So finden Sie ein HIPAA-konformes CRM

• Organisationen im Gesundheitswesen verwenden CRM-Software für die Überwachung von Patienten, die Abrechnung, die Rationalisierung interner Arbeitsabläufe, die Berichterstellung und die Suche nach neuen Patienten.
• Da sie vertrauliche Informationen über Patienten speichern, müssen alle CRMs im Gesundheitswesen HIPAA einhalten.
• Bei der Auswahl eines HIPAA-konformen CRM sollten Sie auf Daten- und Mitarbeiterzugriffsschutz, Skalierbarkeit, automatisierte Datensicherung und Kundenreferenzen achten.
• Dieser Artikel richtet sich an Inhaber von Arztpraxen, die nach einer CRM-Software (Customer Relationship Management) suchen, die den HIPAA-Datenschutzbestimmungen entspricht.

Als Gesundheitsdienstleister sollten Sie der Sicherheit und dem Schutz der Patientendaten ebenso hohe Priorität einräumen wie der Gesundheit der Patienten. Patienten möchten möglicherweise nicht, dass alle ihre Gesundheitsinformationen allgemein verfügbar sind – und sie haben ein gesetzliches Recht auf die Sicherheit und Privatsphäre von Gesundheitsdaten.

Das primäre Gesetz zur Regelung der Datensicherheit im Gesundheitswesen ist der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Das weitreichende Gesetz gilt für alle Geräte, die geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) enthalten oder übertragen, einschließlich Daten, die von Ihrer Customer-Relationship-Management-Software erfasst werden. Die Vorteile von CRM-Software können für Organisationen im Gesundheitswesen erheblich sein, aber nur, wenn diese Lösungen ordnungsgemäß gesichert und überwacht werden.

Schließlich sind Gesundheitsorganisationen zunehmend Hauptziele für Cyberangriffe. Im Jahr 2020 stieg die Zahl der Cyberangriffe auf die Gesundheitsbranche – bereits ein häufiges Ziel böswilliger Hacker – um 45 %.

Die Vorteile eines HIPAA-konformen CRM sind vielfältig, aber nur, wenn Sie alle Cyberangriffe überwachen, erkennen und mindern, die die PHI Ihrer Patienten bedrohen. Im Folgenden führen wir Sie durch die CRM-Nutzung im Gesundheitswesen und die Wichtigkeit, ein HIPAA-konformes CRM zu finden.

CRM im Gesundheitswesen

Ein Gesundheits-CRM mit Datenanalyse kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, welche Ihrer Patienten möglicherweise zusätzliche Pflege benötigen, oder Patienten zu identifizieren, die mit ihren Nachsorgeuntersuchungen und Tests im Rückstand sind. Sie können auch das CRM Ihrer Praxis verwenden, um Patientenrezepte und Termine zu verwalten.

Zunehmend fügen CRMs im Gesundheitswesen Funktionen zur Fernüberwachung von Patienten hinzu. Wenn Sie eine Arztpraxis besitzen und ein CRM mit Tools zur Fernüberwachung von Patienten installieren, können Sie sich bei Ihrem CRM anmelden, um die Vitalwerte eines Patienten in Echtzeit anzuzeigen. Sie müssen dem Patienten zunächst Fernüberwachungstools wie Blutdruckpumpen und Glukosetests verschreiben, die er zu Hause verwenden kann, und dann können Sie seine Vitalwerte jederzeit überprüfen.

Darüber hinaus kann Ihnen ein CRM helfen, die Komplexität der medizinischen Abrechnung zu bewältigen, die Arbeitsabläufe Ihrer Praxis zu verbessern und über Patientenbeschwerden und interne Herausforderungen zu berichten. Einige Gesundheitseinrichtungen verwenden CRMs auch für Marketingkampagnen, um neue Patienten zu gewinnen.

Kernaussage: Im Gesundheitswesen werden CRMs zur Patientenüberwachung eingesetzt und haben zusätzliche Anwendungen in den Bereichen Abrechnung, Verwaltung, Berichterstellung und Marketing.

Wann benötigen Sie eine HIPAA-konforme CRM-Software?

Alle im Gesundheitswesen eingesetzte CRM-Software muss HIPAA erfüllen, da das Gesetz für alle Patientendaten gilt, mit denen Gesundheitsdienstleister interagieren. Titel II des HIPAA legt die Richtlinien fest, die Gesundheitsdienstleister in Bezug auf Patientendaten befolgen müssen, und enthält jeweils eine Regel für Transaktionen, Kennungen, Durchsetzung, Datenschutz und Sicherheit.

Kernaussage: Wenn Ihr Unternehmen eine von HIPAA abgedeckte Einheit ist, benötigt es immer eine HIPAA-konforme CRM-Software.

Was macht ein CRM HIPAA-konform?

Eine CRM-Softwareplattform ist HIPAA-konform, wenn sie sicherstellt, dass alle Patientendaten vertraulich bleiben, gesichert und sicher gespeichert werden. Sie dürfen nur verschlüsselte Daten übertragen und haben die vollständige Kontrolle über die Daten in Ihrem CRM – das heißt, keine unbefugte Aufnahme, Zugriff, Erstellung, Speicherung oder Weitergabe von Daten. Sicherheitshalber sollten Sie auch prüfen, ob Ihr CRM von einer auf Informationssicherheit und Datenschutz spezialisierten Organisation zertifiziert wurde.

Das Wichtigste zum Mitnehmen: Ein HIPAA-konformes CRM hält alle Patientendaten nachweislich sicher und privat.

Worauf Sie in einem HIPAA-konformen CRM achten sollten

Dies sind die wichtigsten Funktionen, die Sie in einem HIPAA-konformen CRM suchen sollten:

• Mitarbeiterzugang. Ein HIPAA-konformes CRM sollte über Sicherheitsvorkehrungen verfügen, um sicherzustellen, dass unterschiedliche Mitarbeiterebenen rollengerechten Zugriff auf Patientendaten haben. Zum Beispiel sollten Rezeptionisten nur Zugang zu grundlegenden Identifizierungsinformationen haben, aber Krankenschwestern und Ärzte müssen auch die Vitalwerte der Patienten sehen können.
• Datensicherheit. Um HIPAA-konform zu sein, sollte Ihr CRM über zusätzliche Datensicherheitsfunktionen verfügen, die über Maßnahmen zum Mitarbeiterzugriff hinausgehen. Es sollte Daten in Sicherheitsstufen kategorisieren und den Zugriff für Mitarbeiter basierend auf ihrer beruflichen Rolle und der Datenebene automatisch sperren. Es sollte auch alle Datenänderungen mit der Identität des CRM-Benutzers zeitstempeln, um Änderungen nachvollziehbar zu machen.
• Umfassendes Wissen über Cybersicherheit. Obwohl eine CRM-Plattform eher ein Programm als eine Person ist, sollte jeder aus dem CRM-Unternehmen in der Lage sein, die Stärken und Schwächen der Cybersicherheit der Software zu artikulieren, wenn er mit Ihnen spricht. Bitten Sie Ihren Vertriebsmitarbeiter, Ihnen zu erklären, wie das CRM mit Endpunktsicherheit, Patches, HTTPS und anderen Bereichen der Cybersicherheit umgeht. Ihre Antworten werden zeigen, wie hoch das Unternehmen die HIPAA-Compliance schätzt.
• Erfolgsgeschichten. Ein HIPAA-konformes CRM-Unternehmen sollte bereit und in der Lage sein, Referenzen und möglicherweise Fallstudien von Gesundheitsdienstleistern bereitzustellen, die mit seinen CRM-Dienstleistungen erfolgreich waren. Sie können sich an Referenzen wenden, um mehr über die HIPAA-Konformitätsfunktionen des CRM zu erfahren, und Sie sollten die Lösungen der Fallstudie mit Ihren Anforderungen vergleichen.
• Fähigkeit zur Skalierung. Falls Ihre Praxis wächst, ist es wichtig, ein HIPAA-konformes CRM zu wählen, das für Gesundheitsorganisationen jeder Größe geeignet ist. Wenn Sie sich die Erfolgsgeschichten Ihres CRM ansehen, sollten Sie versuchen, Nachweise für die Arbeit mit größeren Gesundheitsorganisationen zu finden. Eine Erfolgsbilanz dieser Arbeit zeigt, dass Ihr CRM Sie begleiten kann, während Sie wachsen, und legt nahe, dass es für Sie funktionieren wird, während Sie noch klein sind.
• Datensicherung. Datenverlust gehört zu den schwerwiegendsten Folgen einer Verletzung der Cybersicherheit. Ein HIPAA-konformes CRM schützt vor diesem Problem, indem es Ihre Daten regelmäßig sichert, vielleicht an mehr als einem Ort.
• Sicherheitswarnungen. Einige HIPAA-konforme CRMs warnen Sie fast sofort vor Datenschutzverletzungen, damit Sie schnell darauf reagieren können. Eine schnelle Reaktion auf eine Datenschutzverletzung ist für alle Unternehmen von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Gesundheitsorganisationen, die mit sensiblen und potenziell lebensrettenden Informationen zu tun haben.

Fazit: Wenn Sie nach einem HIPAA-konformen CRM suchen, sollten Sie auf Daten- und Mitarbeiterzugriffssicherungen, Skalierbarkeit, automatisierte Datensicherung, Referenzen und zusätzliche Cybersicherheitsfunktionen achten.

Top-CRM-Systeme für HIPAA-Compliance

Im Folgenden sind einige der angesehensten HIPAA-konformen CRM-Softwareprogramme aufgeführt.

Halten

Keap ist eine HIPAA-konforme, benutzerfreundliche CRM-Softwareplattform, die sich gut für neue und kleine Gesundheitsorganisationen eignet. Sie können Keep verwenden, um die Informationen Ihrer Patienten in einem System zu speichern und zu organisieren, auf das Ihr Team bei Bedarf zugreifen kann. Es ist auch nützlich für die Patientenakquise, und seit Januar 2021 hat Keap über 2.000 Apps zu seiner Bibliothek kompatibler Integrationen hinzugefügt.

Freshworks

Zwangsversteigerung

Salesforce ist seit langem führend im CRM-Bereich, und der Ableger der Salesforce Health Cloud ist da keine Ausnahme. Sie können es verwenden, um die Betreuung und Mitteilungen, die Ihre Patienten von Ihrer Praxis erhalten, zu personalisieren. Es kann auch dazu beitragen, persönliche Verbindungen zwischen Ihren Mitarbeitern und Ihren Patienten herzustellen und Ihre Daten besser verwertbar zu machen. Beachten Sie, dass Kostenträger, nicht nur Anbieter, Salesforce Health Cloud verwenden können, sodass der Zahlungsprozess zwischen Ihnen und Ihren Patienten oder deren Versicherungsanbietern optimiert werden kann.

NexHealth

NexHealth ist ein HIPAA-konformes CRM, das die Online-Planung, telemedizinische Termine, Wartelisten und Terminerinnerungen erleichtert. Es lässt sich in die meisten großen Anbieter elektronischer Patientenakten (EHR) integrieren und umfasst Berichtsfunktionen und Portale für Patientenzahlungen. Die NexHealth-Stufen haben unterschiedliche Funktionen; Einige haben sogar Funktionen für Marketingkampagnen und automatisierte Kontaktaufnahme zu Folgeterminen.

PatientPop

PatientPop ist ein HIPAA-konformes CRM mit internen und externen Funktionen. Es ermöglicht automatisierte Termin-E-Mails, flexible Online-Buchung, Patientenbefragungen und eine stärkere Online-Präsenz für Ihre Praxis. Es lässt sich auch vollständig in die meisten EHR-, elektronischen Krankenakten- (EMR) und Praxisverwaltungsplattformen integrieren. Als solches ist PatientPop ebenso nützlich, um die Patientenerfahrung zu verbessern und brandneue Patienten zu finden, als auch zur Rationalisierung Ihrer internen Arbeitsabläufe.

Caspio

Fazit: Die besten HIPAA-konformen CRMs sind Keap, Freshworks, Salesforce, NexHealth, PatientPop und Caspio.

Wählen Sie Ihr Gesundheits-CRM mit Bedacht aus

Bevor Sie diesen Artikel gelesen haben, war Ihnen wahrscheinlich bewusst, dass die HIPAA-Compliance zusätzliche Herausforderungen bei der Auswahl eines CRM darstellt. Jetzt, da Sie wissen, was diese Herausforderungen sind, sind Sie der gründlichen Sicherheit von Patientendaten und dem Datenschutz in Ihrer Arztpraxis einen Schritt näher gekommen.