So legen Sie eine Abwesenheit im Google Kalender fest

Mit der Abwesenheitsbenachrichtigung von Google Kalender können Sie Ihre Verfügbarkeit bzw. Nichtverfügbarkeit anzeigen. Sie können den Leuten bequem mitteilen, dass Sie nicht im Büro sind und wie lange Ihre Abwesenheit dauern wird. Wenn Sie diese Funktion verwenden, lehnt Google Kalender Besprechungen automatisch ab, bis Sie zurückkommen.

Verwendung der Abwesenheitsfunktion von Google Kalender

Wenn Sie Ihr Büro verlassen müssen, ist es sinnvoll, diejenigen zu informieren, die Sie möglicherweise kontaktieren müssen. Dies können Kunden oder Kollegen sein. Mit der Abwesenheitsfunktion von Google Kalender können Sie dies ganz einfach tun.

Einrichten am Computer

Mit einem Computer können Sie Google Kalender ganz einfach auch unterwegs einrichten. Tipp: Chrome ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Ihre Google-Apps über die neue Registerkarte oder Fensterseite.

1. Öffnen Sie Google Kalender.

   

2. Wählen Sie „Erstellen“.

   

3. Wählen Sie „Abwesend“ aus.

   

4. Geben Sie die Veranstaltungstermine ein. Sie können auch einen bestimmten Zeitraum hinzufügen.

   

5. Die Ablehnungseinstellungen können geändert werden und Sie können eine Ablehnungsnachricht hinzufügen.

   

6. Wählen Sie „Speichern“.

   

Einrichten auf Android und iOS

Diese Google Kalender-Funktion lässt sich auch problemlos mit Android- und iOS-Geräten einrichten. Sie können daran arbeiten, unabhängig davon, wo Sie sich befinden.

1. Öffnen Sie Google Kalender.

   

2. Tippen Sie unten auf „Erstellen“, angezeigt durch ein Pluszeichen.

   

3. Tippen Sie auf „Abwesend“.

   

4. Wählen Sie die Daten aus, an denen Sie abwesend sein möchten. Wenn Sie möchten, können Sie auch die Uhrzeit angeben.

   

5. Tippen Sie auf Speichern

   

Mit dieser Funktion können Sie Abwesenheitsereignisse planen, die über die ausgewählte Zeit und den ausgewählten Tag hinaus wiederholt werden. Wenn Sie in Ihrem Google Kalender eine Abwesenheitsnotiz als Ereignis hinzufügen, lehnt der Kalender alle Einladungen zu Ereignissen ab, die sich mit diesem Zeitpunkt überschneiden. Mit dieser Abwesenheitsmethode können Sie den Stecker ziehen und keine Besprechungsanfragen mehr erhalten.

Hinweis: Diese Funktion ist für Google Workspace über die Schule oder den Arbeitsplatz verfügbar. Es funktioniert nicht mit persönlichen Konten.

Einrichten des Google-Kalenders für Abwesenheitszeiten während der Arbeitszeit

Mit Google Kalender können Sie die Planung Ihrer Arbeitszeiten individuell anpassen. In der Vergangenheit mussten Sie die Arbeitszeiten für einen einzelnen Zeitraum festlegen und diese dann für andere Wochentage replizieren. Mit Google Kalender können Sie die Arbeitszeiten für jeden Wochentag individuell anpassen. Kalender können ebenfalls geteilt werden.

Wenn Sie Ihre Arbeitszeiten festlegen und jemand versucht, ein Meeting außerhalb dieser Zeiten zu vereinbaren, wird eine automatische Benachrichtigung gesendet, die ihn über Ihre Nichtverfügbarkeit informiert.

Eine weitere hilfreiche Funktion ist die Fähigkeit von Google Kalender, die Arbeitszeiten automatisch zu ermitteln. Dies basiert auf Ihrer Planungshistorie. Wenn die Vorschläge nicht präzise sind, können sie geändert werden.

Bei der Einrichtung von Bürozeiten spielen Zeitzonen keine Rolle. Stattdessen leitet Google die Zeitzonen automatisch ab. Dadurch wird jede mögliche Verwirrung ausgeschlossen.

Automatische Antwort bei Abwesenheit einrichten

Manche Leute nennen eine Abwesenheitsbenachrichtigung auch eine Abwesenheitsnotiz und es ist ratsam, eine hinzuzufügen, wenn Sie weggehen. Das Einrichten Ihres Gmail-Kontos für automatische Antworten ist relativ einfach.

Einrichten am Computer

Das Einrichten einer automatischen Antwort auf Ihrem Computer erfordert einige Schritte. Aber wenn Sie es richtig machen, erzielen Sie das gewünschte Ergebnis.

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Wählen Sie oben das Zahnradsymbol aus, um die Einstellungen zu öffnen.

   

3. Wählen Sie „Alle Einstellungen anzeigen“.

   

4. Scrollen Sie nach unten zu „Urlaubshelfer“.

   

5. Klicken Sie auf „Urlaubsmelder ein“.

   

6. Geben Sie einen Datumsbereich, eine Betreffzeile und Ihre Nachricht ein.

   

7. Wenn Sie möchten, dass Ihre Urlaubsantwort nur Ihren Kontakten angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter Ihrer Nachricht.

   

8. Wählen Sie „Änderungen speichern“.

   

Einrichten eines Urlaubshelfers auf Android und iOS

Viele Vorlagen im Internet können zum Verfassen einer guten automatischen Antwortnachricht verwendet werden. Es muss professionell und dennoch freundlich sein.

1. Öffnen Sie Gmail.

   

   • Wichtiger Hinweis: Dieser Schritt funktioniert nicht mit der vorinstallierten Mail-App auf Apple-Geräten.
2. Tippen Sie links auf das Hamburger-Menü.

   

3. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf „Einstellungen“.

   

4. Wählen Sie das Konto aus, für das Sie automatische Antworten einrichten möchten.

   

5. Wählen Sie „Urlaubshelfer“.

   

6. Schalten Sie den Schalter um, um den Responder zu aktivieren.

   

7. Geben Sie einen Datumsbereich, eine Betreffzeile und Ihre Nachricht ein

   

8. Tippen Sie auf „Fertig“ auf Android oder auf „Speichern“ auf iOS.

   

Was Sie bei der Verwendung der automatischen Antwort beachten sollten

Wenn Sie mehr über diese Funktion und ihre Funktionsweise wissen, wird Ihr Erlebnis noch besser. Zu den Dingen, die Sie bei Urlaubsantworten in Gmail beachten sollten, gehören:

• Automatische Antworten gelten von Mitternacht, wenn Sie einen Abwesenheitstermin planen, bis 11:59 Uhr am geplanten letzten Tag. Dies kann vor Ablauf dieser Zeit geändert werden.
• Wenn Sie eine Spam-Nachricht erhalten, erfolgt keine automatische Antwort. Dies gilt auch für Nachrichten, die im Rahmen von Mailinglisten empfangen werden.
• Wenn es sich bei dem von Ihnen verwendeten Google Workspace-Konto um ein Organisationskonto handelt, können Sie die Dinge so einrichten, dass nur Personen in der Organisation eine automatische Antwort erhalten.
• Wenn Sie in diesem Zeitraum mehrmals von einer Person kontaktiert werden, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass die automatische Antwort erst nach der ersten E-Mail versendet wird. Allerdings gibt es hier einige Ausnahmen:
  • Wenn Sie vier Tage nach der ersten E-Mail von derselben Person kontaktiert werden und Sie immer noch nicht erreichbar sind.
  • Wenn Sie die automatische Antwort anpassen und dieselbe Person eine weitere E-Mail sendet.

Best Practices im Zusammenhang mit Abwesenheitsnachrichten

Es ist wichtig, eine Abwesenheitsnachricht zu verfassen, die professionell wirkt. Es muss auch positiv sein. Eine gute Nachricht sollte Folgendes enthalten:

• Die Daten, an denen Sie abwesend sein und zurückkehren möchten. Bei der Festlegung Ihrer Bürozeiten müssen Sie genau angeben, wann und an welchen Tagen Sie erreichbar sind.
• Eine Schätzung, wie lange es dauern wird, bis Sie eine Antwort erhalten. Alternativ können Sie den Kalender für alle sichtbar machen oder teilen, sodass jeder erkennen kann, wann Sie verfügbar sind bzw. sind.
• Was der Empfänger im Notfall tun sollte. Dies sollte stattdessen eine Kontaktnummer einer Person enthalten, die sie erreichen können.
• Nachrichten sollten eine gewisse Persönlichkeit haben. Auch wenn Sie eine humorvolle, kluge und bissige Botschaft formulieren können, ist es in vielen Fällen ratsam, sie professionell und prägnant zu halten.
• Denken Sie daran, auch andere Systeme wie Gmail zu verwenden, um Ihre Abwesenheit zu vermerken.

Sobald Ihr Urlaub zu Ende ist oder Sie in Ihr Büro zurückkehren, sollten Sie sich den Wiedereinstieg in die Arbeit erleichtern, indem Sie verschiedene Dinge tun. Diese beinhalten:

• Schalten Sie alle Abwesenheitsnachrichten aus. Google erledigt dies automatisch. Sie können jedoch sicherheitshalber eine Gegenprüfung durchführen. Darüber hinaus können Sie die Nachrichten manuell deaktivieren, wenn Sie früher als erwartet zurückkehren.
• Sehen Sie in Ihrem Kalender nach, welche Termine und Aufgaben für diesen Tag festgelegt sind. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, sich vorzubereiten.
• Nachdem Sie Ihre Termine und Aufgaben überprüft haben, ordnen Sie diese nach Priorität. Beginnen Sie zuerst mit den wichtigen Aufgaben und lassen Sie andere folgen.
• Versuchen Sie, die Dinge ruhig angehen zu lassen. Es kann einige Zeit dauern, bis Sie während Ihrer Abwesenheit alles nachgeholt haben. Wenn Sie es mit klarem Kopf und einem Plan durchgehen, können Sie leichter aufholen.
• Halten Sie sich an Zeitpläne: Nachdem Sie einen Zeitplan festgelegt haben, halten Sie sich daran. Dies gibt Ihren Kunden, Ihrer Familie und Ihren Kollegen die Gewissheit, dass sie Sie erreichen können.

Nutzen Sie die Automatisierung und nutzen Sie die Funktionen von Google Kalender

Die Abwesenheitsfunktion von Google Kalender beseitigt einige der Unsicherheiten, die mit der manuellen Absage von Terminen und Verpflichtungen verbunden sind. Wenn Sie diese Funktion nutzen, können Sie Ihre Freizeit genießen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass wichtige Nachrichten nicht beantwortet werden, während Sie offline sind. Durch die Abwesenheitsfunktion erfahren sie, wann Sie abwesend sind, und Einladungen zu Besprechungen usw. werden automatisch abgelehnt.

Haben Sie die Abwesenheitsfunktion von Google Kalender ausprobiert? Wie gut hat es funktioniert? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.