So füllen Sie ein HCFA-Formular aus und reichen es ein

• Das HCFA-Formular wird von nicht institutionellen Praktikern verwendet, um Versicherungsunternehmen erbrachte Dienstleistungen in Rechnung zu stellen.
• Das HCFA-Formular umfasst medizinische Abrechnungscodes und die demografischen und Versicherungsinformationen des Patienten.
• Um ein HCFA-Formular einzureichen, füllen Sie alle 33 Felder aus und lassen Sie Ihr Formular durch einen Claim-Scrubber laufen, um Fehler zu identifizieren.
• Dieser Artikel richtet sich an Ärzte und Rechnungssteller, die die Formulare zur Einreichung medizinischer Ansprüche verstehen möchten.

Da 92 % der Amerikaner krankenversichert sind, gehört die medizinische Abrechnung zwangsläufig zum Praxisalltag. Sicher, die meisten Praktiker sind nicht in die Medizin gekommen, um den ganzen Tag Papierkram einzureichen, aber das HCFA-Formular – das primäre medizinische Antragsformular – ist relativ einfach auszufüllen. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles über das Formular und wie Sie es ausfüllen und einreichen.

Was ist das HCFA-Formular?

Das HCFA-Formular, auch bekannt als Form HCFA 1500 oder Form CMS-1500, wird von nicht-institutionellen Praktikern an Zahler (Versicherungsunternehmen) übermittelt. Sie bilden oft die Grundlage medizinischer Behauptungen.

Die Abkürzung „HCFA“ steht für „Health Care Finance Administration“. Wie Sie anhand dieses Namens vermuten können, hat der HCFA 1500 einen offiziellen Ursprung. Es ist die Arbeit der Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS), die es ursprünglich entwickelt haben, um Medicare- und Medicaid-Erstattungen zu erleichtern.

Das Formular HCFA ist so umfangreich, dass es auch von Privatversicherern als Standard übernommen wird. Darüber hinaus verlangt das Bundesgesetz von Ärzten, die eine Erstattung beantragen, dass sie entweder diese Formulare oder UB-04-Formulare einreichen, die wir später in diesem Artikel erläutern werden.

Wie funktioniert das HCFA-Formular?

Praktizierende wie Sie (oder, realistischer, Ihre Front-Office-Mitarbeiter oder das medizinische Abrechnungsteam eines Drittanbieters) füllen das HCFA-Formular nach einer Patientenbegegnung aus. Ein vollständiges HCFA-Formular enthält CPT-Codes (Current Procedural Terminology) für alle erbrachten Dienstleistungen. Es kann auch Codes der Internationalen Klassifikation der Krankheiten, 10. Revision (ICD-10) für Diagnosen enthalten. Diese Codes standardisieren Dienstleistungen, sodass Zahler leichter wissen, was sie erstatten müssen.

Ihr HCFA-Formular sollte auch die demografischen Daten und grundlegenden Informationen Ihres Patienten enthalten. Ebenso wichtig ist, dass das Formular die Versicherungsinformationen Ihres Patienten deutlich enthält. Auf diese Weise wissen Zahler genau, welche Ihrer CPT- und ICD-10-Codes sie erstatten können und welche nicht.

Wer füllt ein HCFA-Formular aus?

Jede dieser Arten von Einzelpraktikern kann HCFA-Formulare ausfüllen und einreichen:

• Ärzte
• Spezialisten
• Krankenschwester Praktiker
• Krankenschwester-Hebammen
• Zertifizierte Anästhesieschwestern
• Arzthelferinnen
• Klinische Psychologen
• Klinische Sozialarbeiter
• Rettungsdienste
• Labordienstleistungen

FYI: Nur nicht institutionelle Gesundheitsdienstleister sollten das HCFA-Formular ausfüllen. Andere Anbieter müssen das Formular UB-04 verwenden.

Was ist in einem HCFA-Formular enthalten?

Das HCFA-Formular besteht aus 33 Feldern. Wenn das wie eine überwältigende Zahl erscheint, ärgern Sie sich nicht – jede Box erfordert wenig Informationen, von denen die meisten rudimentär sind. Außerdem haben wir den folgenden Abrechnungsleitfaden für HCFA vorbereitet, damit Sie den Vorgang im Handumdrehen erledigen können. Jeder nummerierte Eintrag in diesem Leitfaden entspricht der gleichen Feldnummer auf dem HCFA-Formular.

1. Versicherungsinformationen: Geben Sie Medicaid, Medicare oder den privaten Versicherer des Patienten neben seiner Versicherungs-ID an, die in Feld 1a eingetragen wird.
2. Name des Patienten: Geben Sie den vollständigen gesetzlichen Namen des Patienten an.
3. Geschlecht und Geburtsdatum des Patienten: Schreiben Sie Monat, Datum und Jahr jeweils zweistellig. Kreuzen Sie das entsprechende Kästchen für das bei der Geburt zugewiesene Geschlecht des Patienten an.
4. Name des Versicherten: Wenn der Patient seinen eigenen Versicherungsplan nutzt, können Sie dieses Feld leer lassen. Wenn ihr Plan auf den Namen einer anderen Person läuft, schreiben Sie diesen Namen hier.
5. Adresse und Telefonnummer des Patienten: Füllen Sie jedes Feld in diesem Abschnitt mit den entsprechenden Informationen aus.
6. Beziehung des Patienten zum Versicherten: Zutreffendes ankreuzen. Sie sollten nur eines der vier vorhandenen Kästchen ankreuzen.
7. Adresse des Versicherten: Lassen Sie dieses Feld auch hier leer, wenn der Patient selbst versichert ist. Andernfalls fügen Sie diese Informationen für die Person hinzu, deren Name auf dem Versicherungsplan steht.
8. Status des Patienten: Kreuzen Sie ein Kästchen in der ersten Zeile (Familienstand) und ein Kästchen in der zweiten Zeile (Beschäftigungsstatus) an.
9. Weitere Versicherungsinformationen: Lassen Sie dieses Feld leer, wenn der Patient nur die oben auf dem Formular angegebene Primärversicherung hat. Wenn der Patient sekundärversichert ist, geben Sie hier alle erforderlichen Informationen an.
10. Patientenzustand und Medicaid-Informationen: Geben Sie hier an, ob die von Ihnen erbrachten Leistungen als Reaktion auf Verletzungen oder Krankheiten erfolgten, die Sie bei der Arbeit, bei einem Autounfall oder bei einer anderen Art von Unfall erlitten haben. Fügen Sie im Feld „Für den lokalen Gebrauch reserviert“ die Medicaid-Nummer des Patienten hinzu, falls vorhanden.
11. Policen- oder Gruppennummer des Versicherten: Tragen Sie hier die Policen-, Gruppen- oder FECA-Nummer des Patienten ein. Sie sollten auch die angeforderten identifizierenden Informationen angeben. Wenn Sie in Feld 9 Informationen hinzugefügt haben, kreuzen Sie „Ja“ in Feld 11d an.
12. Unterschrift des Patienten: Für alle HCFA-Formulare ist die Unterschrift des Patienten erforderlich. In diesem Feld zeichnen Sie diese Unterschrift auf.
13. Unterschrift des Versicherten: Diesen Abschnitt müssen Sie nur ausfüllen, wenn der Patient sekundärversichert ist, wie in Feld 9 angegeben.
14. Datum der behandelten Erkrankung: Schreiben Sie das Datum auf, an dem der Patient zum ersten Mal Symptome hatte.
15. Frühere Berichte über behandelte Erkrankungen: Wenn das Datum des Patientenkontakts, den Sie in Rechnung stellen, nicht das erste Auftreten dieser Erkrankung bei dem Patienten ist, tragen Sie stattdessen das erste Datum hier ein. Sie sollten das Datum des Termins angeben, den Sie in Rechnung stellen, wenn dies tatsächlich das erste Mal ist, dass der Patient Symptome hat.
16. Daten der Arbeitsunfähigkeit: Wenn der Zustand des Patienten ihn arbeitslos gemacht hat, geben Sie die Daten an, an denen der Patient pausiert wurde.
17. Überweisender Anbieter: Wenn ein anderer Arzt den Patienten an Sie überwiesen hat, geben Sie den Namen, die ID-Nummer und den National Provider Identifier (NPI) dieses Arztes an.
18. Krankenhausaufenthaltsdaten: Wenn der Zustand des Patienten zu einem Krankenhausaufenthalt geführt hat, geben Sie hier die Krankenhausaufenthaltsdaten an.
19. Für den lokalen Gebrauch reserviert: Lassen Sie diesen Abschnitt für den Empfänger des Formulars leer, falls er ihn benötigt.
20. Gebühren für externe Labore: Wenn Sie einen Anspruch auf Labortests durch Dritte geltend machen, kreuzen Sie das Kästchen „Ja“ an und notieren Sie den Gebührenbetrag.
21. CPT-Codes: Listen Sie die CPT-Codes auf, die den bereitgestellten Diensten entsprechen. Sie können die seitenbreiten Linien unter „Diagnosezeiger“ verwenden, um zusätzliche Codes bereitzustellen.
22. Medicaid-Wiedereinreichungscode: Wenn Sie einen abgelehnten Anspruch erneut an Medicaid übermitteln, geben Sie hier die Referenznummer des ursprünglichen Anspruchs ein.
23. Vorautorisierungsnummer: Wenn Ihr Patient eine Vorautorisierungsnummer des Kostenträgers zu seinem Termin mitgebracht hat, fügen Sie hier die Autorisierungsnummer hinzu. Sie benötigen außerdem eine siebenstellige IDE-Nummer für Prüfgeräte und eine Postleitzahl für Rettungsdienste.
24. Servicedetails: Hier listen Sie Datum und Ort des Service, die erbrachten Leistungen und die entsprechenden Gebührenbeträge auf. Sie füllen auch den Abschnitt mit den Diagnosehinweisen aus, auf den Sie zuerst in Feld 21 gestoßen sind. Beachten Sie, dass Sie dieses Feld für Influenza- oder Pneumokokken-Impfstoffe leer lassen können.
25. Steueridentifikationsnummer: Geben Sie Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) oder, wenn Sie Einzelunternehmer ohne EIN sind, Ihre Sozialversicherungsnummer an.
26. Kontonummer des Patienten: Obwohl das Ausfüllen dieses Felds optional ist, kann es Ihnen helfen, die Kontonummer Ihres Patienten in Ihrer Praxis anzugeben, um den Antrag mit dem Patienten zu verknüpfen und den Fortschritt entsprechend zu verfolgen.
27. Auftrag annehmen: Kreuzen Sie das „Ja“-Kästchen für Arzt-, Labor-, Chirurgie-, Lieferanten- oder Krankenwagendienste an.
28. Gesamtkosten: Geben Sie den Gesamtbetrag der Erstattung an, die Sie beantragen.
29. Bezahlter Betrag: Wenn ein Teil der Forderung bereits bezahlt wurde, geben Sie diesen Betrag hier an.
30. Fälliger Betrag : Subtrahieren Sie den Wert in Feld 29 von Feld 28 und tragen Sie diesen Betrag hier ein.
31. Anbietersignatur: Unterschreiben Sie hier Ihr HCFA-Formular.
32. Informationen zum Standort der Serviceeinrichtung: Geben Sie die vollständige Adresse des Standorts an, an dem die Dienstleistungen erbracht wurden.
33. Dienstanbieterinformationen: Geben Sie hier neben Ihrem NPI und Ihrer Telefonnummer noch einmal Ihre Adresse an. Sie sind jetzt mit Ihrem HCFA-Formular fertig.

So reichen Sie ein HCFA-Formular ein

Nachdem Sie Ihr Formular ausgefüllt haben, sollten Sie es durch einen Claim Scrubber laufen lassen, um es auf Fehler zu überprüfen. Diese Tools sind in der Regel über medizinische Abrechnungsdienstleister von Drittanbietern erhältlich. Sobald Sie die angegebenen Fehler behoben haben, können Sie Ihr HCFA-Formular erneut bei einer geeigneten Clearingstelle einreichen, die es an den entsprechenden Zahler weiterleitet.

Was ist der Unterschied zwischen UB-04 und HCFA?

Während einzelne, nicht institutionelle Praktiker HCFA-Formulare einreichen, reichen institutionelle Praktiker das Formular UB-04 ein. Diese Unterscheidung bedeutet, dass Krankenhäuser, stationäre Einrichtungen, Pflegeeinrichtungen und andere medizinische Einrichtungen das Formular UB-04 verwenden. Alle anderen Praktizierenden verwenden stattdessen das Formular HCFA.

Diese Grenze zwischen Formular UB-04 und HCFA ist zugegebenermaßen etwas vage. Medizinische Abrechnungsexperten verstehen den Unterschied jedoch vollständig. Besser noch, die medizinischen Abrechnungsexperten, die bei medizinischen Abrechnungsunternehmen von Drittanbietern arbeiten (ein Beispiel finden Sie in unserer AdvancedMD-Überprüfung), können diese Formulare in Ihrem Namen ausfüllen und einreichen.

Wenn Sie es vorziehen, die Kopfschmerzen bei der Auswahl der richtigen Formulare zu vermeiden und Zeit mit Papierkram zu verbringen, besuchen Sie unsere Seite mit den besten Tipps für medizinische Abrechnungen. Dort finden Sie unsere Empfehlungen für medizinische Abrechnungsdienste von Drittanbietern basierend auf Ihrer Praxisgröße, Fachrichtung, Abrechnungskomplexität und anderen Faktoren. Der medizinische Abrechnungsprozess kann langwierig sein, aber mit der ausgelagerten medizinischen Abrechnung wird er erheblich einfacher.