So erstellen Sie eine Projektanfragetafel in Google Sheets

Vielleicht sind Sie in einer Situation, in der Sie Ihre Kollegen um Hilfe bitten oder ihnen Aufgaben schicken müssen, aber Sie fühlen sich dabei etwas unbehaglich – oder Sie kümmern sich einfach nicht um all die Anrufe und E-Mails hin und her. Warum nicht eine Projektanfragetafel erstellen?

Während Sie sich für ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp oder Asana anmelden und Ihre Kollegen dazu bringen könnten, sich Ihnen anzuschließen, haben Sie möglicherweise bereits Zugriff auf eine einfache, kostenlose Lösung – Google Sheets. Folgen Sie diesem Artikel, um zu erfahren, wie Sie mit diesem gängigen Tabellenkalkulationstool ein Board für Projektanfragen erstellen können.

Erstellen eines Board-Layouts für Projektanfragen in Google Sheets

Die Erstellung einer Projektanfragetafel hat zwei Ziele. Es dient Ihnen dazu, die Reibung zu überwinden, die durch das Delegieren von Aufgaben entsteht. Außerdem wird die Hin- und Herkommunikation reduziert, wodurch Sie Zeit sparen.

Im Wesentlichen legen Sie mit jeder Aufgabe, die Sie dem Board hinzufügen, alles fest, was Ihr Kollege wissen muss, um sie abzuschließen. Sie sollten also konsistent sein und ein Layout erstellen, das Sie jedes Mal auffordert, wichtige Details hinzuzufügen. Details wie:

• Fälligkeitstermine.
• Priorität.
• Beschreibungen.
• Wer ist verantwortlich.
• Wer weist es zu.

Da jeder Arbeitsplatz anders ist, können Sie möglicherweise einige zusätzliche Details hinzufügen, um ihn an die Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen. Nehmen Sie sich also einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, bevor Sie beginnen. Wenn Ihnen jetzt keine einfallen, können Sie sie später hinzufügen, aber denken Sie daran, weniger ist mehr. Sie möchten keine unnötigen Schritte hinzufügen.

Um mit Ihrem Board für Projektanfragen zu beginnen, öffnen Sie ein leeres Dokument in Google Sheets. Schreiben Sie die folgenden Titel und alle Extras, die Ihnen einfallen, oben in die Tabelle:

• Aufgabe – hier geben Sie der Aufgabe einen eindeutigen Titel.
• Beschreibung – Unter diesem Titel schreiben Sie eine kurze Zusammenfassung dessen, was sie tun sollen. Um die Dinge ordentlich zu halten, verwenden Sie Clip in Ihren Textumbrucheinstellungen , um Text unter die nächste Zelle zu stecken.
• Verantwortlicher – hier markieren Sie den Kollegen, dem Sie die Aufgabe übergeben.
• Priorität – hier können Sie die Dringlichkeit anzeigen.
• Fällig – hiermit wird der Abgabetermin der Aufgabe mitgeteilt.
• Status – Ihr Team verwendet diese Spalte, um den Fortschritt zu teilen.
• Erstellt von – Der Delegierende trägt hier seinen Namen ein, damit die Beauftragten wissen, von wem die Aufgabe und die Informationen stammen.

Heben Sie Ihre Titel hervor, indem Sie sie fett darstellen und der Zeile eine Hintergrundfarbe hinzufügen. Sie können auch die oberste Zeile Ihrer Google-Tabelle einfrieren, indem Sie sie markieren und im oberen Menü auf Ansicht , Einfrieren und dann auf 1 Zeile gehen .

Hinzufügen von Statusschaltflächen in Google Sheets

Das Hinzufügen einer Status-Schaltfläche zu Ihrem Projektanfrage-Board gibt Ihnen und Ihren Kollegen eine schnelle Möglichkeit, Fortschritte zu teilen. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, sich einen schnellen Überblick über die Arbeitsbelastung aller zu verschaffen und festzustellen, ob jemand eine zusätzliche Hand gebrauchen könnte. Einige Beispiele für Status, die Sie verwenden können, sind:

• Machen.
• Tun.
• Erledigt.
• Gesteckt.
• In Wartestellung.
• Zur Durchsicht.

Sie können eine Arbeitsstatus-Schaltfläche erstellen, ähnlich wie Sie sie in Projektmanagement-Software wie ClickUp und Asana finden, indem Sie Ihrem Blatt ein Dropdown-Menü hinzufügen. Um dies zu tun:

1. Markieren Sie Ihre Statusspalte. Halten Sie STRG oder CMD gedrückt und klicken Sie auf die Titelzelle, um sie abzuwählen.
2. Gehen Sie im oberen Menü zu Daten .
3. Klicken Sie auf Datenvalidierung , und eine Seitenleiste wird geöffnet.
4. Stellen Sie unter Kriterien sicher, dass Sie Dropdown ausgewählt haben.
5. Geben Sie Ihre Optionen in die Textfelder unten ein und verwenden Sie die Schaltfläche Weiteres Element hinzufügen, um zusätzliche Spots zu erstellen.
6. Weisen Sie jedem die Farbe Ihrer Wahl zu.
7. Klicken Sie auf Fertig .

Jetzt haben Sie ein Menü, mit dem Ihr Team den Status einer Aufgabe anzeigen kann. Am Ende der Liste befindet sich eine Schaltfläche zum Bearbeiten, die jedoch nur für die ausgewählte Zelle funktioniert. Um alle Ihre Statusschaltflächen zu ändern, kehren Sie zum Datenvalidierungsmenü zurück und wählen Sie die Regel, die Sie bearbeiten möchten, aus der Seitenleiste aus.

Wiederholen Sie diese Schritte, um bei Bedarf Schnelloptionen zu Ihren Spalten Priority , Assignee und Created by hinzuzufügen .

Verwenden von Kommentaren zum Zuweisen und Besprechen von Aufgaben in Google Sheets

Wenn Sie einfach jemanden in der Tabelle taggen oder erwähnen, sendet Google keine Benachrichtigung. Wenn Sie jemanden einem Projekt zuweisen, können Sie ihm mit diesen Schritten eine Vorwarnung geben:

1. Wählen Sie den Namen der Aufgabe aus, die Sie ihnen übergeben möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Kommentar oder gehen Sie zum Sprechblasensymbol in der Symbolleiste.
3. Geben Sie @ und dann ihren Namen oder ihre E-Mail-Adresse ein – wenn Sie möchten, können Sie hier auch eine Nachricht einfügen.
4. Klicken Sie auf Zuweisen .

Wenn Ihr Kollege jetzt Fragen hat, kann er diese als Kommentar im selben Thread hinzufügen. Indem Sie alle Ihre Mitteilungen über die Aufgabe am selben Ort aufbewahren, an dem Sie sie zugewiesen haben, wissen Sie beide genau, wo Sie die Unterhaltung später wieder finden können, wenn jemand eine Auffrischung benötigt.

Verwenden des Versionsverlaufs in Google Sheets

Da das Blatt von mehr als einer Person verwendet wird, ist es gut, ein Backup zu haben, falls jemand versehentlich wichtige Informationen löscht oder überschreibt. Oben auf Ihrem Blatt sehen Sie einen Hyperlink, der angibt, dass die letzte Änderung vorgenommen wurde. Klicken Sie darauf, und Sie sehen Backups von früheren Arbeitssitzungen und die vorgenommenen Änderungen.

Die Verwendung des Versionsverlaufs in Google Sheets ist praktisch, da Sie Ihre früheren Projekte und Notizen sehen können, wenn Sie eine Aufzeichnung davon benötigen. Sie können aber auch zu einer früheren Version zurückkehren, wenn Ihr Blatt irgendwie durcheinander kommt – das passiert.

Hinweis : Wenn Sie eine direktere Aufzeichnung abgeschlossener Aufgaben wünschen, fügen Sie Ihrem Dokument mithilfe des Plus-Symbols unten links auf Ihrem Bildschirm ein weiteres Blatt hinzu und schneiden Sie Ihre Zeilen dort aus und fügen Sie sie ein, sobald sich der Status in Erledigt ändert .

Holen Sie sich die Zusammenarbeit mit Google Sheets

Das Erstellen einer Projektanfragetafel in Google Sheets ist eine hervorragende Möglichkeit, Zeit beim Delegieren und Zusammenarbeiten an Aufgaben zu sparen. Es wird nicht nur weniger hin und her gehen, sondern jeder wird wissen, wo er die Informationen für Aufgaben finden kann, und alles an einem Ort haben.

Es hilft Ihnen auch, einige der Unbeholfenheiten zu vermeiden, die Sie fühlen könnten, wenn Sie um Hilfe bitten oder Aufgaben verteilen. Damit wirst du dich im Laufe der Zeit wohler fühlen.