So dokumentieren Sie Ihren Workflow-Prozess als Freiberufler

In den meisten Arbeitsumgebungen sind Ihre Workflow-Prozesse normalerweise bereits vorhanden, damit Sie sie befolgen können. Als Freiberufler müssen Sie dies jedoch selbst entwickeln und umsetzen. Das kann zunächst einschüchternd sein – aber nach einigem Experimentieren kann die Flexibilität, Ihre eigene Workflow-Dokumentation zu wählen, ermächtigend sein.

Warum sich die Mühe machen, Ihren Workflow-Prozess zu dokumentieren?

Warten Sie – wenn Sie niemand dazu zwingt, Ihren Arbeitsablauf zu dokumentieren, warum sollten Sie sich dann die Mühe machen? Ist es nicht genau das, worum es bei „sein eigener Chef“ geht?

Es stimmt: Als Freiberufler können Sie sich entscheiden, vieles nicht zu dokumentieren, wenn Sie das nicht wollen. Die Dokumentation Ihres Workflow-Prozesses kann Ihnen jedoch dabei helfen, Zeit einzuplanen, bessere Beziehungen zu Kunden aufrechtzuerhalten und Ihre Arbeit in Rechnung zu stellen.

Sie können versuchen, eine Zeit lang auf die Dokumentation zu verzichten. Aber im Laufe Ihrer freiberuflichen Karriere werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie immer mehr dokumentieren. Dies kann ein langer und schmerzhafter Prozess sein. Sich etwas Zeit zu nehmen, um Ihre Dokumentation zu erstellen, ist definitiv der einfachere und sanftere Weg.

Vorstellung Ihres Workflow-Prozesses

Das Dokumentieren Ihres Workflow-Prozesses kann ziemlich abstrakt und chaotisch erscheinen, wenn Sie nicht daran gewöhnt sind. Außerdem kann es je nach Art der Arbeit, die Sie tun, ziemlich unterschiedlich aussehen. Sie können diesen Artikel mit einem bereits abgeschlossenen Projekt weiterverfolgen. Das kann Ihnen helfen zu verstehen, wie ein Projekt zusammenbricht.

1. Brechen Sie Ihre Aufgabe auf

Der erste Schritt besteht darin, Ihre Aufgabe in Teile zu zerlegen. Als Autor oder Redakteur könnte dies die Gliederung eines Buches oder Artikels sein. Wenn Sie ein Künstler sind, können dies verschiedene Ebenen oder Komponenten des endgültigen Stücks sein. Was auch immer Sie tun, die Aufgabe sollte normalerweise in quantifizierbare Schritte zerlegt werden, die zusammen das endgültige Projekt ergeben.

Es ist aus mehreren Gründen wichtig, Ihre Aufgabe in Teile aufzuteilen. Erstens wird es die grundlegenden beweglichen Teile Ihrer Workflow-Dokumentation bilden. Außerdem kann es dir psychologisch helfen. Selbst wenn Sie kein großer Dokumentarfilmer sind, kann das Aufteilen einer Aufgabe in Teile dazu beitragen, dass sich ein großes Projekt überschaubarer anfühlt.

2. Erstellen Sie eine Checkliste und ein visuelles Flussdiagramm

Wenn Sie Ihre Aufgabe aufgeschlüsselt haben, verwandeln Sie jeden der Teile in einen Punkt auf einer Checkliste. Wie das Aufschlüsseln Ihrer Aufgabe an erster Stelle dient das Erstellen einer Checkliste zwei Zwecken: Sie hilft Ihnen, Ihren eigenen Fortschritt zu überwachen, und Sie hilft Ihnen, Ihren Fortschritt den Kunden mitzuteilen. Vielleicht finden Sie es auch hilfreich, Ihre Checkliste in ein visuelles Flussdiagramm umzuwandeln.

Dies ist besonders praktisch, wenn Ihr Projekt aus mehreren Schritten besteht. Wenn Sie beispielsweise ein Buch redigieren, muss möglicherweise jedes Kapitel skizziert, entworfen, zitiert und redigiert werden. So etwas auf einer Papier-Checkliste zu detaillieren, wäre chaotisch, besonders wenn Sie mit mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten, oder die Aufgaben die Schritte hin und her bewegen können.

Die Lösung, die Sie für diese Art von Setup verwenden, kann davon abhängen, wie autonom Sie sind. Wenn Sie mehr oder weniger in einem Vakuum arbeiten (wie es einige Freiberufler tun), könnte Ihr visuelles Flussdiagramm aus Haftnotizen auf einem Whiteboard bestehen. Wenn Sie eng mit Ihrem Kunden oder anderen Auftragnehmern zusammenarbeiten, können Sie eine gemeinsam nutzbare Workflow-Plattform wie Trello verwenden.

3. Definieren Sie Ziele und Zielsetzungen

Dieser Schritt mag etwas unnötig erscheinen. Warum brauchen Sie Ziele und Ziele, wenn Sie bereits eine Checkliste haben?

Auch mit einer Checkliste können Sie nicht das ganze Projekt auf einmal erledigen. Sie müssen immer noch entscheiden, wie viel von Ihrem Projekt Sie an einem Tag oder einer Woche oder nur zwischen den Check-ins bei Ihren Kunden erledigen möchten.

Um auf das Buchbeispiel zurückzukommen, möchten Sie alle Kapitel skizzieren, bevor eines der Kapitel entworfen wird? Möchten Sie mit dem Entwurf eines Kapitels beginnen, wenn das vorherige Kapitel noch bearbeitet werden muss? Das sind Fragen, die nur Sie beantworten können. Wenn Sie sie jedoch im Voraus beantworten, können Sie organisiert bleiben.

Auch hier können Sie mit klaren Zielen und Zielsetzungen den Überblick über Ihr Projekt behalten, aber auch dabei helfen, mit Ihrem Kunden darüber zu kommunizieren, wie das Projekt vorankommt – und wie Sie es erwarten.

4. Budget und Track-Zeit

Wenn Sie Ihre Ziele festgelegt haben, ist es an der Zeit, Ihre Zeit zu budgetieren.

Wie viel Zeit haben Sie, um das gesamte Projekt abzuschließen? Wie viel Zeit müssen Sie diesem Projekt innerhalb dieses Zeitrahmens widmen? Wie viel dieser Zeit muss für jedes Ziel aufgewendet werden? Haben Sie alle Zeit der Welt oder müssen Sie Prioritäten setzen und vielleicht auf einige Extras verzichten, um Termine einzuhalten?

Wenn Sie stundenweise bezahlt werden, erfassen Sie natürlich Ihre Zeit. Denken Sie daran, zu notieren, wie viel dieser Zeit in jeden Schritt des Projekts geflossen ist. Auf diese Weise haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wie viel Zeit Sie benötigen werden, sowohl für die Durchführung dieses Projekts als auch für die Budgetierung von Zeit für zukünftige Projekte.

Wenn Sie nach Projekt oder Leistung bezahlt werden, wie es einige Freiberufler tun, kann es verlockend sein, die Zeit überhaupt nicht zu erfassen. Aber auch hier kann es Ihnen helfen, ein besserer und effizienterer Freiberufler zu werden, wenn Sie verstehen, wie Sie Ihre Zeit nutzen. Erwägen Sie also, Ihre Zeit zu verfolgen und zu budgetieren – auch wenn niemand Sie dafür einsetzt.

Überprüfen, überwachen und optimieren

Nehmen Sie sich während der einzelnen Projekte und nach jedem Projekt Zeit, um über Ihre Workflow-Prozessdokumentation nachzudenken. Gab es Dinge, die Sie im Laufe der Zeit weiter zerlegt haben? Haben Sie für einige Aufgaben mehr oder weniger Zeit in Anspruch genommen als erwartet? Waren Ihre Ziele zu groß, um realistisch zu sein, oder zu klein, um hilfreich zu sein?

Wenn Sie diese Art von Arbeit während eines Projekts erledigen, können Sie für den Rest des Projekts so effizient wie möglich arbeiten. Diese Art der Arbeit zwischen Projekten kann Ihnen dabei helfen, zukünftigen Kunden genauere Angebote zu unterbreiten und Ihre eigene Zeit auf überschaubare und effektive Weise zu budgetieren.

Sie sind die Arbeit wert

Die meisten Kunden fordern nicht explizit eine Workflow-Dokumentation an. Es kann leicht sein, einen „Freelancer-Tunnelblick“ zu bekommen, also den Zwang, nichts zu tun, was der Kunde ausdrücklich verlangt. Aber etwas zusätzliche Arbeit zur Feinabstimmung Ihrer Terminplanung kann Ihnen helfen, ein effizienterer Freiberufler zu werden. Und das ist gut für alle.