Trello vs. Asana: Das beste kostenlose Projektmanagement-Tool ist…

Bei der Entscheidung für ein kostenloses Projektmanagement-Tool stehen viele Organisationen (und sogar unternehmerische Einzelpersonen) vor der gleichen Wahl: Trello vs. Asana. Dies sind zwei der größten Namen da draußen, und beide geben Ihnen viel Projektmanagement-Power, ohne Ihr Bankkonto zu belasten.

Die Entscheidung zwischen den beiden kann schwierig sein. Wir helfen Ihnen also, indem wir die Grundlagen der einzelnen Pläne aufschlüsseln und vergleichen, was Sie in den kostenlosen Plänen erhalten. Letztendlich werden Sie sehen, ob Trello oder Asana besser für Ihr Unternehmen oder Ihre Projekte ist.

Trello: Einfaches kartenbasiertes Kanban-Projektmanagement

Wir beginnen mit Trello. Wenn Sie mit Kanban-Projektmanagement nicht vertraut sind, sind Sie vielleicht etwas verwirrt darüber, wie es funktioniert. Aber die Idee dahinter ist relativ simpel. Hier ist der Prozess:

1. Sie richten Spalten, Kategorien oder Schritte für Ihren Workflow ein.
2. Du schreibst Aufgaben auf Karten und legst sie in eine Spalte.
3. Die Teammitglieder bearbeiten diese Karten und verschieben sie durch die Spalten.

Die ursprüngliche Version von Kanban verwendete Post-Its und Whiteboards. Aber heute verwenden wir digitale Tools, um dasselbe zu erreichen. Diese visuelle Methode des Projektmanagements hilft Ihnen, schnell zu sehen, wo sich Aufgaben befinden, wer daran arbeitet und wohin sie als Nächstes gehen werden.

Dies ist großartig für lineare Workflows, die immer (oder fast immer) demselben Prozess folgen. Das Erstellen von Redaktionskalendern in Trello ist beispielsweise üblich.

Ideen bewegen sich von links nach rechts und durchlaufen jeden notwendigen Schritt im Prozess. Natürlich können Sie Karten bei Bedarf auch hin und her verschieben, zum Beispiel wenn ein Artikel überarbeitet oder aktualisiert werden muss oder ein vorbereiteter Artikel zurückgestellt werden muss, während ein Embargotermin näher rückt.

Hier ist Trellos Beispieltafel , die zeigt, wie ein Redaktionskalender aussehen könnte:

Eine Gruppe von Spalten wird als Brett bezeichnet. Sie können so viele Bretter haben, wie Sie möchten. Jedes Board könnte ein Team, eine Abteilung Ihrer Organisation, ein Projekt, eine Aufgabenkategorie oder alles andere darstellen, was Ihrer Meinung nach eine nützliche Abgrenzung wäre.

Jede Karte kann eine Vielzahl von Informationen enthalten. Hier sind einige der Optionen:

• Beschreibung
• Zugewiesene Benutzer
• Farbcodierte Tags
• Geburtstermin
• Aufgabenliste (mit Kontrollkästchen)
• Anhänge
• Mitteilungen
• Benachrichtigungen aktualisieren

Es besteht auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen. Wenn Sie also mehr projektspezifische Teile im Auge behalten müssen, müssen Sie sich nicht vollständig auf die vorgenerierten Felder verlassen, die Trello anbietet.

Sie können ein Trello-Board für sich selbst verwenden, damit Sie bei der Arbeit nichts mehr vergessen. Die Leistungsfähigkeit der Plattform skaliert jedoch wirklich, wenn Sie andere Teammitglieder einladen, mit Ihnen an den Boards zu arbeiten.

Benutzer können über Karten sprechen, indem sie Kommentare hinterlassen. Sie können Teammitglieder auch gezielt anrufen, damit sie eine Benachrichtigung über wichtige Kartenaktualisierungen erhalten. Diese Gespräche werden auf der Karte aufgezeichnet, wo später darauf verwiesen werden kann. Dies macht die Trello-Karte zu einem hervorragenden Mittel, um über bestimmte Aufgaben zu kommunizieren, ohne Posteingänge oder Instant Messaging-Clients zu überladen.

Verwalten Sie Ihr Team mit Trello

Natürlich kann ein gutes Projektmanagement-Tool mehr als nur Aufgaben zuweisen. Sie können damit auch Ihr Team verwalten und sicherstellen, dass jeder Zugriff auf die Dinge hat, die er benötigt.

Die Zuordnung von Teammitgliedern zu Karten ist nur der Anfang. Sie können Ihre Boards auch nur für bestimmte Gruppen sichtbar machen, Personen unterschiedliche Berechtigungsstufen zuweisen und die Kommentarberechtigungen für einzelne Karten ändern.

Trello macht es Ihren Teammitgliedern leicht, die Karten zu finden, die ihre Aufmerksamkeit erfordern. Sie können nach Fälligkeitsdatum filtern, nur die Karten sehen, denen sie zugewiesen sind, oder sich Karten mit bestimmten Tags ansehen. Es ist auch einfach, nach Karten zu suchen.

Einschalten von Trello mit Integrationen

Die visuelle Natur von Trello und der einfache Drag-and-Drop-Workflow machen es zu einem leistungsstarken Tool. Aber wenn Sie es mit anderen Diensten kombinieren, erhalten Sie ein Projektmanagementsystem, das wirklich herausragt. Trello nennt diese Integrationen „Power-Ups“.

Sie können jederzeit Dateien aus Ihren Cloud-Speicher-Apps anhängen, aber das Dropbox-Power-up zeigt Ihnen eine Vorschau Ihrer Dokumente und aktualisiert sie automatisch. Das Evernote-Power-up ermöglicht Ihnen das Anhängen von Notizen, sodass Sie Ihr Evernote-Projektmanagement mit Trello kombinieren können. Mit GitHub können Sie Branches, Commits, Issues und Pull-Requests an Karten anhängen.

Sie können Ihre Zeit verfolgen, Links zu dedizierten Video-Chat-Räumen hinzufügen, Slack (das selbst ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit ist) integrieren, Ihre Trello-Karten in einem Gantt-Diagramm anzeigen und vieles mehr. Dutzende wichtiger Dienste lassen sich in Trello integrieren. Wenn Sie bereits ein Tool verwenden, lohnt es sich zu prüfen, ob es mit Trello zusammenarbeiten kann.

Was Sie bei Trello kostenlos bekommen

Der kostenlose Plan von Trello bietet Ihnen unbegrenzte Boards, Listen, Karten, Mitglieder, Checklisten und Anhänge. Diese Anhänge dürfen jedoch jeweils nur bis zu 10 MB groß sein. Sie erhalten auch ein Power-Up pro Board.

Wenn Sie auf den Premium-Plan upgraden, der 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat kostet, erhalten Sie unbegrenzte Power-Ups, Board-Sammlungen, benutzerdefinierte Board-Hintergründe und bevorzugten Kundensupport. Es gibt auch eine kostengünstigere „Standard“-Option für kleine Teams und einen robusteren „Enterprise“-Plan für ganze Organisationen. Eine vollständige Aufschlüsselung der Funktionen finden Sie auf der Trello- Preisseite.

Sie können Trello vollständig in einem Browser oder als App verwenden, sodass Sie Ihre Projekte ganz einfach verwalten können, egal ob Sie einen Windows-PC, einen Mac, einen Linux-Computer oder ein Chromebook verwenden.

Herunterladen: Trello für iOS | Android | Mac | Windows (kostenlos, Abonnements verfügbar)

Asana: Vielseitigkeit mit Lernkurve

Einer der wichtigsten Vorteile von Trello ist, dass Sie es sehr schnell starten und sehr geschickt darin verwenden können. Asana braucht etwas länger, um den Dreh raus zu bekommen, aber sobald Sie es geschafft haben, gibt es Ihnen viel Projektmanagement-Power.

In der Debatte zwischen Trello und Asana gibt Asana einen entscheidenden Vorteil: Sie können sowohl herkömmliche Aufgabenlisten als auch Boards im Kanban-Stil erstellen. Die grundlegende Aufgabenliste entspricht weitgehend Ihren Erwartungen und enthält Funktionen, die Sie in vielen der besten Aufgabenverwaltungssoftware-Apps finden.

Sie erhalten Unteraufgaben, Fälligkeitsdaten, Beschreibungen und Kommentare sowie die Möglichkeit, Aufgaben bestimmten Projekten zuzuweisen (die wie Boards in Trello funktionieren). In der Premium-Version von Asana können Sie auch Aufgabenabhängigkeiten markieren, was nützlich ist, wenn einige Aufgaben von anderen abhängen.

Die Kanban-Board-Ansicht in Asana sieht Trello sehr ähnlich:

Auch hier haben Sie Spalten mit Karten. Anschließend können Sie jeder Karte Unteraufgaben, Fälligkeitsdaten und andere Informationen zuweisen und hinzufügen. Sie können auch mit farbcodierten Tags gekennzeichnet werden. In Karten zugewiesene Unteraufgaben werden auch in der Aufgabenansicht eines Benutzers angezeigt.

Die Möglichkeit, zwischen diesen beiden verschiedenen Ansichten hin und her zu wechseln, ist großartig für große Teams mit unterschiedlichen Arten von Projekten. Mit Asana können Sie einen Kanban-Redaktionskalender einrichten und dann eine ganz andere Aufgabenliste für andere Projekte erstellen, wie z. B. Suchmaschinenoptimierung oder das Überprüfen alter Artikel.

Und wie bei Trello können Sie mehrere Projekte haben, was großartig ist, um zu verhindern, dass Teammitglieder überfordert werden.

Asana hat auch eine gute Berichtsfunktion: Sie können mehrere Dashboards erstellen, die Ihnen den Status verschiedener Projekte für sich selbst oder Ihre Teammitglieder anzeigen. Technisch gesehen können Sie dies auch mit Trello tun, indem Sie verschiedene Boards verwenden, aber die Funktion ist in Asana viel navigierbarer.

Verwalten Sie Ihr Team mit Asana

Die Teamverwaltungsfunktionen von Asana ähneln denen von Trello. Sie können bestimmte Projekte für bestimmte Mitglieder sichtbar machen, verhindern, dass Mitglieder Teamgespräche sehen, und bestimmte Berechtigungen optimieren.

Das Erstellen von Aufgaben und Karten, die Sie Teammitgliedern zuweisen, hilft Ihnen dabei, Asana effektiv zu nutzen und E-Mail-Unordnung erheblich zu reduzieren. Die Registerkarte „Meine Aufgaben“ macht es außerdem für alle leicht zu sehen, was ihnen zugewiesen wurde. Und natürlich erleichtert das Hinterlassen von Kommentaren zu Aufgaben die Verwaltung und Bezugnahme auf die Kommunikation.

Asana mit Integrationen aufrüsten

Asana lässt sich in viele der gleichen Dienste wie Trello integrieren. Sie können Dateien direkt aus dem Cloud-Speicher anhängen, Aufgaben und Karten per E-Mail versenden, Ihre Zeit verfolgen und vieles mehr. Sie können Asana sogar mit vielen seiner Konkurrenten integrieren, einschließlich JIRA und Pivotal Tracker. Viele Kundenservice-Apps funktionieren auch mit Asana, wodurch es einfach ist, Aufgaben zu erstellen, wenn ein Kunde oder Auftraggeber eine Anfrage stellt.

Es gibt viele Integrationen mit Apps, die traditionell mit Entwicklung in Verbindung gebracht werden, wie GitHub, Slack, Microsoft Teams und die meisten Browser, E-Mail-Anbieter, Cloud-Speicheranbieter usw. Dies macht Asana zu einer guten Wahl für Unternehmen, die bereits eine Vielzahl von Tools für die Entwicklungsverfolgung verwenden. Sehen Sie sich die Asana- App-Integrationsseite an, um zu sehen, was Sie sonst noch mit anderen Apps machen können.

Was Sie bei Asana kostenlos bekommen

Die kostenlose Version von Asana bietet Ihnen unbegrenzte Aufgaben, Projekte und Gespräche. Sie können jedoch nur bis zu 15 Mitglieder haben. Sie erhalten auch Zugriff auf grundlegende Dashboards und Suchfunktionen.

Die Premium-Version zum Preis von 10,99 $ pro Benutzer und Monat bietet Ihnen unbegrenzte Mitglieder, benutzerdefinierte Dashboards, erweiterte Suchfunktionen, Aufgabenabhängigkeiten, benutzerdefinierte Felder, private Teams und vorrangigen Support. Es gibt auch einen Business-Plan für 24,99 $ mit noch erweiterten Berichts- und Verwaltungsoptionen. Die vollständigen Details finden Sie auf der Asana- Preisseite.

Wie Trello ist Asana im Browser oder als App verfügbar.

Herunterladen: Asana für iOS | Android | Mac | Windows (32-Bit) | Windows (64-Bit) (kostenlos, Abonnements verfügbar)

Welches ist besser? Trello oder Asana?

Bevor wir unsere Empfehlung teilen, werfen wir einen kurzen Blick auf die Funktionen beider:

Obwohl verschiedene Organisationen unterschiedliche Anforderungen haben, ist Asana aufgrund seiner Vielseitigkeit eine gute Wahl für fast jeden. Die Möglichkeit, Aufgaben in einer traditionellen Aufgabenlistenansicht oder auf einem Kanban-Board zu verfolgen, verleiht ihm ein Maß an Vielseitigkeit, das Trello nicht hat.

Diese Vielseitigkeit geht natürlich mit einer steileren Lernkurve einher. Die Asana-Oberfläche ist zwangsläufig komplexer als Trello. Wenn Sie mit der App unerfahren sind, kann es länger dauern, das zu finden, wonach Sie suchen.

Trello ist jedoch großartig, wenn Sie nur ein zentrales Repository für Aufgaben und ein System zur Kommunikation darüber benötigen. Es ist einfach zu erlernen und zu verwenden, und viele Menschen sind bereits zumindest oberflächlich damit vertraut. Es eignet sich auch hervorragend als persönliches Lebensmanagement-Tool. Tatsächlich können Sie Trello für fast alles verwenden.

Trello vs. Asana: Sie haben die Wahl

Am Ende sind sowohl Trello als auch Asana fantastische Tools. Welche Sie für Ihre Organisation verwenden, hängt wahrscheinlich von den Details ab. Spricht Sie das Aufgabenlisten- und Kanban-Board-Format von Asana an? Oder möchten Sie die Dinge einfach halten? Möchten Sie ein großes Team verwalten, ohne eine monatliche Gebühr zu zahlen? Lernen Ihre Benutzer schnell? Oder profitieren sie von einem Tool mit einer einfacheren Lernkurve?

All diese Fragen müssen Sie berücksichtigen, wenn Sie sich für Trello oder Asana entscheiden. Aber zwei Dinge sollten Sie beruhigen, wenn Sie Schwierigkeiten haben, diese Entscheidung zu treffen. Erstens sind beide großartige Apps und helfen Ihnen, Ihr Team zu verwalten. Wenn Sie derzeit keine Projektmanagement-Software verwenden, wird jede App einen großen Unterschied machen.

Und zweitens können Sie Trello und Asana zusammen verwenden. Sie integrieren sich, sodass Sie Daten zwischen den beiden übertragen, Ihre Aufgaben und Karten synchronisieren und beide verwenden können. Oder verwenden Sie Migrator.xyz, um Daten von einem zum anderen zu verschieben, wenn Sie wechseln möchten. Du bist nicht für immer eingesperrt.

Probieren Sie eins oder beides aus!

Da beide Apps kostenlos sind, kostet es Sie nichts, beide auszuprobieren. Sie können mit Trello beginnen und sehen, ob es für Ihre Bedürfnisse ausreicht. Wenn Sie es zu einfach finden, können Sie mit den oben erwähnten Migrationstools genauso einfach zu Asana wechseln. Auf diese Weise erfahren Sie aus erster Hand, wie beide Projektmanagement-Apps verwendet werden.

Und wenn Sie die Unterschiede zwischen Trello und Asana kennen, können Sie eine endgültige Entscheidung treffen und sich zu einem Abonnement verpflichten. Wählen Sie also eine aus, probieren Sie sie aus und beginnen Sie, Projekte effizienter zu verwalten.