So verwenden Sie die Eisenhower-Matrix zur Verwaltung Ihrer Aufgaben

Haben Sie Probleme, Ihre Aufgaben zu priorisieren oder Dinge rechtzeitig zu erledigen? Wenn Sie Lust auf eine neue Technik zur Aufgabenverwaltung haben, probieren Sie die Eisenhower-Matrix aus. Damit können Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren und so leichter bestimmen, welche Aufgaben zuerst angegangen werden müssen.

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Wie Sie vielleicht schon erraten haben, leitet sich der Name Eisenhower Matrix vom 34. ^Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight D. Eisenhower, ab.

Als politischer und militärischer Führer hatte er jeden Tag viele wichtige Aufgaben zu erfüllen. Dies veranlasste ihn, das Eisenhower-Prinzip zur Verwaltung seiner Arbeitsbelastung zu erfinden. Diese Technik half ihm und jetzt auch uns, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren.

Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Das Dringende ist nicht wichtig, und das Wichtige ist niemals dringend.

— Dwight D. Eisenhower

Die Eisenhower-Matrix wird manchmal als Dringlichkeits-Wichtigkeits-Matrix oder Prioritätsmatrix bezeichnet und organisiert Aufgaben in einer einfach zu verwaltenden Rasterstruktur.

Es gibt zwei Spalten und zwei Zeilen im Raster. Wo sich jede Spalte und jede Zeile treffen, haben Sie einen Quadranten, was Ihnen insgesamt vier gibt. Aufgaben werden entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in die Quadranten eingeordnet.

Obwohl Sie möglicherweise Variationen im Wortlaut sehen, bleibt das Konzept dasselbe.

• Dringend und wichtig (Quadrant 1) : Aufgaben, die zuerst und bis zum Ende des Tages erledigt werden sollten.
• Nicht dringend und wichtig (Quadrant 2) : Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, damit sie später erledigt werden können.
• Nicht wichtig und dringend (Quadrant 3) : Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind und an andere delegiert werden sollten.
• Nicht wichtig und nicht dringend (Quadrant 4) : Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind und überhaupt nicht erledigt werden sollten.

So verwenden Sie die Eisenhower-Matrix

Durch die Verwendung dieser Aufgabenverwaltungsmethode hören Sie auf zu entscheiden, welche Aufgabe Sie zuerst angehen möchten, da die Matrix dies für Sie übernimmt. Platzieren Sie Ihre Aufgaben in ihren Quadranten und arbeiten Sie einfach daran.

Wenn Sie entscheiden müssen, welchem ​​Quadranten Sie Ihre Aufgaben hinzufügen möchten, sollten Ihnen diese Details helfen, die Elemente auf Ihrer Liste zu sortieren.

• Quadrant 1 (Do, Do Now, Do Today) : Aufgaben, die zuerst, jetzt oder heute erledigt werden müssen. Denken Sie an ein Element mit einer Frist bis heute, eine Aufgabe, die sich nachteilig auswirken wird, wenn sie nicht sofort erledigt wird, oder an Aufgaben aus Quadrant 2, die dringend geworden sind.
• Quadrant 2 (Später erledigen, planen, planen) : Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind und geplant werden können. Dazu gehören Aufgaben, die geplant werden müssen, eine Abhängigkeit haben oder (noch) nicht in Quadrant 1 fallen. Viele Ihrer Aufgaben werden wahrscheinlich in diesen Quadranten fallen.
• Quadrant 3 (Delegieren, Zuweisen) : Weniger wichtige, aber dringendere Aufgaben, die Sie an jemanden delegieren sollten. Diese To-Dos, die nicht Ihre besonderen Fähigkeiten erfordern und einer anderen Person zugewiesen werden können. Dies wird oft als Delegierten-Quadrant bezeichnet.
• Quadrant 4 (nicht erledigen, löschen) : Aufgaben, die Sie überhaupt nicht erledigen werden und die Sie löschen können. Dazu können Aufgaben gehören, die Sie aus anderen Quadranten verschoben haben und die nicht mehr wichtig oder dringend sind, oder solche, die Sie für unnötig halten.

Eisenhower-Matrix-Tools und -Vorlagen

Während Sie Ihre aktuelle Aufgabenverwaltungsanwendung und ihre integrierten Tools problemlos verwenden können, möchten Sie möglicherweise etwas Spezifisches für diese Methode. Vielleicht möchten Sie sich diese Eisenhower-Matrix-Tools und -Vorlagen ansehen.

Verwenden Sie eine Online-Eisenhower-Matrix

Ein großartiges webbasiertes Tool, das Sie verwenden können, wird von Eisenhower.me bereitgestellt . Es bietet Quadranten für Do First, Schedule, Delegate und Don’t Do mit einigen nützlichen Zusatzfunktionen. Das Tool ist kostenlos und Sie können sich mit Google, Facebook oder einer E-Mail-Adresse und einem Passwort anmelden.

• Sobald Sie Ihr kostenloses Konto erstellt haben, sehen Sie Ihre Eisenhower-Matrix bereit für Ihre Aufgaben. Geben Sie Ihre Aufgaben im Abschnitt „Neue Aufgabe erstellen“ des Quadranten ein.

• Die Matrix zeigt die Gesamtzahl der Aufgaben pro Quadrant oben in jedem Quadranten, die Anzahl erledigter Aufgaben unten in jedem Quadranten und Statistiken für alle erledigten Aufgaben oben an.

• Wählen Sie die drei Punkte rechts neben einer Aufgabe für zusätzliche Aktionen aus. Zu den Schnellaktionen gehören „Als abgeschlossen markieren“ und „Löschen“. Beachten Sie, dass Sie eine Aufgabe auch als abgeschlossen markieren können, indem Sie das Häkchen auf der rechten Seite verwenden.

• Wenn Sie „Delegieren“ auswählen, wird ein neues Nachrichtenfenster mit Ihrem Standard-E-Mail-Dienst geöffnet, das Details für die Aufgabe enthält, die Sie fertigstellen und senden können.

• Wenn Sie „Fokusmodus“ auswählen, werden Sie aufgefordert, eine Zeit einzugeben, um sich auf diese bestimmte Aufgabe zu konzentrieren. Wenn die Zeit abgelaufen ist, können Sie die Aufgabe als abgeschlossen markieren, den Timer zurücksetzen oder das „X“ oben links verwenden, um die Matrix zu verlassen und zurückzukehren.

• Wählen Sie für mehr das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke. Sie können dann den Hintergrund ändern, eine Standardzeit für den Fokusmodus festlegen, Benachrichtigungen erhalten und die Sprache ändern.

Verwenden Sie einen Online-Aufgaben- und Projektmanager

Online- Projektmanagement-Tools , die in einem Kanban-Layout strukturiert sind, eignen sich auch hervorragend für die Eisenhower-Matrix. Sie geben Ihnen die Visualisierung, die Sie für Ihre Quadranten und Aufgaben benötigen. Sie können Anwendungen wie Trello, Asana, Monday oder MeisterTask verwenden. Als Beispiel dafür, wie Sie Ihre Matrix mit einem dieser Tools einrichten, verwenden wir Trello .

• Erstellen Sie eine Tafel für Ihre Eisenhower-Matrix und fügen Sie eine Liste für jeden Quadranten hinzu, beginnend mit dringend, wichtig auf der linken Seite und endend mit nicht dringend, nicht wichtig auf der rechten Seite. Optional können Sie ganz rechts eine Liste für abgeschlossene Aufgaben einfügen.

• Stecken Sie für jede Aufgabe eine Karte in die entsprechende Liste (Quadrant). Wählen Sie „Karte hinzufügen“ und geben Sie den Aufgabennamen ein.

• Sie können die Aufgaben innerhalb des Quadranten in beliebiger Reihenfolge anordnen. Ziehen Sie eine Karte nach oben oder unten, um sie an der gewünschten Position zu platzieren. Alternativ können Sie die drei Punkte oben rechts in der Liste auswählen und „Sortieren nach“ wählen, um die Karten nach Erstellungsdatum oder alphabetisch zu sortieren.

• Öffnen Sie optional eine Karte, um der Aufgabe weitere Details hinzuzufügen. Sie können eine Beschreibung hinzufügen, Labels hinzufügen, Kommentare eingeben oder eine Checkliste einfügen.

• Wenn Sie eine Aufgabe von einem Quadranten in einen anderen verschieben müssen, ziehen Sie einfach die Karte von ihrer aktuellen Liste auf die neue.

• Während Sie die Aufgaben auf Ihren Listen erledigen, können Sie die Karten öffnen und Archiv auswählen, um sie in die archivierten Elemente zu verschieben. Wenn Sie wie oben erwähnt eine Erledigt-Liste hinzufügen, ziehen Sie einfach eine Karte darauf, wenn Sie die Aufgabe erledigt haben.

Verwenden Sie eine Vorlage für Microsoft Word oder Google Docs

Ein weiteres gutes Werkzeug für die Eisenhower-Matrix ist eine Vorlage mit eingerichteten und einsatzbereiten Quadranten. Wenn Sie Microsoft Word oder Google Docs verwenden, können Sie diese kostenlose Vorlage von Smartsheet verwenden .

• Wenn Sie diese Vorlage in einer der beiden Anwendungen öffnen, sehen Sie die farbcodierten Quadranten „Do“, „Decide“, „Delegate“ und „Delete“ mit jeweils einer kurzen Zweckaufforderung daneben.

• Geben Sie einfach die Aufgaben in den Quadranten in der gewünschten Reihenfolge ein. Um die Listen ordentlich und sauber zu gestalten, können Sie auch Aufzählungszeichen einfügen oder nummerierte Listen erstellen, wenn Sie möchten.

• Wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, können Sie sie mit dem durchgestrichenen Textformat markieren oder einfach aus dem Quadranten entfernen.

Verwenden Sie eine Vorlage für Excel oder Google Sheets

Wenn Sie eine Vorlage für Microsoft Excel oder Google Sheets bevorzugen, bietet Vertex42 diese kostenlose Eisenhower-Matrix-Vorlage an .

• Beginnen Sie damit, oben rechts Ihren Namen oder Ihr Logo hinzuzufügen, und geben Sie dann das Thema, den Titel oder das Ziel in das Feld darunter ein.

• Fügen Sie die Aufgaben zu jedem Quadranten auf den bereitgestellten Linien hinzu.

• Wenn Sie eine Aufgabe von einem Quadranten in einen anderen verschieben müssen, wählen Sie die Zelle aus und ziehen Sie sie in den gewünschten Quadranten.

• Eine praktische Funktion dieser Vorlage ist, dass sie auch Kontrollkästchen enthält, mit denen Sie Ihre erledigten Aufgaben einfach markieren können.

Probieren Sie es aus: kostenlose Excel-Vorlagen zur Verwaltung Ihres Budgets .

Häufig gestellte Fragen

Soll ich die Anzahl der Aufgaben in der Matrix begrenzen?

Es ist nie gut, Ihre Aufgabenliste zu überladen, also versuchen Sie, den Quadranten in der Eisenhower-Matrix nicht zu viele Aufgaben hinzuzufügen, um nicht überfordert zu werden.

Als Faustregel sollten Sie nicht mehr als sechs bis acht unerledigte Aufgaben gleichzeitig in jedem Quadranten behalten. Wenn Sie sich entscheiden, das hier beschriebene Online-Tool Eisenhower Matrix zu verwenden, können Sie sich dafür entscheiden, eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn Sie einem Quadranten mehr als acht Aufgaben hinzufügen.

Was ist das oben erwähnte Kanban-Layout?

Das visuelle Layout wird in der Kanban-Methode des agilen Projektmanagements verwendet, die Boards, Listen (oder Kategorien) und Karten verwendet. Mit diesem System verschieben Sie Karten von einer Liste zur nächsten, während Sie ein Projekt durchlaufen, bis es abgeschlossen ist.

Diese Technik ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, die Phasen eines Projekts zu visualisieren und zu beobachten, wie sich die Aufgaben durch die einzelnen Phasen bewegen.

Was ist eine gute Möglichkeit, sich auf die Erledigung von Aufgaben zu konzentrieren?

Es kann schwierig sein, sich auf die Erledigung von Aufgaben zu konzentrieren, wenn Sie mehrfach abgelenkt werden. Erwägen Sie die Verwendung eines hilfreichen Tools, das für Ihr Gerät verfügbar ist.

Sie können sich beispielsweise eine App ansehen, die Ihnen helfen kann, bei der Verwendung Ihres Mobilgeräts konzentriert zu bleiben. Sie können sich auch die Focus Assist-Funktion in Windows ansehen oder den Focus Mode von Apple auf dem Mac ausprobieren.

Bildnachweis: Pixabay . Alle Screenshots von Sandy Writtenhouse.