So erstellen Sie eine Regel in Microsoft Outlook

Durch die Verwendung von Regeln in Microsoft Outlook können Sie automatisch vordefinierte Aktionen auf E-Mails anwenden, die den angegebenen Kriterien in Ihrem Konto entsprechen. Dies hilft, das manuelle Filtern Ihrer E-Mails zu vermeiden und den Prozess zu automatisieren. Wir zeigen Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten, Regeln in Outlook zu erstellen.

Möglichkeiten zum Erstellen von Regeln in Outlook

Die erste Möglichkeit, eine Regel in Outlook zu erstellen, besteht darin, eine vorhandene E-Mail-Nachricht als Grundlage zu verwenden. Outlook versucht dann, Nachrichten zu finden, die der von Ihnen ausgewählten ähneln, und ermöglicht es Ihnen, Maßnahmen zu ergreifen.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine Regel aus einer Vorlage zu erstellen. Bei dieser Methode wählen Sie entweder eine Vorlage zum Erstellen der Regel aus oder erstellen eine Regel aus einer leeren Vorlage. Dadurch haben Sie mehr Kontrolle darüber, was Sie mit Ihren E-Mails machen möchten.

Erstellen Sie eine Regel mit einer vorhandenen E-Mail in Outlook

Um eine bereits in Ihrem E-Mail-Konto vorhandene E-Mail-Adresse als Grundlage für eine Regel zu verwenden, starten Sie zunächst die Outlook-Anwendung auf Ihrem Computer.

Wenn Outlook geöffnet wird, suchen Sie die E-Mail-Adresse, die Sie als Basis verwenden möchten. Beispielsweise möchten wir alle E-Mails von Zoom an einen bestimmten Ordner senden, sodass wir eine E-Mail von Zoom finden. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf diese E-Mail und wählen Sie Regeln > Neue Regel.

Das Fenster „Regel erstellen“ wird geöffnet. Hier füllt Outlook bestimmte Felder aus Ihrer ausgewählten E-Mail vorab aus, um Ihnen Zeit zu sparen. Um diese Felder zu verwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Feld.

Wenn Sie den Inhalt der Felder ändern möchten, tun Sie dies.

Im selben Fenster entscheiden Sie im Abschnitt „Folgende Aktionen ausführen“, welche Aktion auf die von Ihnen ausgewählten E-Mails angewendet werden soll. Wenn Sie beispielsweise E-Mails, die der von Ihnen ausgewählten ähnlich sind, automatisch in einen Ordner verschieben möchten, aktivieren Sie die Option „Element in Ordner verschieben“. Klicken Sie dann auf „Ordner auswählen“.

Wählen Sie im Fenster Regeln und Benachrichtigungen den Ordner aus, in den Sie Ihre E-Mails verschieben möchten. Wählen Sie dann „OK“.

Klicken Sie im Fenster Regel erstellen auf OK, um die Regel zu erstellen und zu speichern.

Rat. Um auf zusätzliche Regelkonfigurationsoptionen zuzugreifen, klicken Sie im Fenster Neue Regel auf die Schaltfläche Weitere Optionen.

Wenn Sie die neue Regel auch auf bestehende E-Mails anwenden möchten, aktivieren Sie im sich öffnenden Erfolgsfenster die Option „Diese Regel jetzt für Nachrichten ausführen, die sich bereits im aktuellen Ordner befinden“. Wählen Sie dann „OK“.

Das ist alles. Ihre Regel wurde nun erstellt und wird auf E-Mails angewendet, die den angegebenen Kriterien entsprechen.

Wussten Sie, dass Sie eine Outlook-Regel verwenden können, um automatisch Bcc-E-Mails zu senden?

Erstellen Sie eine Rolle mithilfe einer Vorlage in Outlook

Outlook verfügt über mehrere Vorlagen, mit denen Sie einige grundlegende Regeln erstellen können. Um diese Vorlagen zu verwenden, starten Sie zuerst Outlook auf Ihrem Computer. Klicken Sie dann in der oberen linken Ecke von Outlook auf Datei.

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Informationen“. Wählen Sie dann im rechten Bereich Regeln und Warnungen verwalten aus.

Das Fenster Regeln und Warnungen wird geöffnet. Klicken Sie hier auf der Registerkarte E-Mail-Regeln auf Neue Regel.

Sie sehen das Regelassistenten-Fenster, das verschiedene Vorlagen anbietet, die Sie für Ihre neue Regel verwenden können. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten. Wählen Sie beispielsweise „Nachrichten mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile in Ordner verschieben“, wenn Sie Ihre E-Mails, die ein bestimmtes Wort in der Betreffzeile enthalten, in einen bestimmten Ordner in Ihrem E-Mail-Konto verschieben möchten.

Wir werden die obige Vorlage in den nächsten Schritten verwenden.

Nachdem Sie eine Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie unten im Fenster auf „Weiter“.

Klicken Sie auf der nächsten Seite im Abschnitt „Schritt 2“ auf „Bestimmte Wörter“.

Sie sehen das Fenster „Text suchen“. Klicken Sie hier auf das Feld „Wörter oder Wortgruppen für die Suche im Betreff angeben“ und geben Sie die Wörter oder Wortgruppen ein, nach denen Sie Ihre E-Mails filtern möchten. Fügen Sie diese Wörter dann der Liste hinzu, indem Sie auf Hinzufügen klicken.

Wenn Sie Ihre Wörter hinzugefügt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Klicken Sie erneut unter Schritt 2 auf Angegeben.

Wählen Sie den Ordner aus, in den Sie die E-Mails verschieben möchten. Wählen Sie dann „OK“.

Sie befinden sich jetzt wieder im Fenster des Regelassistenten. Klicken Sie hier unten auf „Weiter“. Wählen Sie dann „Weiter“ und „Weiter“.

Geben Sie auf dem Bildschirm Regeleinrichtung abschließen im Feld Schritt 1: Geben Sie einen Namen für diese Regel an einen Namen für Ihre Regel ein. Dies kann ein beliebiger Name sein, den Sie wählen, aber versuchen Sie, aussagekräftig zu sein, damit Sie diese Regel später leicht erkennen können.

Um die Rolle für alle Ihre bestehenden E-Mails zusätzlich zu neuen E-Mails zu verwenden, aktivieren Sie im Abschnitt „Schritt 2: Anpassungsregeloptionen“ die Option „Diese Regel jetzt für Nachrichten ausführen, die sich bereits in Ihrem Posteingang befinden“.

Aktivieren Sie die Regel, indem Sie Diese Regel aktivieren auswählen. Klicken Sie dann ganz unten auf „Fertig“.

Wählen Sie unten im Fenster Regeln und Warnungen Übernehmen und dann OK aus.

Tipp: Um zukünftig eine Regel zu entfernen, wählen Sie die Regel in der Liste aus und wählen Sie Löschen.

Ihre Regel wurde jetzt erstellt und filtert und bearbeitet die von Ihnen ausgewählten E-Mails. Bereit.

Wussten Sie, dass Sie in Outlook serverseitige Regeln erstellen können? Sie unterscheiden sich von denen, die Sie oben gesehen haben, und Sie können sie in bestimmten Fällen verwenden.