Der einfachste Weg, einen Seriendruck in Microsoft Word zu erstellen

Wenn Sie Briefe drucken oder E-Mails an viele Kunden, Kunden oder Mitarbeiter senden müssen, können Sie dies schnell mit dem Seriendruck erledigen. Mit dem Seriendruck-Assistenten in Microsoft Word können Sie dies in wenigen Minuten einrichten.

Mit dem Seriendruck können Sie die Grundlage der Nachricht erstellen, Namen einfügen und alle Briefe gleichzeitig erstellen. Der Vorteil des Word-Seriendruck-Assistenten besteht darin, dass Sie eine vorhandene Liste verwenden oder spontan eine erstellen können. Sie können auch verschiedene Teile eines Briefes anpassen und den Seriendruck für Etiketten oder Umschläge zusätzlich zu E-Mails und Briefen verwenden.

Erstellen Sie einen Seriendruck in Word

In Anbetracht der Popularität des Versendens von geschäftlichen E-Mails anstelle von normalen E-Mails, verwenden wir das Beispiel der Erstellung einer E-Mail-Zusammenführung. Öffnen Sie ein Microsoft Word-Dokument und verfassen Sie Ihre Nachricht.

Wenn Sie mit Ihrer Nachricht fertig sind und bereit sind, einen Confluence zu erstellen, gehen Sie zur Registerkarte Mailings. Verwenden Sie den Dropdown-Pfeil „Zusammenführen starten“, um „Schritt-für-Schritt-Assistent zusammenführen“ auszuwählen.

Auf der rechten Seite sehen Sie eine geöffnete Seitenleiste, die Sie durch den Seriendruckprozess führt. Aktivieren Sie oben die Option „E-Mail-Nachrichten“ und klicken Sie unten auf „Weiter: Dokument starten“.

Wählen Sie dann die Option Aktuelles Dokument verwenden. Wenn Sie mit einer Vorlage oder einem anderen Dokument neu beginnen möchten, wählen Sie diese Option.

Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf „Weiter: Empfänger auswählen“.

Empfänger hinzufügen

Sie können nun Ihre Empfängerliste auswählen oder mit den folgenden Optionen eine erstellen.

Vorhandene Liste verwenden: Wählen Sie diese Option und klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei zu suchen. Wenn es in Word geöffnet wird, sehen Sie ein Feld, in dem Sie Ihre Liste verfeinern können, wenn Sie möchten. Sortieren, filtern, Duplikate finden oder Adressen prüfen. Sie können auch die Kontrollkästchen verwenden, um Empfänger auszuwählen und abzuwählen.

Aus Outlook-Kontakten auswählen: Aktivieren Sie diese Option und klicken Sie auf „Kontaktordner auswählen“, um einen Ordner auszuwählen. Sie werden dann sehen, dass die Kontakte aus diesem Ordner wie oben im Feld erscheinen, wo Sie Ihre Liste verfeinern können.

Neue Liste eingeben: Wählen Sie diese Option und klicken Sie dann auf Neu, um Empfängerdetails in das Popup-Fenster einzugeben. Sie können beliebige Felder verwenden und die Spalten anpassen.

Nachdem Sie die Empfänger ausgewählt haben, klicken Sie unten in der Seitenleiste auf „Weiter: E-Mail-Nachricht schreiben“.

Beenden Sie Ihre Nachricht

Sie können dann aus den angezeigten Blöcken auswählen, um Empfängerdetails zu Ihrer Nachricht hinzuzufügen.

Adressblock: Platzieren Sie den Cursor im Dokument an der Stelle, an der Sie den Adressblock haben möchten. Wählen Sie dann das Format für die Empfängernamen, ob Sie einen Firmennamen oder eine Postanschrift und andere Standortinformationen enthalten möchten.

Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau jedes Empfängers und können mit den Pfeilen oben navigieren und sie anzeigen. Wenn etwas fehlt, klicken Sie auf „Match Fields“, um es zu beheben.

Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie fertig sind. Sie sehen die Adressblock-Variable in Ihrem Dokument an der von Ihnen ausgewählten Stelle.

Begrüßungszeile: Platzieren Sie den Cursor im Dokument an der Stelle, an der Sie die Begrüßungszeile platzieren möchten. Wählen Sie ein Begrüßungs- und Begrüßungszeichenfolgenformat sowie einen Standardwert für ungültige Empfängernamen aus. Vorschau jeweils mit Pfeilen und einem Rechteck unten.

Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie fertig sind, und Sie sehen die Variable „Willkommenszeile“ in Ihrem Dokument.

E-Mail: Wenn auf Ihrem Computer eine E-Mail-Software installiert ist, wählen Sie diese Option und folgen Sie den Anweisungen.

Zusätzliche Elemente. Um zusätzliche Felder wie Telefonnummern oder zusätzliche Adresszeilen hinzuzufügen, platzieren Sie den Cursor im Dokument an der Stelle, an der die Felder erscheinen sollen, wählen Sie diese Option aus und geben Sie die Details ein. Klicken Sie zum Abschluss auf „Einfügen“ oder „Felder zuordnen“.

Um eines der hinzugefügten Elemente zu entfernen, wählen Sie einfach die Variable aus und entfernen Sie sie aus dem Dokument.

Wählen Sie unten in der Seitenleiste „Weiter: E-Mail-Nachrichtenvorschau“ aus.

E-Mails in der Vorschau anzeigen und senden

Sie sehen dann eine Vorschau der E-Mail mit den Variablen, die mit den Details Ihrer Empfänger ausgefüllt sind. Verwenden Sie die Seitenleistenpfeile, um eine Vorschau der einzelnen Beiträge anzuzeigen. Um Änderungen an Ihren Empfängern vorzunehmen, wählen Sie Empfängerliste bearbeiten, oder um zurückzugehen und das Dokument zu bearbeiten, verwenden Sie die Schritt-Links unten in der Seitenleiste.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter: Seriendruck abschließen“ und wählen Sie dann „E-Mail“, um die Details „An“, „Betreff“ und „E-Mail-Format“ einzugeben. Optional können Sie nur an bestimmte Empfänger senden. Klicken Sie auf „OK“, um E-Mails über Outlook zu senden.

Andere Dokumenttypen für den Seriendruck

Wenn Sie in Word einen anderen Zusammenführungstyp auswählen, werden Sie nur geringfügige Unterschiede zum Assistenten feststellen.

Briefe und Katalog: Sie können die gleichen Details wie für E-Mails hinzufügen, aber am Ende können Sie einzelne Briefe drucken oder bearbeiten oder den Katalog an ein neues Dokument senden.

Umschläge & Etiketten: Sie können verschiedene Optionen wie Umschlaggröße, Etikettentyp und Schriftart auswählen. Drucken Sie dann Umschläge oder Etiketten.

Sie können in Microsoft Word einen neuen Seriendruck für E-Mails, Briefe, Umschläge oder Etiketten erstellen, indem Sie die Registerkarte „Sendungen“ verwenden. Aber die einfachste Möglichkeit, den Seriendruck in Word einzurichten, ist die Verwendung des Seriendruck-Assistenten.