So sehen Sie, wer Ihr Google-Dokument angesehen hat

2023/02/07

Google Docs ist ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit, da es mehreren Personen ermöglicht, ein einzelnes Dokument gleichzeitig zu bearbeiten und zu bearbeiten, ohne den Überblick darüber zu verlieren, wer was tut. Wenn Sie oder Ihre Organisation Google Docs verwenden, kann es hilfreich sein, zu wissen, wer im Team wann welches Dokument angesehen hat. Von der Sicherstellung, dass jeder einen Entwurf, Geschäftsbedingungen, Ihre letzte Einreichung, Richtlinien und Verfahren oder ein anderes wichtiges Dokument liest, ist es wichtig, dass Sie sehen können, wer was wann getan hat.

Bis vor kurzem konnten Sie nicht sehen, wer Ihre Google-Dokumente angesehen hat. Sie konnten sehen, wer es bearbeitet hat, aber nicht, wer es gerade gelesen hat. Wenn sie nicht gespeichert, bearbeitet oder einen Kommentar hinterlassen haben, hatten Sie keine Ahnung, ob eine bestimmte Person die neueste Version eines Dokuments überhaupt gelesen hat. Da Sie Google Docs auch mit schreibgeschützten Berechtigungen freigeben können, können Sie das Dokument für einige Personen freigeben, mit der Absicht, dass sie das Dokument überprüfen, aber keine Änderungen vornehmen.

In aktuellen Versionen von Google Docs können Sie Einstellungen konfigurieren, damit Sie sehen können, wer Ihre Google Docs angesehen hat. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie dies selbst tun können.

Der G Suite-Aktivitätsmonitor

G Suite wird normalerweise von Organisationen verwendet, in denen Zusammenarbeit unerlässlich ist. Wenn Sie die G Suite regelmäßig für die Zusammenarbeit mit anderen verwenden, können Sie den Aktivitätsmonitor verwenden, um den Ansichtsverlauf einer beliebigen Google Docs-Datei anzuzeigen.

Befolgen Sie dazu die folgenden Schritte:

Öffnen Sie eine Google Sheet-Datei
Klicken Sie oben rechts auf das Symbol mit dem nach oben gerichteten Pfeil oder gehen Sie zum Pulldown -Menü Extras
Öffnen Sie das Aktivitäts-Dashboard
Klicken Sie auf die Registerkarte Alle Zuschauer für Ihre Organisation

Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, Ansichten im Dokument zu verfolgen, einschließlich Datum und Uhrzeit der letzten Ansicht für jeden Betrachter.

Wenn Sie die Aktivitätsanzeige in Ihrem Google Docs nicht sehen, bedeutet dies wahrscheinlich, dass Sie bei der kostenlosen Version von Google Docs oder einem persönlichen Konto und nicht bei einer G Suite-Version angemeldet sind.

Zuschauer- und Kommentartrends

Der Aktivitätsmonitor zeigt nicht nur, wer Ihre Google-Dokumente angesehen hat, sondern auch Trends dazu, wann Personen Ihr Dokument angesehen oder kommentiert haben.

Zuschauertrend: Zeigt dir ein Balkendiagramm der Anzahl einzelner Zuschauer über einen beliebigen Zeitraum von 7 Tagen bis zu allen Zeiten.

Kommentartrend: Zeigt Ihnen Balkendiagramme des Kommentartrends über einen beliebigen Zeitraum von 7 Tagen bis zu allen Zeiten an.

Deaktivieren Sie den Ansichtsverlauf in Google Docs

Wenn Sie aus irgendeinem Grund den Ansichtsverlauf eines Dokuments deaktivieren möchten, können Sie dies auch tun, indem Sie diesen schnellen Schritten folgen:

Öffnen Sie das Google-Blatt
Klicken Sie oben rechts in Ihrem Dokument auf den nach oben weisenden Pfeil oder gehen Sie im Pulldown-Menü
zu Tools
Öffnen Sie das Aktivitäts-Dashboard
Wählen Sie Datenschutzeinstellungen aus .
Deaktivieren Sie unter Dokumenteinstellung Meinen Ansichtsverlauf für dieses Dokument anzeigen .

Diese Option ist auch in der persönlichen oder kostenlosen Version von Google Docs verfügbar. Wenn Sie an einem Dokument arbeiten, aber nicht möchten, dass Ihre Mitarbeiter davon erfahren, bis Sie bereit sind, Ihre endgültigen Überarbeitungen freizugeben, können Sie Ihren Ansichtsverlauf deaktivieren.

Öffnen Sie zunächst Google Tabellen und klicken Sie auf Einstellungen .
Im Menü „ Einstellungen “ können Sie Ihren Ansichtsverlauf mit den Einstellungen des Aktivitäts-Dashboards deaktivieren. Nachdem Sie dies auf die Position Aus geschaltet haben , klicken Sie auf OK , um die Änderungen zu speichern.

So sehen Sie, wer Änderungen an Ihrem Google-Dokument vorgenommen hat

Die Versionskontrolle ist sehr wichtig, besonders wenn Sie in einer regulierten Branche arbeiten. Versionskontrolle ist etwas, das Google Docs seit einiger Zeit gut macht. Docs zeigt an, wer ein Dokument bearbeitet, gespeichert oder geteilt hat. Das funktioniert nicht nur mit G Suite, sondern auch mit persönlichen Google Docs.

Wenn Sie an der Versionskontrolle interessiert sind oder sicherstellen möchten, dass niemand Änderungen vorgenommen hat, die er nicht tun sollte, ohne die Datei zu sperren, können Sie dies herausfinden, indem Sie diesen Schritten folgen:

Öffnen Sie ein Google Sheet, das Sie verfolgen möchten.
Wählen Sie Datei- und Versionsverlauf
Wählen Sie Versionsverlauf anzeigen aus
Auf der rechten Seite Ihres Bildschirms sollte ein Fenster erscheinen, das jede Speicherung und Bearbeitung des betreffenden Dokuments anzeigt.

In diesem Fenster sollten Sie auch die Möglichkeit haben, die vorherige Version des Dokuments anzuzeigen, bevor die Änderungen vorgenommen wurden.

Dies ist für die Versionskontrolle unerlässlich, da Sie einen Audit-Trail darüber haben, welche Änderungen vorgenommen wurden, wann sie vorgenommen wurden und von wem. Es ist auch nützlich, wenn Sie einige Änderungen vorgenommen haben, darüber schlafen, Ihre Meinung ändern und sie rückgängig machen möchten.

So sehen Sie, wer Ihr Google-Dokument geteilt hat

Sie können auch sehen, wer wann Ihr Google-Dokument geteilt hat. Sie können auch die Freigabeeinstellungen sehen, damit Sie den Zugriff auf Ihr Dokument besser steuern können.

Gehen Sie zu drive.google.com
Klicken Sie links
auf Meine Ablage
Klicken Sie auf die kleine i -Schaltfläche in der oberen rechten Ecke
Klicken Sie nun auf Aktivität
Klicken Sie entweder auf jede Datei oder jeden Ordner einzeln oder sehen Sie sich die Bildlaufleiste rechts auf dem Bildschirm an. Dadurch wird Ihnen angezeigt, wer Ihr Dokument freigegeben hat.

Sie können das Dokument auch überprüfen, indem Sie Freigeben auswählen. Die Namen der Personen werden im Popup-Fenster angezeigt. Wenn es mehrere Personen gibt, wählen Sie einen Namen aus und die Liste aller Namen wird angezeigt.

Abschließende Gedanken

Ihre Möglichkeit festzustellen, wer Ihre Dokumente angesehen, geteilt und bearbeitet hat, ist eingeschränkt, wenn Sie keinen Zugriff auf ein G Suite-Konto haben; Es gibt jedoch immer noch Möglichkeiten, einige grundlegende Informationen zu erhalten.

Indem Sie die Schritte in dieser Anleitung befolgen, können Sie schnell und einfach sehen, wer Ihr Google Docs-Dokument angesehen, bearbeitet oder in irgendeiner Weise geändert hat. Haben Sie Fragen, Erfahrungen oder Tipps zum Anzeigen von Aktivitäten in Ihren Google-Dokumenten? Hinterlasse einen Kommentar im Abschnitt unten.