-Optionen das Kontrollkästchen Entwickler und klicken Sie auf OK .

2. Geben Sie die Punkte der Checkliste in Ihre Tabelle ein

Geben Sie Ihre Aufgabenliste ein, ein Element pro Zelle. In unserem Beispiel haben wir eine Zelle mit der Gesamtzahl der Artikel und eine mit der Gesamtzahl der gepackten Artikel oder wie viele Artikel auf unserer Liste abgehakt sind.

Bin ich startklar ? Die Zelle wird rot mit NEIN , wenn nicht alle Elemente abgehakt sind.

Nachdem Sie alle Punkte abgehakt haben, wird die Frage Bin ich startklar? Zelle wird grün und zeigt JA an .

Klicken Sie auf die Registerkarte Entwickler . Klicken Sie dann im Abschnitt „ Steuerelemente “ auf „ Einfügen “ und klicken Sie auf das Kontrollkästchen (Formularsteuerelement) .

3. Fügen Sie die Kontrollkästchen hinzu

Wählen Sie die Zelle aus, in die Sie das Kontrollkästchen einfügen möchten. Sie werden sehen, dass sich rechts neben dem Kontrollkästchen Text befindet. Wir wollen nur das Textfeld, nicht den Text. Heben Sie bei ausgewähltem Kontrollkästchen-Steuerelement den Text neben dem Kontrollkästchen hervor und löschen Sie ihn.

Die Größe des Kontrollkästchen-Steuerelements wird nicht automatisch angepasst, nachdem Sie den Text gelöscht haben. Wenn Sie die Größe ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, um das Kontrollkästchen zu aktivieren, und klicken Sie dann mit der linken Maustaste darauf (um das Kontextmenü auszublenden). Es wird mit Kreisen an den Ecken ausgewählt (wie oben gezeigt).

Ziehen Sie einen der Kreise auf der rechten Seite in Richtung des Kontrollkästchens, um die Größe des Umrisses genau auf die Größe des Kontrollkästchens zu ändern. Dann können Sie das Kontrollkästchen mit dem vierköpfigen Cursor in die Mitte der Zelle verschieben.

Wir möchten dieses Kontrollkästchen auf den Rest unserer Aufgabenliste kopieren.

Um die Zelle auszuwählen, die das Kontrollkästchen enthält, wählen Sie eine beliebige Zelle um sie herum ohne Kontrollkästchen aus. Verwenden Sie dann eine der Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur, um zu der Zelle mit dem Kontrollkästchen zu wechseln.

Um das Kontrollkästchen in die anderen Zellen zu kopieren, bewegen Sie den Mauszeiger über die untere rechte Ecke der ausgewählten Zelle mit dem Kontrollkästchen, bis es sich in ein Pluszeichen verwandelt. Stellen Sie sicher, dass der Cursor KEINE Hand ist. Dadurch wird das Kontrollkästchen aktiviert.

Ziehen Sie das Pluszeichen nach unten über die Zellen, in die Sie das Kontrollkästchen kopieren möchten, und lassen Sie die Maustaste los. Das Kontrollkästchen wird in alle diese Zellen kopiert.

Erweiterte Checklistenformatierung

Je nachdem, wofür Sie Ihre Checkliste verwenden möchten, können Sie zusätzliche Formatierungselemente hinzufügen, um Ihre Liste zu validieren und ihren Status anzuzeigen.

Erstellen Sie eine Wahr/Falsch-Spalte

Für diesen Schritt müssen wir die Spalte rechts neben den Kontrollkästchen verwenden, um die TRUE- und FALSE – Werte für die Kontrollkästchen zu speichern. Dadurch können wir diese Werte verwenden, um zu testen, ob alle Kästchen aktiviert sind.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das erste Kontrollkästchen (nicht die Zelle mit dem Kontrollkästchen) und wählen Sie Steuerelement formatieren aus .

Klicken Sie auf der Registerkarte „Steuerelement“ im Dialogfeld „ Objekt formatieren“ auf die Zellenauswahlschaltfläche auf der rechten Seite des Felds „Zellverknüpfung “ .

Wählen Sie die Zelle rechts neben der Kontrollkästchenzelle aus. Ein absoluter Verweis auf die ausgewählte Zelle wird in das Feld „Zellverknüpfung“ in der kompakten Version des Dialogfelds „ Formatsteuerelement “ eingefügt.

Klicken Sie erneut auf die Zellenauswahlschaltfläche, um das Dialogfeld zu erweitern. Klicken Sie abschließend im Dialogfeld auf OK , um es zu schließen.

Wiederholen Sie den Vorgang für jedes Kontrollkästchen in Ihrer Liste.

Geben Sie die Gesamtzahl der Artikel ein und berechnen Sie die geprüften Artikel

Geben Sie als Nächstes die Gesamtzahl der Kontrollkästchen in Ihrer Liste in die Zelle rechts neben der Zelle „Elemente insgesamt“ ein.

Lassen Sie uns eine spezielle Funktion verwenden, die berechnet, wie viele Kontrollkästchen aktiviert wurden.

Geben Sie den folgenden Text in die Zelle rechts neben der Zelle mit der Bezeichnung Items Packed (oder wie auch immer Sie es genannt haben) ein und drücken Sie die Eingabetaste .

=COUNTIF(C2:C9,TRUE)

Dadurch wird die Anzahl der Zellen in der C -Spalte (von Zelle C2 bis C9 ) gezählt, die den Wert TRUE haben .

In Ihrem Blatt können Sie „ C2:C9 “ durch den Spaltenbuchstaben und die Zeilennummern ersetzen, die der Spalte rechts neben Ihren Kontrollkästchen entsprechen.

Blenden Sie die Wahr/Falsch-Spalte aus

Wir brauchen die Spalte mit den angezeigten TRUE- und FALSE -Werten nicht, also blenden wir sie aus. Klicken Sie zunächst auf die beschriftete Spaltenüberschrift, um die gesamte Spalte auszuwählen. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift und wählen Sie Ausblenden aus .

Die beschrifteten Spaltenüberschriften überspringen jetzt C , aber eine doppelte Linie zeigt eine ausgeblendete Spalte an.

Überprüfen Sie, ob alle Kontrollkästchen aktiviert sind

Wir verwenden die IF- Funktion für Bin ich startklar? (oder wie auch immer Sie es nennen), um zu sehen, ob alle Kontrollkästchen aktiviert sind. Wählen Sie die Zelle rechts neben Bin ich startklar? und geben Sie den folgenden Text ein.

=IF(B11=B12,"YES","NO")

Das heißt, wenn die Zahl in Zelle B10 gleich der Zahl ist, die aus den angekreuzten Kästchen in B11 berechnet wurde , wird automatisch JA in die Zelle eingetragen. Andernfalls wird NEIN eingetragen.

Bedingte Formatierung anwenden

Sie können die Zelle auch farblich codieren, je nachdem, ob die Werte in den Zellen B10 und B11 gleich sind. Dies wird als bedingte Formatierung bezeichnet .

Sehen wir uns an, wie die Zelle rot wird, wenn nicht alle Kontrollkästchen aktiviert sind, und grün, wenn dies der Fall ist. Informationen zum Erstellen von Regeln finden Sie in unserem Artikel über bedingte Formatierung.

Wählen Sie die Zelle neben „Bin ich startklar?“ aus. In dieser Beispieltabelle ist es B14.

Erstellen Sie mit dem Dialogfeld Manager für Regeln für bedingte Formatierung eine Regel für diese Zelle. Gehen Sie zu Start > Bedingte Formatierung > Neue Regeln . Wählen Sie dann die Regel Verwenden Sie eine Formel, um zu bestimmen, welche Zellen formatiert werden sollen.

Geben Sie den folgenden Text in das Feld Werte formatieren, bei denen diese Formel wahr ist ein.

Ersetzen Sie B11 und B12 durch die Zellbezüge für Ihre Gesamtzahl der Artikel und Artikel verpackt (oder wie auch immer Sie diese Zellen benannt haben), wenn sie nicht gleich sind. (Siehe unsere Anleitung zum Excel-Namensfeld, wenn Sie weitere Informationen dazu benötigen.)

=$B11<>$B12

Klicken Sie dann auf Format und wählen Sie eine rote Füllfarbe aus und klicken Sie auf OK .

Erstellen Sie eine weitere neue Regel desselben Typs, aber geben Sie den folgenden Text in das Feld Werte formatieren, bei denen diese Formel wahr ist ein. Ersetzen Sie erneut die Zellbezüge entsprechend Ihrer Checkliste.

=$B11=$B12

Klicken Sie dann auf Format und wählen Sie eine grüne Füllfarbe aus und klicken Sie auf OK .

Geben Sie im Dialogfeld Regel- Manager für bedingte Formatierung einen absoluten Bezug für die Zelle, die Sie grün oder rot färben möchten, in das Feld Gilt für ein.

Geben Sie für beide Regeln denselben Zellbezug ein. In unserem Beispiel haben wir =$B$13 eingegeben .

Klicken Sie auf OK .

Bin ich startklar ? Zelle in Spalte B wird grün und zeigt JA an, wenn alle Kontrollkästchen aktiviert sind. Wenn Sie ein Element deaktivieren, wird es rot und zeigt NEIN an .

Excel-Checkliste vollständig? Prüfen!

Sie können eine Checkliste in Excel ganz einfach erstellen. Aber es ist nur eine Art von Liste. Sie können mit Ihren benutzerdefinierten Elementen auch Dropdown-Listen in Excel erstellen.

Haben Sie auch Informationen, die Sie häufig verwenden, wie Abteilungsnamen und Namen von Personen? Probieren Sie diese Methode aus, um benutzerdefinierte Excel-Listen für wiederkehrende Daten zu erstellen, die Sie immer benötigen.