Spickzettel für Videokonferenzen: Zoom, Skype, Microsoft Teams und GoToMeeting

Fernarbeit ist heute üblicher denn je und damit auch ein erneuter Fokus auf Telekonferenzen. Programme wie Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting und Skype haben minimale Anforderungen an die Ausstattung und machen es Ihren Mitarbeitern leicht, sich mit ihren Kollegen zu vernetzen. Alles, was sie brauchen, ist eine Webcam und ein Mikrofon – die oft in ihren Laptops integriert sind – oder auch nur ein Smartphone oder Tablet.

Wir haben einige spezielle Funktionen und Tipps für die heutigen Top-Telekonferenz-Apps zusammengestellt, die Ihnen helfen können, in kürzester Zeit ein Power-User zu werden (obwohl wir nicht garantieren können, dass sie Ihre Videokonferenz völlig ablenkungsfrei halten ) .

Versteckte Funktionen zoomen

Eine der beliebtesten Softwareanwendungen für Telekonferenzen ist Zoom. Seine einfache Funktionalität und übersichtliche Benutzeroberfläche – zusammen mit seinem kostenlosen Basisplan – machen es für Millionen von Menschen zugänglich, die sich jetzt für Arbeit und Schule darauf verlassen.

Zoom hat einige lustige Optionen, die sich unter der Haube verstecken, die alles tun, um Ihre Umgebung aufzuhellen und Sie möglicherweise sogar ein wenig vorzeigbarer aussehen zu lassen. Hier sind einige Funktionen, die Sie bei Ihrem nächsten Zoom-Meeting ausprobieren können.

• Ändern Sie Ihren Hintergrund: Es mag Spaß machen, Ihre Umgebung mit Ihren Kollegen zu teilen, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz für den Tag draußen eingerichtet haben, aber wenn Ihr Heimbüro langweilig oder chaotisch ist und Sie die Dinge hinter sich aufpolieren möchten, gibt es eine Einstellung dafür. Wenn Sie zu den Einstellungen gehen und auf Virtueller Hintergrund klicken, können Sie diese Funktion verwenden, um ein Bild hochzuladen, um Ihren Hintergrund zu ersetzen, sodass es so aussieht, als wären Sie an einem Strand oder schweben im Weltraum. Eine Sache, die Sie jedoch beachten sollten, ist, dass dies nur auf dem Desktop oder der mobilen App funktioniert und Sie bestimmte Systemspezifikationen erfüllen müssen .
• Verwenden Sie Emoji-Reaktionen, um stumm zu antworten: Manchmal ziehen Sie es vor, während eines Meetings stumm zu bleiben, weil die Kinder laut sind oder Ihr Lebensgefährte auch in einem Meeting ist oder aus einem anderen Grund. Wenn derjenige, der das Meeting abhält, eine Antwort von Ihnen benötigt, Sie ihm aber den zusätzlichen Lärm ersparen möchten, können Sie ihm mit der Reaktionsfunktion einen Daumen nach oben, Applaus oder jede andere Art von Emoji-Antwort geben. Um es zu verwenden, klicken Sie unten auf dem Bildschirm Ihres Meetings auf die Registerkarte „Reaktionen“ und wählen Sie ein Emoji aus.
• Galerieansicht verwenden: Diese Funktion ist in Zoom nicht unbedingt versteckt, aber trotzdem eine tolle Funktion. Wenn Sie in einer Besprechung mit vielen Personen sind und so viele Gesichter wie möglich gleichzeitig sehen möchten, können Sie die Galerieansicht aktivieren. Die Option befindet sich in der oberen rechten Ecke des Besprechungsfensters und ermöglicht es Ihnen, Dutzende von Teilnehmern auf einer Seite zu sehen, wodurch die Besprechung zum Einführungssegment von The Brady Bunch wird . Wenn Sie sich in einer besonders großen Besprechung befinden, müssen Sie möglicherweise durch mehrere Seiten scrollen, um alle zu sehen. Sie können zurück zur standardmäßigen „Lautsprecheransicht“ wechseln, indem Sie auf dieselbe Schaltfläche klicken.
• Deaktivieren Sie Ihr Mikrofon und Ihre Kamera standardmäßig: Was tun Sie, wenn Sie von zu Hause aus mit Jogginghosen und einem zerschlissenen Band-T-Shirt arbeiten, aber plötzlich zu einem Zoom-Meeting gerufen werden und nicht bereit sind? Wenn Sie sich bemühen, professionell auszusehen, auch wenn es nur von der Hüfte aufwärts ist, können Sie Ihre App so einstellen, dass Sie Ihr Mikrofon und Ihre Kamera nur dann einschalten, wenn Sie es möchten. Sie tun dies, indem Sie in das Einstellungsmenü der App gehen und in den Audiobereich für Ihr Mikrofon gehen und die Option „Mikrofon stumm schalten, wenn Sie einem Meeting beitreten“ auswählen. Wenn Sie in den Videobereich Ihres Einstellungsmenüs gehen, können Sie auf ähnliche Weise die Option „Mein Video ausschalten, wenn Sie einem Meeting beitreten“ auswählen.
• Verschönern Sie sich : Wenn Sie sich immer noch Sorgen um Ihr Aussehen machen, aber nur eine schnelle Ausbesserung benötigen, kann die Zoom-Funktion „Mein Aussehen verbessern“ Abhilfe schaffen. Dieser Filter gibt Ihrem Video-Feed ein neues Gesicht, glättet feine Linien und reduziert das Auftreten von Tränensäcken. Um diese Funktion zu verwenden, gehen Sie zurück in das Menü „Einstellungen“, wählen Sie „Video“ und vergewissern Sie sich, dass „Mein Aussehen verbessern“ aktiviert ist.

GoToMeeting-Funktionen

Die Online-Videokonferenzanwendung von GoToMeeting ist eine weitere beliebte Option für Unternehmen. Obwohl vielleicht nicht so auffällig wie Zoom oder sogar Slack, ist GoToMeeting eine stabile Plattform, die einfach zu bedienen ist.

Die folgenden Funktionen tragen sicher dazu bei, Ihr nächstes Meeting auf GoToMeeting zu verbessern:

• Wählen Sie Ihren Benutzernamen: Wenn Sie sich für GoToMeeting anmelden, werden Sie normalerweise aufgefordert, Ihren Namen einzugeben, bevor Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen. Während es normalerweise am besten ist, bei Ihrem normalen Spitznamen zu bleiben, können sich Namen ändern. Die Ehe kann den Nachnamen einer Person ändern, sicher, aber was ist, wenn Ihr Unternehmen eng genug verbunden ist, wo einige Leute lustige Spitznamen oder Insider-Witze haben? Sie können Ihren Anzeigenamen auf Ihrem Windows-Computer festlegen, indem Sie auf Datei klicken und Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse bearbeiten auswählen. Mac-Benutzer können dasselbe tun, indem sie im Menü „Datei“ die Option „Einstellungen“ auswählen und den Text im Feld „Name“ ändern.
• Wählen Sie ein Profilfoto aus: GoToMeetings hat viele Funktionen in der Beta-Version, die dem Programm ein kleines Extra hinzufügen. Eine dieser Funktionen ist die Möglichkeit, ein Profilbild zuzuweisen, wenn Sie keine Webcam verwenden. Wählen Sie dazu das Menü Datei aus und bewegen Sie den Mauszeiger zum Abschnitt Labs. Dort sehen Sie Profilbilder; Klicken Sie darauf und Sie können dann ein Bild hochladen, das Sie Ihrem Konto zuordnen können.
• Stellen Sie einen Webcam-Filter ein: Diese Funktion ist auf Ihre Webcam angewiesen, aber sie ist den Kamerafiltern, die Sie in sozialen Medien finden, nicht unähnlich. Wenn Sie die Farbpalette Ihrer Webcam ändern oder einen Filter zu Ihrem Feed hinzufügen möchten, wählen Sie die Option „Einstellungen“ im Bereich „Webcam“ des Steuerungsfelds aus. Klicken Sie dort auf die Option Erweitert, wo Sie Zugriff auf die Filter erhalten.
• Erstellen Sie ein wiederkehrendes Meeting: Da Sie wahrscheinlich jede Woche dieselben Meetings durchführen, kann es manchmal mühsam sein, jedes Mal ein neues Meeting zu erstellen. Um dies zu umgehen, wählen Sie einfach entweder „Besprechung jederzeit“ oder „Wiederkehrende Besprechung“ aus, wenn Sie Ihr nächstes Treffen erstellen. Dadurch wird eine eindeutige Besprechungs-ID erstellt, die nicht abläuft oder sich ändert, obwohl dies manchmal die Einwahlnummer tut. Auf diese Weise können dieselben Informationen wiederverwendet werden, was es Ihnen erleichtert, mehrere Meetings mit denselben Einstellungen zu planen.
• Eliminieren Sie „Halte-Pieptöne“: Wenn Sie darauf warten, dass jemand zu einem Ihrer Meetings erscheint, werden Sie wahrscheinlich mit einem ununterbrochenen Piepton empfangen. Während Sie warten, kann dieser Piepton wirklich störend werden. Glücklicherweise können Sie diesen Piepton auf einem Windows-Computer vollständig stummschalten, indem Sie in Ihrem Bedienfeld auf den Audiobereich klicken und Bearbeiten auswählen. Dort können Sie zwischen Warteschleifentönen umschalten oder nicht. Klicken Sie auf einem Mac auf den Abwärtspfeil auf der rechten Seite des Audiobereichs und wählen Sie Einstellungen. Dort können Sie die Einstellung ändern.

Microsoft Teams-Funktionen

Unabhängig davon, ob Ihr Büro überwiegend Windows-PCs verwendet oder bereit ist, Microsoft-Software auf Macs zu installieren, hier sind einige Tipps, die das Erlebnis verbessern können:

• Senden Sie eine E-Mail an einen ganzen Kanal: Microsoft Teams lässt sich nahtlos in andere Microsoft-Anwendungen integrieren und ermöglicht Ihnen, eine E-Mail direkt aus Outlook an eine beliebige Teams-Gruppe weiterzuleiten. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke des Chatfensters der Gruppe. Wählen Sie dort „E-Mail-Adresse abrufen“, wodurch eine E-Mail-Adresse für den Kanal erstellt wird, an den Sie die Nachricht senden möchten. Danach ist es so einfach wie in Outlook zu gehen und eine E-Mail an diese Adresse zu senden.
• Lesezeichen für Nachrichten zur späteren Verwendung: Wir haben es alle schon erlebt – jemand erwähnt eine Aufgabe, die Sie erledigen müssen, oder teilt eine wichtige Information mit, aber Sie haben sich keine Notizen gemacht, und sie ist plötzlich im Äther verloren. Teams hilft, diese Situation zu vermeiden, indem es Benutzern ermöglicht, wichtige Nachrichten mit Lesezeichen zu versehen. Dazu müssen Benutzer auf die drei vertikalen Punkte neben einer Nachricht klicken und auf „Diese Nachricht speichern“ klicken.
• Meetings aufzeichnen und sofort transkribieren: Manchmal kann nicht jeder an einem Online-Meeting teilnehmen. Über Teams können Sie einen Videokonferenzanruf aufzeichnen und das Video in der Cloud speichern. Es kann das Meeting auch für Sie transkribieren. Einmal transkribiert, können Benutzer nach allen wichtigen Phrasen suchen.
• Verwenden Sie Slash-Befehle: Tastaturkürzel und Hotkeys sind nichts Neues, aber Teams verwendet Slash-Befehle, die einen umgekehrten Schrägstrich gefolgt von einem einzelnen Wort erfordern. Diese Art der Befehlseingabe gibt es seit den 90er Jahren, wo sie in DOS-Eingabeaufforderungen und IRC-Räumen verwendet wurde. Das Folgende ist eine Auswahl der Slash-Befehle, die sich als nützlich erweisen könnten:
  • /available : Setzen Sie Ihren Status auf verfügbar. /Busy und /away funktionieren ähnlich.
  • /call : Einen Anruf starten.
  • /files: Greifen Sie auf Ihre neuesten Dateien zu.
  • /keys: Zeigt eine Liste der Tastaturkürzel an.
  • /mentions : Zeigen Sie schnell alle Ihre Erwähnungen an. Dieser spezielle Befehl filtert Nachrichten heraus, sodass Sie nur Fälle sehen, in denen Teamkollegen Ihre Aufmerksamkeit wollten.
  • /goto : Mit diesem Befehl können Sie schnell zu einem bestimmten Team oder Kanal innerhalb Ihrer Organisation wechseln.

Skype-Sonderfunktionen

Weniger Menschen verlassen sich auf dieses Programm als früher, aber Skype ist immer noch ein kompetentes Videokonferenzprogramm, das von vielen Menschen auf der ganzen Welt verwendet wird. Als eine Art Legacy-Anwendung gibt es nicht wirklich viele versteckte Funktionen, die nicht bereits aus der Software herausgekitzelt und der allgemeinen Wissensdatenbank hinzugefügt wurden. Dennoch sind hier einige Features und Funktionen, die sich bei Ihrem nächsten Meeting als nützlich erweisen könnten:

• Sichern Sie Ihren Chat-Verlauf: Die Möglichkeit, zurückzugehen und sich an ein Gespräch mit einem Kollegen oder Vorgesetzten zu erinnern, kann aus vielen Gründen hilfreich sein, aber leider löscht Skype im Laufe der Zeit automatisch seinen Chat-Verlauf. Um dieses Problem zu beheben, müssen Sie außerhalb der Anwendung zusätzliche Arbeit leisten. Halten Sie zuerst die Windows-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt und drücken Sie R, um das Ausführen-Fenster aufzurufen. Geben Sie dort „%appdata%Skype“ (ohne Anführungszeichen) ein und klicken Sie auf „OK“. Gehen Sie in den Ordner mit Ihrem Skype-Namen und kopieren Sie ihn. Speichern Sie die Kopie an einem anderen Ort, und los geht’s. Sie können dieses Backup verwenden, um Ihre Chats auf einen anderen Computer zu übertragen oder es für die Nachwelt zu behalten.
• Verbergen Sie die Tatsache, dass Sie tippen: Während Sie mit jemandem per Textnachricht chatten, lässt Skype die andere Person wissen, dass Sie antworten. Auch wenn das nicht unbedingt eine große Sache ist, möchtest du vielleicht nicht, dass die andere Person merkt, wie sehr du über deine Antwort nachdenkst. Um dies zu beheben, gehen Sie zum Menü Extras und klicken Sie auf Optionen. Wählen Sie dort IM & SMS und dann IM-Einstellungen. Wählen Sie „Erweiterte Optionen anzeigen“ und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Beim Tippen anzeigen“.
• Teilen Sie Ihren Bildschirm: Im Gegensatz zu den anderen beiden Programmen ist das Teilen Ihres Bildschirms etwas aufwändiger. Um dies bei Skype zu tun, müssen Sie im Chatfenster auf die Schaltfläche „+“ klicken. Klicken Sie dort auf Bildschirm auswählen. Denken Sie daran, dass Ihr Bildschirm nach Auswahl dieser Option für andere sichtbar ist. Stellen Sie also sicher, dass das, was Sie haben, auch das ist, was Sie ihnen zeigen möchten. Um die Freigabe zu beenden, wählen Sie die Option „Freigabe beenden“.

Verknüpfungen an Ihren Fingerspitzen

Egal, ob Sie an einem Laptop oder Desktop-Computer arbeiten, Sie benötigen für alles eine Maus und eine Tastatur. Vor diesem Hintergrund erstellen Entwickler ihre Programme, um diese Tools optimal zu nutzen. Das Zeigen und Klicken auf etwas mit der Maus mag für die meisten Menschen die intuitivste Art sein, etwas zu bewirken, aber die wirklichen Abkürzungen leben zwischen den Tasten. Tauchen Sie ein wenig tiefer in Ihre Menüs ein und Sie werden eine Welt voller Tastenkombinationen finden, die Ihnen Zeit sparen oder weniger bekannte Funktionen leichter verfügbar machen können.

Tastenkombinationen für Telekonferenzsoftware sind normalerweise für Aktionen gedacht, die Sie normalerweise während eines Anrufs ausführen würden. Anstatt den Fokus von Ihrer Kamera zu wechseln, um mit der Maus das richtige Menü zu finden, kann ein erfahrener Benutzer eine beliebige Anzahl von Aktionen ausführen, indem er einfach ein paar Tasten drückt. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Tastenkombinationen für Zoom, GoToMeeting und Skype.

Zoom-Tastenkombinationen:

• Audio stummschalten/Stummschaltung aufheben: Windows: Alt+A (oder die Leertaste gedrückt halten) | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + A
• Alle außer dem Host stummschalten/lautschalten: Windows: Alt+M | Mac: Befehl (⌘) + Strg + M (Stummschaltung aufheben: Befehl (⌘) + Strg + U)
• Webcam starten/stoppen: Windows: Alt+V | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + V
• Neuen Freigabebildschirm starten/stoppen: Windows: Alt+Umschalt+T | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + S
• Bildschirmfreigabe anhalten/fortsetzen: Windows: Alt+T | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + T
• Aufnahme starten/stoppen: Windows: Alt+R | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + R
• Hand heben/senken: Windows: Alt+Y | Mac: Option+Y

Tastenkombinationen für GoToMeeting (nur Windows):

• Audio stummschalten/Stummschaltung aufheben: Strg+Alt+A
• Bildschirmfreigabe starten/stoppen: Strg+Alt+S
• Bildschirmfreigabe anhalten/fortsetzen: Strg+Alt+P
• Webcam starten/stoppen: Strg+Alt+W
• Zu Computer- oder Telefonaudio wechseln: Strg+Alt+U
• Chat ein-/ausblenden: Strg+Alt+C
• Teilnehmerliste ein-/ausblenden: Strg+Alt+L

Tastenkombinationen für Microsoft Teams:

• Stummschalten: Windows: Strg+Umschalt+M | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + M
• Video umschalten: Windows: Strg+Shift+O | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + O (Es gibt keine Verknüpfung in den Web-Apps.)
• Videoanruf starten: Windows: Strg+Shift+U | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + U
• Audioanruf starten: Windows: Strg+Umschalt+C | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + C
• Anruf ablehnen: Windows: Strg+Umschalt+D | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + D
• Videoanruf annehmen: Windows: Strg+Shift+A | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + A
• Audioanruf annehmen: Windows: Strg+Umschalt+S | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + S

Skype-Tastaturkürzel:

• Audio stumm/laut schalten: Windows: Strg+M | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + M
• Videoanruf starten: Windows: Strg+Shift+K | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + K
• Audioanruf starten: Windows: Strg+Umschalt+P | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + R
• Webcam umschalten: Windows: Strg+Umschalt+K | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + K
• Auflegen: Windows: Strg+E | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + H
• Personen zum Anrufen hinzufügen: Windows: Strg+Umschalt+A | Mac: Befehl (⌘) + Umschalt + A
• Teilnehmerliste ein-/ausblenden: Strg+Alt+L | Befehl (⌘) + Umschalt + A