Was ist ein komprimierter Arbeitszeitplan und sollten Sie ihn anbieten?

• Ein komprimierter Arbeitszeitplan ermöglicht es den Mitarbeitern, eine volle 40-Stunden-Woche in weniger als den typischen fünf Tagen zu arbeiten.
• Eine kürzere Arbeitswoche kann dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und den Mitarbeitern mehr persönliche Zeit zu geben.
• Die Umsetzung des komprimierten Arbeitsplans variiert je nach Unternehmen und sogar Abteilung.
• Dieser Artikel richtet sich an Kleinunternehmer, die einen komprimierten Arbeitsplan für ihre Teams in Betracht ziehen.

Die Gewinnung und Bindung von Top-Talenten ist ein wichtiges Anliegen für Inhaber kleiner Unternehmen in allen Branchen. Während konkurrenzfähige Löhne, erstklassige Sozialleistungspakete und angemessene Urlaubszeiten unerlässlich sind, betrachten stark nachgefragte Mitarbeiter diese Angebote möglicherweise als das absolute Minimum.

Flexibilität anzubieten ist eine ausgezeichnete Strategie, wenn Sie hochrangige Arbeitskräfte anziehen möchten, sich aber nicht unbedingt eine Erhöhung der Gehälter oder Sozialleistungen leisten können. Einige Arbeitgeber bieten Arbeitnehmern eine Alternative zum üblichen Arbeitszeitplan von Montag bis Freitag von 9 bis 5 Uhr an. Das Anbieten eines komprimierten Arbeitszeitplans kann es KMU erleichtern, mit größeren Unternehmen um Elite-Talente zu konkurrieren.

Hier sehen Sie, wie ein komprimierter Zeitplan funktioniert, die beliebtesten Zeitpläne und die Vor- und Nachteile der Implementierung dieses Modells.

Was ist ein komprimierter Arbeitszeitplan?

Fazit: Ein komprimierter Arbeitszeitplan liegt vor, wenn Mitarbeiter die Arbeit einer Woche, in der Regel 40 Stunden, in weniger als den herkömmlichen fünf Tagen erledigen.

Warum mögen Mitarbeiter komprimierte Arbeitszeiten?

Komprimierte Arbeitszeitmodelle bieten Mitarbeitern einen zusätzlichen freien Tag. Dieser zusätzliche Tag kann für einige Mitarbeiter eine bessere Work-Life-Balance bieten.

Diese Art der Arbeitsregelung kann auch Arbeitnehmern zugute kommen, die einen langen Arbeitsweg haben. Für manche Mitarbeiter mag es besonders attraktiv sein, nicht an einem zusätzlichen Tag in der Woche Auto fahren oder öffentliche Verkehrsmittel benutzen zu müssen.

Wussten Sie schon?: Eine weitere Möglichkeit für Arbeitgeber, Top-Talente anzuziehen und zu halten, besteht darin, ein Konto für flexible Ausgaben im Gesundheitswesen (FSA) anzubieten. Mitarbeiter können FSA-Gelder verwenden, um Gesundheitsausgaben zu bezahlen.

Manche Mitarbeiter mögen komprimierte Arbeitszeiten nicht?

Ja. Eine kurze Arbeitswoche ist möglicherweise nicht für jeden Arbeitnehmer praktikabel. Einige Mitarbeiter haben Verpflichtungen in ihrem Familienleben, die es schwierig machen, längere Tage zu arbeiten. Außerdem arbeiten manche Menschen lieber in kürzeren Abständen als in langen Strecken.

Mit anderen Worten, ein komprimierter Zeitplan sollte für die Mitarbeiter optional und nicht obligatorisch sein.

Was ist ein 4/10 komprimierter Arbeitszeitplan?

Die häufigste Art der komprimierten Arbeitsvereinbarung ist ein 4/10-Zeitplan, was bedeutet, dass ein Mitarbeiter vier 10-Stunden-Tage (Montag bis Donnerstag) arbeitet, wobei Freitag, Samstag und Sonntag frei sind. Sie werden diese Regelung auch als „Vier-Tage-Arbeitswoche“ bezeichnet hören.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber interessierten sich in den letzten Jahren zunehmend für die Vier-Tage-Woche. Das liegt daran, dass einige Leute denken, dass diese komprimierten Arbeitszeitpläne die Produktivität, Einstellung, Bindung und das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessern.

Obwohl 4/10-komprimierte Arbeitszeitpläne noch nicht unbedingt Standard in irgendeiner Branche oder Region sind, sind sie möglicherweise am besten in Büroumgebungen anwendbar. Sie können auch in Restaurants, Einzelhandelsgeschäften und anderen kundenorientierten Umgebungen hilfreich sein, die mehr als acht Stunden pro Tag in Betrieb sind.

Tipp: Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, ist eine weitere Möglichkeit, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig eine bessere Work-Life-Balance zu ermöglichen.

Was ist ein 9/80-komprimierter Arbeitszeitplan?

Wenn vier Arbeitstage und drei freie Tage für Ihr Unternehmen nicht funktionieren, sollten Sie alternative Versionen der komprimierten Arbeitswoche in Betracht ziehen, von denen die häufigste der 9/80-Zeitplan ist.

In einem 9/80-Arbeitszeitplan gibt es einen zweiwöchigen Zyklus, in dem der Mitarbeiter neun Stunden am Tag (normalerweise Montag bis Donnerstag) und am letzten Tag der ersten Woche (Freitag) acht Stunden am Tag arbeitet. In der zweiten Woche arbeiten die Mitarbeiter dann wieder neun Stunden am Tag (Montag bis Donnerstag) und bekommen einen zusätzlichen Tag komplett frei (Freitag).

Dieser Zeitplan entspricht 80 Stunden bezahlter Arbeit über zwei Wochen, aber die Mitarbeiter haben zwei Drei-Tage-Wochenenden im Monat.

Beispiel für einen 9/80-Arbeitsplan

Ein typischer 9/80-Arbeitszeitplan könnte wie folgt aussehen:

Woche 1:

• Montag bis Donnerstag – 7.00 bis 17.00 Uhr (oder 8.00 bis 18.00 Uhr) mit einer einstündigen Mittagspause
• Freitag – 8.00 bis 17.00 Uhr mit einer einstündigen Mittagspause

Woche 2:

• Montag bis Donnerstag – 7.00 bis 17.00 Uhr (oder 8.00 bis 18.00 Uhr) mit einer einstündigen Mittagspause
• Freitag – aus

Der Kreislauf wiederholt sich. Beachten Sie, dass Sie statt einer Stunde auch eine halbe Stunde Mittagspause machen können, wenn Ihr Team das für besser hält.

Faktoren, die in einer 9/80-Arbeitswoche zu berücksichtigen sind

Die ordnungsgemäße Ausführung eines 9/80-komprimierten Arbeitsplans erfordert möglicherweise eine genauere Aufmerksamkeit auf Ihren Kalender. Sie müssen absolut sicher sein, in welchen Wochen Freitags-Werktage sind. Sie müssen auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre neun Stunden pro Tag einhalten. Mit einem der besten Zeiterfassungssysteme wie BambooHR und QuickBooks Time ist es viel einfacher, diese Stunden zu verfolgen.

Ein 9/80 komprimierter Arbeitszeitplan kann Ihrem Unternehmen zugute kommen, wenn viele Mitarbeiter lange Strecken zurücklegen, um Ihr Büro zu erreichen. Das liegt daran, dass viele 9/80-Arbeitspläne zu Schichten von 7 bis 17 Uhr (oder 8 bis 18 Uhr) führen. Eine Startzeit um 7:00 Uhr bedeutet eine Fahrt vor der Hauptverkehrszeit, und eine Endzeit um 18:00 Uhr bedeutet eine Fahrt danach.

Es ist allgemein bekannt, dass das Pendeln die Arbeitnehmer belastet. Ohne Pendelstress, der sie belastet, können die Mitarbeiter bessere Leistungen erbringen.

Tipp: Um mehr über einige der besten Zeit- und Anwesenheitssysteme zu erfahren, lesen Sie unseren Test von Bamboo HR und unseren QuickBooks Time Test.

Was sind die Vor- und Nachteile von komprimierten Arbeitszeitplänen?

Eine komprimierte Arbeitswoche hat erhebliche Auswirkungen auf die Work-Life-Balance und die Art und Weise, wie das Büro geführt wird. Hier sind einige Vor- und Nachteile, die Sie beachten sollten.

Vorteile von komprimierten Arbeitszeitplänen

• Mehr Freizeit: Ob durch einen 4/10 oder 9/80 Zeitplan, eine komprimierte Arbeitswoche ermöglicht es den Mitarbeitern, mehr Freizeit zum Aufladen zu genießen.
• Weniger Fehlzeiten: Mitarbeiter nehmen sich aufgrund von mehr Freizeit seltener frei, um Besorgungen zu erledigen oder sich um persönliche Angelegenheiten zu kümmern.
• Verbesserte Servicezeiten: Wenn Ihr Unternehmen über eine Kundendienstabteilung verfügt, können Kunden, die Sie nach 17:00 Uhr kontaktieren möchten, davon profitieren, erweiterte Supportzeiten durch einen komprimierten Arbeitszeitplan anzubieten
• Reduzierte Arbeitswege: Je nachdem, wie weit Ihre Mitarbeiter vom Büro entfernt wohnen, können einige Mitarbeiter Zeit und Geld sparen, indem sie seltener zur Arbeit kommen.

Nachteile von komprimierten Arbeitszeitplänen

• Ermüdung der Arbeitnehmer: Je nach Branche und Beruf kann die Erledigung der gleichen Menge an Arbeit in weniger Tagen die Mitarbeiter ermüden.
• Inkompatible Zeitpläne: Andere Geschäftspartner, Kunden oder Auftragnehmer, die nach einem traditionellen Zeitplan von Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr arbeiten, sind möglicherweise nicht mit Ihrem Zeitplan synchron. Möglicherweise haben Sie auch Probleme mit Ihrem Gehaltsplan.
• Unerlaubte Überstunden: Ohne sorgfältige Überwachung haben Ihre Mitarbeiter möglicherweise Anspruch auf einen anderen Vergütungsplan, selbst wenn sie die gleiche Anzahl von Stunden arbeiten. Überprüfen Sie die Überstundenvergütungsregeln in Ihrem Staat, um sicherzustellen, dass Sie nicht gegen Gesetze verstoßen.
• Unannehmlichkeiten für Mitarbeiter: Während ein komprimierter Arbeitszeitplan für Sie und einige Ihrer Mitarbeiter großartig sein kann, ist er möglicherweise nicht für alle praktikabel. Beispielsweise haben einige Kindertagesstätten einen traditionellen 9-to-5-Zeitplan, der es für Ihre Mitarbeiter umständlich oder teurer machen könnte, eine Betreuung für ihre Kinder zu finden.

Fazit: Ein komprimierter Arbeitszeitplan kann Ihren Mitarbeitern und Ihrem Unternehmen zugute kommen, ist aber möglicherweise nicht für alle praktikabel. Wägen Sie die Vor- und Nachteile sorgfältig ab, bevor Sie entscheiden, ob Sie diesen Vorteil anbieten möchten.

Herausforderungen für dienstleistungsorientierte Unternehmen und Unternehmen mit begrenztem Personalbestand

Wenn Ihr Unternehmen an strenge Arbeitszeiten gebunden ist oder Sie wenig Personal haben, kann das Anbieten eines alternativen Arbeitszeitplans die Personalplanung und -planung erschweren.

Eine Möglichkeit, dieser Herausforderung entgegenzuwirken, besteht darin, tagesspezifische komprimierte Arbeitszeitpläne anzubieten. Beispielsweise könnten Sie einigen Mitarbeitern einen Zeitplan von Montag bis Donnerstag und anderen einen Zeitplan von Dienstag bis Freitag anbieten.

Wofür Sie sich auch entscheiden, haben Sie einen Plan, bevor Sie Ihren Mitarbeitern die Option präsentieren.

Wussten Sie schon?: Wenn Sie stündliche Mitarbeiter haben, müssen Sie möglicherweise eine vorausschauende Planungsrichtlinie implementieren, was bedeutet, dass Sie den Mitarbeitern ihre Arbeitspläne im Voraus zur Verfügung stellen müssen.

Wie implementiert man eine komprimierte Arbeitswoche?

Der erste Schritt besteht darin, einen Zeitplan festzulegen, der für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter am besten geeignet ist. Sie können einen 4/10- oder 9/80-Zeitplan implementieren oder einen Zeitplan erstellen, der Elemente aus diesen beiden Iterationen abruft. Sie können sich auch für etwas anderes entscheiden, z. B. einen dreitägigen 12-Stunden-Zeitplan – eine typische Anordnung für Feuerwehrleute, medizinisches Fachpersonal und andere Branchen, die eine 24-Stunden-Besetzung benötigen.

Möglicherweise möchten Sie, dass die Mitarbeiter den Zeitplan auswählen, der für sie und ihre Familien am besten geeignet ist. Allerdings können möglicherweise nicht alle Abteilungen in Ihrem Unternehmen einer komprimierten Arbeitswoche folgen; Dieser Zeitplan kann je nach Abteilung oder Standort variieren.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine komprimierte Arbeitswoche zu implementieren:

1. Abstimmung mit allen Abteilungen. Mitarbeiter und Management müssen sich bei der Umstellung auf den neuen Fahrplan eng abstimmen. Manager müssen sicherstellen, dass sie an den Tagen, an denen andere Mitarbeiter frei haben, angemessen abgedeckt sind, dass neue Zeitpläne einen reibungslosen Arbeitsablauf ermöglichen und dass alle ihre Fristen einhalten. Dies kann erfordern, dass Manager komprimierte Arbeitszeitpläne für ihre Mitarbeiter festlegen und genehmigen und sich mit anderen Abteilungen abstimmen.
2. Erstellen Sie eine Richtlinie. Bevor Sie einen komprimierten Arbeitszeitplan implementieren, schreiben Sie eine Richtlinie (vielleicht als Teil Ihrer Freizeitrichtlinie), die umreißt, wer Anspruch auf eine komprimierte Arbeitswoche hat, wann sie verwendet werden kann, wer für die Festlegung von Zeitplänen verantwortlich ist und wie sie formell beantragt wird.
3. Bleiben Sie flexibel. Jede Abteilung kann eine komprimierte Arbeitswoche anders implementieren, und Ihre Richtlinie sollte diese Flexibilität berücksichtigen. Beispielsweise können Kundendienstabteilungen von längeren Arbeitszeiten an weniger Tagen profitieren, während die Buchhaltungsabteilung in bestimmten Monaten möglicherweise nicht so dringend von Montag bis Freitag im Büro sein muss.

Tipps zur Umsetzung einer komprimierten Arbeitswoche

Diese Tipps können dazu beitragen, dass die Implementierung Ihrer komprimierten Arbeitswoche reibungsloser verläuft:

• Betrachten Sie das Gesetz. Ihre Stadt oder Ihr Bundesstaat kann Gesetze haben, die einschränken, wie viele Stunden ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum arbeiten darf. Erkundigen Sie sich immer bei Ihrem staatlichen Arbeitsamt, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften einhalten, bevor Sie zu einem neuen Zeitplan wechseln.
• Legen Sie Kernbürozeiten fest. Einige Unternehmen stehen bei der Einführung einer komprimierten Arbeitswoche vor personellen Herausforderungen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Mitarbeiter sorgfältig planen, um eine ausreichende Abdeckung im Büro zu gewährleisten.
• Fragen Sie die Mitarbeiter, was sie bevorzugen. Eine Neuregelung kann tiefgreifende Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter haben. Was für einen Mitarbeiter funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für einen anderen. Fragen Sie die Mitarbeiter, was für sie am besten funktioniert.
• Ändern Sie nach Bedarf. Ihre Richtlinie für komprimierte Arbeitszeiten sollte nicht in Stein gemeißelt sein. Wenn sich Ihre Mitarbeiter und Manager an eine Routine gewöhnen, werden Sie wahrscheinlich Lücken finden, die angegangen werden müssen. Holen Sie regelmäßig Feedback von Ihren Mitarbeitern ein und implementieren Sie die vorgeschlagenen Änderungen.

Max Freedman und Mona Bushnell haben zum Schreiben und Recherchieren dieses Artikels beigetragen.