Unified Communications: Lassen Sie Ihr Telefonsystem härter arbeiten

• Ein einheitliches Kommunikationssystem ist eine Lösung, die es Teams ermöglicht, auf jedem Gerät und von überall miteinander zu kommunizieren.
• Unified Communications-Systeme helfen Unternehmen, ihre Tools auf einer einzigen Plattform mit Zugriff von überall zu konsolidieren, um Kosten zu senken und die Effizienz zu verbessern.
• Künstliche Intelligenz kann neue Funktionen für Unified Communications-Systeme freischalten, wie z. B. Sprachassistenten und sofortige Transkripte von Meetings.
• Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsinhaber, die etwas über Kommunikationssysteme lernen oder nach Tools suchen, um die Teamzusammenarbeit zu verbessern.
  

Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Unternehmen ausschließlich auf ihre Telefonsysteme verlassen haben, um Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen. Viele der besten Anbieter von Telefonsystemen haben ihre Dienste auf Unified Communications-Systeme ausgeweitet, sodass Mitarbeiter von einem Ort aus auf vielfältige Weise mit Personen außerhalb und innerhalb des Büros in Verbindung treten können.

Das Konzept der Unified Communications (UC) sieht ein Cloud-gehostetes Geschäftskommunikationssystem vor, das über mehrere Kanäle und Geräte hinweg funktioniert.

„Im Gegensatz zu einem traditionellen Geschäftstelefonsystem, das nur die Möglichkeit bietet, Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen, kombiniert Unified Communications Telefondienste, Videokonferenzen, Team-Messaging, SMS, Fax und andere Kommunikationstools auf einer einzigen integrierten Plattform“, sagte Jose Pastor, ehemaliger Senior Vizepräsident des Produktmanagements bei RingCentral.

Das Wachstum von Voice over Internet Protocol (VoIP) und Cloud-gehosteten Diensten hat Unified Communications Realität werden lassen. Vor VoIP und der Cloud stützten sich traditionelle Telefonsysteme auf private Nebenstellensysteme, die in jedem Unternehmen untergebracht waren.

John Pope, CEO von Jive Communications by LogMeIn, sagte, dass die typische Einrichtung eines herkömmlichen Telefonsystems einen Computerserver, eine manuelle Steuerplatine und mehrere Leitungen umfasst, die mit dem öffentlichen System verbunden sind. Diese Leitungen wurden dann mit einem internen Vermittlungssystem verbunden, das Anrufe an die einzelnen Telefonleitungen aller leitete.

„Wenn das kompliziert klingt, liegt es daran, dass es das auch ist“, sagte Pope.

Da alle Kommunikationstools in diesen Systemen auf das Internet angewiesen sind, um Daten hin und her zu übertragen, sind laut Pope die einzigen Dinge, die UC benötigt, eine Internetverbindung und ein Computer oder ein IP-Telefon. „Dieses vereinfachte und einheitliche Angebot senkt die Kosten und bietet gleichzeitig leistungsstarke Funktionen, die über ein einfaches Freizeichen hinausgehen.“

Was ist ein einheitliches Kommunikationssystem?

Ein einheitliches Kommunikationssystem führt mehrere Dienste – wie E-Mail, Telefon, Internetbrowser und Videokonferenzen – durch eine Kombination aus Hardware, Software und Netzwerklösungen zusammen. Das Schöne an einem UC-System ist, dass es Ihnen eine konsolidierte, erschwingliche und flexible Möglichkeit bietet, mit Ihrem Team über jeden Computer oder jedes mobile Gerät von überall mit einer Internetverbindung zu sprechen.

Da intelligente Kommunikationsdienste immer ausgefeilter werden und Teams sich daran gewöhnen, die ihnen zur Verfügung stehenden Tools voll auszuschöpfen, wird ein UC-System zu einem wertvollen Tool, das sich nahtlos in jeden Workflow integrieren lässt.

Tipp: Kleine Unternehmen haben eine große Auswahl an hervorragenden Unified Communications-Systemen zur Auswahl, die Ihrem Team einige großartige Möglichkeiten bieten, sich virtuell zu treffen, Dateien auszutauschen oder Kollegen sofort Nachrichten zu senden. Lesen Sie unsere Dialpad-Rezension oder 8×8-Rezension für einige hervorragende Beispiele.

Vorteile von Unified-Communications-Systemen

Angesichts der zunehmend mobilen Belegschaft von heute treibt die einfache Möglichkeit, Mitarbeitern von überall aus mit Kollegen und Kunden zu kommunizieren, die Popularität von UC-Systemen voran. Ob Videokonferenzen mit Kunden oder Instant Messaging mit Kollegen, UC-Systeme bieten eine große Auswahl an Tools, um die Kommunikationswege für die Mitarbeiter am Laufen zu halten. [Suchen Sie nach einem Videokonferenzdienst für Ihr kleines Unternehmen? Unsere besten Tipps und Bewertungen können dabei helfen.]

Zugriff auf jedem Gerät

Da der traditionelle 9-to-5-Arbeitstag am Schreibtisch weitgehend der Vergangenheit angehört, sind Tools, die eine Kommunikation von jedem Gerät zu jeder Zeit ermöglichen, in der heutigen schnelllebigen, technologiegetriebenen Welt von entscheidender Bedeutung.

„Zwischen mobilen und fortschrittlichen Collaboration-Technologien arbeiten Menschen heute mehr denn je einfach und erfolgreich außerhalb des Büros“, sagte Pope. „Es ermöglicht mehr Flexibilität, mehr Globalisierung und vor allem eine bessere Kommunikation.“

Flexibilität

Während der Besitz all dieser Kommunikationstools für die Mitarbeiter von großem Vorteil ist, ist es das, was UC-Systeme wirklich attraktiv macht, wenn sie alle in einem Paket angeboten werden.

„Es ist wichtig, den Mitarbeitern Flexibilität und Wahlmöglichkeiten bei der Kommunikation zu bieten, aber es ist entscheidend, diese Kommunikationstools in ein einheitliches Erlebnis zu integrieren, um den digitalen Arbeitskräften von heute ein nahtloses Benutzererlebnis zu bieten“, sagte Pastor.

Verbesserte Produktivität

Untersuchungen von RingCentral zeigten das Ausmaß der „App-Überlastung“, die viele Mitarbeiter erleben. Die Studie ergab, dass Arbeitnehmer heute im Durchschnitt regelmäßig vier Kommunikations-Apps verwenden, wobei fast 70 % der Arbeitnehmer bis zu 60 Minuten pro Tag – das entspricht 32 Tagen pro Jahr – mit dem Umschalten zwischen diesen Apps verschwenden.

Die Studie ergab, dass Arbeitnehmer erkennen, wie wertvoll es ist, auf alle ihre Kommunikationstools auf einer Plattform zugreifen zu können. Zwei Drittel der Befragten wünschen sich eine einzige Plattform für ihre gesamte Kommunikation und nennen als Hauptvorteile einen besseren Workflow, eine höhere Produktivität und weniger Chaos.

Pope glaubt, dass der Zugriff auf all diese Kommunikationstools von einem Standort aus positive Auswirkungen auf die Innovation, Produktivität und Effizienz eines Unternehmens hat.

„Einige der Vorteile, die Ihre Kultur und Kommunikation überholen und zu einem Hyperwachstum Ihres Unternehmens führen können, sind optimierte Kommunikation, erhöhte Mobilität, überlegene Zuverlässigkeit, verbesserte Kundeninteraktionen, verbesserte Sicherheit, verbesserte Mitarbeiterkultur, erweiterte Funktionalität und Zugriff auf wichtige Daten und Tools, die sich auf die Entwicklung auswirken werden“, sagte er.

Niedrigere Kosten

Kosteneinsparungen sind ein weiterer Vorteil von UC-Systemen. Anstatt dass Ihr Unternehmen für jedes dieser Tools separat bezahlt, bündeln UC-Anbieter sie zu deutlich geringeren Kosten.

„Unternehmen können Zehntausende von Dollar sparen, wenn sie in Unified Communications-Systeme investieren“, sagte Pastor.

Hast Du gewusst? Mit einem UC-System ist es ganz einfach, eine geschäftliche Telefonnummer zu erhalten. Die meisten verfügen über ein benutzerfreundliches Online-Portal, mit dem Sie schnell neue Leitungen hinzufügen können, wenn neue Mitarbeiter in Ihr Unternehmen eintreten.

Die besten Unified Communications-Systeme

Nextiva

Nextiva ist ein UC-System, das sich auf Telefonsysteme für CRM-Lösungen (Customer Relationship Management) spezialisiert hat und mehrere Optionen bietet, die sich problemlos in die meisten der besten CRM-Software integrieren lassen. Durch die Rationalisierung von Prozessen wie Kontoverlauf, Vertriebspipeline-Management und Fallweiterleitung bietet Nextiva eine Reihe von Tools, die sowohl Vertriebsmitarbeitern als auch Kundendienstmanagern helfen.

Nextiva bietet auch führende Telefondienste, einschließlich Voicemail-to-E-Mail und Anrufaufzeichnung, während Collaboration-Tools wie Audiokonferenzen und Team-Messaging die Produktivität steigern und Ihr Geschäft am Laufen halten können. Mit einer gemeldeten Betriebszeit von 99,999 % kann Nextiva den kontinuierlichen 24/7-Service Ihres Unternehmens in den Vereinigten Staaten sicherstellen.

Die Kosten von Nextiva reichen von 17,95 $ bis 75,95 $ pro Benutzer und Monat. Weitere Informationen finden Sie in unserem vollständigen Nextiva-Test.

RingCentral

RingCentral ist einfach zu integrieren, einfach zu bedienen und verfügt über eine breite Funktionalität. Es bietet Unternehmen jeder Größe eine zuverlässige, in der Cloud gehostete VoIP-UC-Plattform. Zu den Funktionen gehören virtuelle Rezeptionisten, um Anrufer zu führen, Anrufaufzeichnung und Anrufüberwachung, während eine Verfügbarkeit von 99,9999 % es RingCentral ermöglicht, einen zuverlässigen 24/7-Service zu bieten.

RingCentral stellt im Laufe des Jahres 2022 eine Reihe von KI-gestützten Tools bereit, mit denen Benutzer Telefonanrufe automatisch transkribieren oder Meeting-Highlights erfassen können. Es bietet auch ein virtuelles Whiteboard, mit dem Sie Ideen durch Zeichnungen, Notizen und Anmerkungen skizzieren können. RingCentral ist sowohl für Desktop- als auch für Mobilgeräte verfügbar und kann Teams problemlos in Verbindung halten, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros.

Die Kosten von RingCentral reichen von 19,99 $ bis 69,99 $ pro Benutzer und Monat. Lesen Sie unseren vollständigen RingCentral-Test, um mehr zu erfahren.

Oma

Ooma bietet eine leistungsstarke Plattform für Teams, um von praktisch überall über einen Desktop oder ein mobiles Gerät zu kommunizieren, mit der Möglichkeit, eine Videokonferenz mit bis zu 25 Benutzern zu veranstalten. Obwohl es möglicherweise nicht über den vollen Funktionsumfang anderer UC-Systeme verfügt, ist Ooma eine großartige Wahl für kleine und mittelständische Unternehmen, die schnell und ohne Schnickschnack kommunizieren müssen.

Alle wesentlichen Funktionen eines UC-Systems werden auf der Ooma-Plattform berücksichtigt, darunter Voicemail, Anrufprotokolle und sogar virtuelle Nebenstellen für Remote-Mitarbeiter. Besser noch, für Organisationen, die Ooma von einem Büro aus verwenden, unterstützt das System sowohl IP- als auch analoge Telefone. Mit reaktionsschnellem Kundenservice und technischem Support bietet Ooma eine einfache Möglichkeit, ein UC-System ohne einen IT-Experten einzurichten.

Ooma bietet zwei Abonnements an: Ooma Office für 19,99 USD pro Benutzer und Monat und Ooma Office Pro für 24,95 USD pro Benutzer und Monat. Erfahren Sie mehr in unserem vollständigen Ooma-Test.

Die Zukunft von Unified Communications-Systemen

Obwohl UC-Systeme eine breite Palette an Funktionen bieten, gibt es noch Raum für Wachstum.

Eine Möglichkeit, wie Pastor diese Dienste in der Zukunft weiterentwickeln sieht, besteht darin, mehr integrierte Integrationen mit anderen Geschäftsprogrammen und Apps zu haben. Als Beispiel verweist er auf die RingCentral-Integration mit Salesforce, die es den Benutzern der Software ermöglicht, Anrufe mit nur einem Klick zu tätigen, ohne Salesforce verlassen zu müssen.

„UC-Systeme werden sich weiterentwickeln, um die Geschäftskommunikation nahtloser und enger in bestehende Geschäftsabläufe zu integrieren“, sagte er.

Pope glaubt, dass Technologien wie das Internet der Dinge, künstliche Intelligenz und mobile Lösungen die Nutzung von UC-Systemen erweitern werden.

„Sprachassistenten werden intelligenter und werden durch die Verarbeitung natürlicher Sprache und kontinuierliches maschinelles Lernen unterstützt“, sagte er. „Wir werden auch eine sofortige Transkription und mehr kontextbezogene Informationen durch künstliche Intelligenz sowie die fortgesetzte Integration von UC-Systemen mit Office-Produktivitätssoftware sehen.“

Der Ausbau dieser Art von Systemen wird auch die Art und Weise verändern, wie Unternehmen wachsen. Papst schlug vor, dass Unified Communications zu einer stärkeren globalen Expansion führen wird.

„Da die Globalisierung der Geschäftswelt eskaliert, wird UC proportional wachsen und Möglichkeiten für Unternehmen schaffen, global zu agieren“, sagte er. „Und da die Remote-Belegschaft weiter zunimmt, werden Video- und Webkonferenzen an Popularität und Notwendigkeit zunehmen.“

Eduardo Vasconcellos hat zum Schreiben und Recherchieren dieses Artikels beigetragen. Quelleninterviews wurden für eine frühere Version dieses Artikels durchgeführt.