So erstellen Sie Alexa for Business Skills ohne Programmiererfahrung

• Alexa for Business ist ein Sprachassistent, der dabei hilft, die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern.
• Es ermöglicht die Platzierung gemeinsam genutzter Geräte in Ihrem gesamten Büro, auf die Mitarbeiter mit ihren persönlichen Geräten zugreifen können.
• Mit den Skill Blueprints von Amazon können Sie benutzerdefinierte Alexa-Skills ohne Programmierkenntnisse erstellen.
• Dieser Artikel richtet sich an Unternehmer und Fachleute, die lernen möchten, wie man Alexa for Business-Skills ohne Programmierung erstellt.

Während Alexa von Amazon zu einem beliebten Tool geworden ist, um das Licht einzuschalten, Musik abzuspielen und Ihre Einkaufslisten zu speichern, bietet es jetzt zusätzliche Vorteile am Arbeitsplatz.

Ob es darum geht, Mitarbeiterfragen zu beantworten oder Besprechungen zu planen, Alexa for Business ist ein nützliches Gerät zur Steigerung der Produktivität im Büro. Einige Fachleute zögern jedoch, diesen Sprachassistenten zu verwenden, weil sie sich nicht sicher sind, wie schwierig – und kostspielig – es sein wird, die Aufgaben zu erstellen, die sie implementieren möchten.

Die gute Nachricht für nichttechnische Fachleute ist, dass Amazon seine eigenen Skill Blueprints veröffentlicht hat . Damit können Sie Ihre eigenen Skills in wenigen Minuten kostenlos und ohne Codierung erstellen. Es ist eine von einer wachsenden Anzahl von Technologien, die die Produktivität verbessern und gleichzeitig Geld sparen können.

Was ist Alexa für Unternehmen?

Während sich Ihre Alexa zu Hause auf persönlichere Aufgaben konzentriert, wurde Alexa for Business speziell entwickelt, um Mitarbeitern zu helfen, organisiert zu bleiben, indem sie ihre Fragen beantworten und die Produktivität steigern.

Mit Alexa for Business können Arbeitgeber gemeinsam genutzte Geräte an ihren Arbeitsplätzen installieren. Sie können beispielsweise in Konferenzräumen aufgestellt und zum Starten und Steuern von Konferenzsystemen verwendet werden. Gemeinsam genutzte Geräte könnten auch in anderen Bereichen wie Kopierräumen und Lobbys platziert werden.

Zu den Alexa-Geräten, die Sie auf diese Weise verwenden können, gehören Echo, Echo Plus und Echo Dot. Darüber hinaus können Mitarbeiter ihre eigenen Geräte in ihren Büros haben, um ihre Produktivität zu steigern, indem sie ihre Kalender und Aufgabenlisten verwalten.

Bei Verwendung in privaten Räumen wie einem Büro gelten Mitarbeiter als registrierte Benutzer. Sie können Alexa for Business auf jedem Alexa-Gerät im Büro oder zu Hause nutzen. Der Zugriff auf Alexa for Business von Heimgeräten gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, von ihrem Büro oder Wohnzimmer aus auf ihren Kalender und andere persönliche Fähigkeiten zuzugreifen.

So richten Sie Alexa for Business ein

Der Einrichtungsprozess für Alexa for Business beginnt mit der Registrierung und Einrichtung eines Kontos in der Alexa for Business-Konsole. Als nächstes kaufen Sie die gewünschten Geräte für Ihr Unternehmen. Sobald sie angekommen sind, befolgen Sie die Schritte im Amazon Admin Guide für die Geräteeinrichtung und um mit der Registrierung einzelner Benutzer zu beginnen.

Die Kosten für Alexa for Business bestehen aus zwei Komponenten. Es gibt eine monatliche Gebühr für jedes gemeinsam genutzte Gerät, das Ihre Organisation hat, und für die Anzahl der registrierten Benutzer.

• Geteilte Geräte: 7 $ pro Gerät
• Eingeschriebene Benutzer: 3 $ pro Benutzer

Tipp: Wenn Ihr Unternehmen Alexa for Business in öffentlichen Bereichen wie Konferenzräumen und Lobbys nutzen möchte, anstatt dass Mitarbeiter den Dienst in ihren Büros oder zu Hause nutzen, müssen Sie keine registrierten Benutzer haben. Zahlen Sie einfach die monatliche Gebühr für jedes gemeinsam genutzte Gerät.

So verwenden Sie Alexa für Unternehmen

Unternehmen jeder Größe können Alexa for Business auf vielfältige Weise nutzen. Gemeinsam genutzte Geräte können überall im Büro platziert werden, üblicherweise in Konferenzräumen, da Alexa for Business in gängige Videokonferenzdienste integriert werden kann.

Dies ist ein Teil der derzeit kompatiblen Hardware:

• Cisco TelePresence-Systeme
• Cisco Webex Room-Kits
• Poly Group-Serie (mit Alexa for Business in Poly Trio 8500- und 8800-Einheiten integriert)
• Zoom-Räume
• Crestron 3-Serie

Alexa for Business integriert auch Office 365-, Google Workspace- und Microsoft Exchange-Kalender. Auf diese Weise können Sie Sprachbefehle verwenden, um geplante Meetings nachzuschlagen oder Meetings automatisch von einer Reihe von Unified Communications-Systemen beizutreten, darunter Amazon Chime, BlueJeans, Cisco, RingCentral und Zoom-Videokonferenzen.

Hast Du gewusst? Wir haben zuvor Webex als den besten Videokonferenzdienst für die Zusammenarbeit identifiziert.

Zu den spezifischen Funktionen, die Alexa handhaben kann, gehören das Starten, Beitreten und Beenden eines Meetings sowie das Anfordern eines Anrufs bei der IT-Abteilung, wenn technische Schwierigkeiten auftreten. Im Folgenden betrachten wir einige andere häufige Verwendungen.

Alexa für Business-Fallstudien

Harsha Reddy, Mitbegründerin und Chefredakteurin von Small Biz Genius, erwog, eine Büroassistentin einzustellen, die bei Besprechungen helfen und andere lose Dinge in Ordnung bringen könnte. Stattdessen entschied sich das Unternehmen für Alexa for Business, um einige dieser Aufgaben zu erledigen.

„Wir verwenden Alexa hauptsächlich, um uns in Besprechungen einzuloggen und uns um Zeitpläne zu kümmern, sowie um den Fortschritt verschiedener Prozesse zu überprüfen“, sagte Reddy. „Wir hatten sie mit unserem Firmen-Google-Kalender und unseren individuellen Arbeitskalendern verbunden.“

Mitarbeiter, die registrierte Benutzer sind, können Alexa auf verschiedene Weise verwenden: um Besprechungen zu planen und ihnen beizutreten, auf unternehmensweite Anwendungen zuzugreifen, Kalender zu überprüfen, Aufgabenlisten zu erstellen, Erinnerungen festzulegen und Anrufe zu tätigen.

Als CEO von Ecopreneurist hat Ollie Smith den Wert von Alexa for Business erkannt. „Meiner Erfahrung nach hat der Service es meinen Mitarbeitern ermöglicht, durch die automatisierte Verwaltung von Zeitplänen, Erinnerungsbenachrichtigungen und die Möglichkeit, sich aus der Ferne in Team-Konferenzanrufe einzuwählen, viel produktiver zu werden. Darüber hinaus ermöglicht das intuitive System meinen Managern, die individuelle Gerätenutzung vom zentralen Dashboard aus zu überwachen und dabei wertvolle Zeit zu sparen.“

David Alexander, Inhaber des Bildungsblogs Mazepress, sagte, er habe Alexa in den letzten zwei Jahren in seinem Büro verwendet und es als vorteilhaft empfunden. Er glaubt, dass der digitale Assistent Ihren Arbeitsablauf beschleunigen kann, wenn Sie die richtigen Fähigkeiten einsetzen.

„Die Verwendung von Alexa als digitaler virtueller Assistent kann Ihnen definitiv Zeit im Büro sparen, aber es hängt weitgehend von der Art der wiederkehrenden Aufgaben ab, die Sie automatisieren können, und dies ist von Person zu Person unterschiedlich“, sagte Alexander. „Ich gehe davon aus, dass in den nächsten ein oder zwei Jahren weitere Unternehmenssuiten und Funktionen verfügbar werden, die die Möglichkeiten von Alexa erweitern werden.“

Beispiele für Alexa for Business Skills und ihre Vorteile für kleine Unternehmen

Jedes Unternehmen (und jede Branche) hat seine eigenen Anforderungen und Möglichkeiten für spezifische Fähigkeiten. Hier sind vier universelle Beispiele, wie Alexa for Business verwendet werden kann und welche Vorteile es bietet.

1. Erinnerungen und Planung: Das Festlegen von Erinnerungen zum Abschließen bestimmter Aktionen zu bestimmten Zeiten stellt sicher, dass Fristen nicht versäumt werden. Sie können beispielsweise eine Erinnerung für die wöchentliche Gehaltsabrechnung festlegen, um sicherzustellen, dass sie bei anderen Verwaltungsaufgaben nicht vergessen wird. Alexa kann sich auch mit Kalenderdiensten verzahnen und Einträge auf die Frage „Was steht in meinem Kalender?“ verbalisieren. Es kann sogar E-Mails lesen und beantworten, die über Gmail oder Microsoft 365 empfangen werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über ereignisbezogene E-Mails informiert sind.
2. Eventmanagement: Mit Alexa for Business können Sie Besprechungsräume buchen oder herausfinden, wer bestimmte Räume gebucht hat. Sie können auch fragen, wann das nächste Meeting in diesem Raum angesetzt ist, und die gebuchte Zeit in einem Konferenzraum verlängern, falls dieser frei ist. Dies ist vorteilhaft, um in Echtzeit zu verfolgen, welche Besprechungsräume verfügbar sind. Es ermöglicht auch die sofortige Stornierung einer Buchung, wodurch dieser Bereich für andere Personen freigegeben wird. Dies ist heutzutage besonders wertvoll, wenn Konferenzräume, die groß genug sind, um sozial distanzierte Meetings zu unterstützen, möglicherweise begrenzt sind.
3. Website-Überwachung: Alexa kann so programmiert werden, dass Websites überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie live bleiben, und um Ausfälle oder Ausfallzeiten zu melden. Die Vigil-Anwendung verteilt Push-Benachrichtigungen, wenn eine Website ausfällt, und ermöglicht so eine schnelle Reaktion, um sie wieder online zu bringen. Von Produktivitätsverlusten bis hin zu verpassten Anfragen, selbst ein vorübergehender Ausfall kann zu erheblichen Markenschäden und Datenverlusten führen. Sofortige Erkennung minimiert die Folgen eines Ausfalls.
4. Rechnungsunterstützung: Als sich wiederholende und oft vorhersehbare Aufgabe kann die Automatisierung der Rechnungsstellung Finanzangelegenheiten rationalisieren. Beispielsweise könnte Alexa so eingerichtet werden, dass es an die Rechnungsstellung am Monatsende erinnert oder eine ausstehende Forderung zu einem bestimmten Zeitpunkt verfolgt. Der Skill Accounts Debitoren Factoring berechnet Rechnungssummen und den Factoring-Satz. Wenn die Finanzierung nur einen kleinen Teil der Arbeitsbelastung des Personals ausmacht, kann Unterstützung begrüßt werden.

Fazit: Die Möglichkeit, diese Fähigkeiten zu entwickeln und den Mitarbeitern anzubieten, könnte den Ausschlag zugunsten des virtuellen Assistenten von Amazon gegenüber anderen intelligenten KI-Lautsprechern geben. Lesen Sie unseren vollständigen KI-Test von Siri vs. Cortana vs. Google Assistant vs. Alexa.

So erstellen Sie Ihre eigenen Alexa-Skills

Während die oben genannten Skills für die meisten Kunden und Branchen geeignet sind, kommt Alexa for Business voll zur Geltung, wenn Sie Skills erstellen, die spezifisch für Ihr Unternehmen sind. Vorgefertigte Fähigkeiten können von Vorteil sein, aber viele Unternehmen möchten Fähigkeiten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Einige Firmen wenden sich möglicherweise an Codierungsexperten und Entwickler, aber Amazon hat den Prozess der Erstellung eigener Fähigkeiten relativ einfach gemacht. Mit den Skill Blueprints können Personen ohne Programmierkenntnisse private Skills erstellen, die ausschließlich von ihrer Organisation und ihren Mitarbeitern verwendet werden.

Laut Amazon sind private Alexa-Skills sprachgesteuerte Funktionen, die das Alexa-Erlebnis verbessern, während sie für Mitglieder einer Alexa for Business-Organisation privat bleiben.

„Mit Alexa for Business Blueprints müssen Sie keine einzige Zeile Code schreiben, um einen privaten Skill für Ihren Arbeitsplatz zu erstellen“, schreibt das Unternehmen auf seiner Website. „Wählen Sie einen von Dutzenden benutzerfreundlichen Skill Blueprints aus, fügen Sie Informationen wie häufige Fragen und Antworten für Ihren Arbeitsplatz hinzu und veröffentlichen Sie den Skill als privaten Skill in Alexa for Business.“

Es gibt zwei Hauptarten von Business-Skills, die Sie erstellen können, ohne Code zu kennen: Business Q&As und Onboarding-Leitfäden.

Q&A-Fähigkeiten

Mit Q&A-Fähigkeiten können Sie Fragen (mit Antworten) erstellen, die Ihre Mitarbeiter möglicherweise stellen, wie z. B. „Wer verwaltet unsere sozialen Medien?“ oder „Wann ist der Helpdesk verfügbar?“

Mit Blueprints meldet sich ein Administrator an und gibt eine bestimmte Frage ein, zusammen mit Variationen derselben Abfragezeichenfolge, falls jemand sie nicht genau so stellt, wie sie geschrieben ist. Die Antwort wird bereitgestellt und kann mit Willkommens- und Endnachrichten angepasst werden. Sobald der Skill benannt und veröffentlicht wurde, kann er nur von registrierten Benutzern innerhalb Ihrer Organisation verwendet werden.

Onboarding-Leitfäden

Die andere wichtige Art von Business Skills, die mit Amazon Blueprints erstellt wurden, sind Onboarding-Leitfäden für neue Mitarbeiter, die unerlässlich sind, um Schäden durch schlechtes Onboarding zu vermeiden. Anstatt neue Mitarbeiter mit einem gedruckten Handbuch oder einem Link zu einer Website mit relevanten Informationen auszustatten, können sie mithilfe eines Alexa-Onboarding-Leitfadens Fragen an Alexa stellen, die sie möglicherweise haben.

Häufige Fragen könnten „Alexa, wie richte ich meine E-Mail auf meinem Telefon ein“ oder „Alexa, wie versende ich ein Paket?“ sein. Sie können Informationen über den Standort der Cafeteria oder des Kopierraums oder Kontaktinformationen für verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter enthalten.

Geben Sie für den Onboarding-Leitfaden alle Fragen an, die Sie beantworten möchten, und geben Sie dann die Schritte ein, die zum Ausfüllen der einzelnen Fragen erforderlich sind. Sobald Ihre privaten Skills veröffentlicht wurden, können Sie entscheiden, in welchen Räumen sie verfügbar sein sollen und ob Sie möchten, dass jeder registrierte Benutzer von jedem Gerät aus darauf zugreifen kann.

Sicherheit zuerst

Während diese Technologie Ihre Produktivität steigern und einige Ihrer Verwaltungsaufgaben erleichtern kann, sollten Sie sich bewusst sein, welche unternehmensweiten Informationen Sie in Ihre Fähigkeiten einbeziehen. Basierend auf dem kürzlichen Eingeständnis von Amazon, dass einige Alexa-Gespräche von Mitarbeitern mitgehört werden, vermeiden Sie es, sensible Informationen in Ihre Skills aufzunehmen.

„Die Wahrheit ist, dass eine böswillige Bedrohung auch herausfinden könnte, wie man sich in Alexa hackt“, sagte Will Ellis, IT-Berater und Gründer von Privacy Australia. „Den meisten Hackern ist es egal, worüber Sie zu Hause sprechen, aber Sie können darauf wetten, dass sich einige dafür interessieren, was in einem geschäftlichen Umfeld vor sich geht.“

Neil Cumins hat zum Schreiben und Recherchieren dieses Artikels beigetragen. Quelleninterviews wurden für eine frühere Version dieses Artikels durchgeführt.