Was ist eine virtuelle Telefonleitung?

• Sie können eine virtuelle Nummer allein oder als Teil eines virtuellen Telefonsystempakets erhalten.
• Viele Anbieter virtueller Telefone ermöglichen es Ihnen, Ihre traditionelle Telefonnummer auf eine virtuelle zu portieren.
• Mit einer virtuellen Telefonnummer können Sie überall und jederzeit telefonisch erreichbar sein, während die Privatsphäre Ihrer persönlichen Nummer gewahrt bleibt.
• Dieser Artikel richtet sich an Kleinunternehmer, die erwägen, eine virtuelle Telefonleitung als Teil ihres geschäftlichen Telefonsystems zu verwenden.

Ein zuverlässiges Telefonkommunikationssystem ist ein Werkzeug, das jedes Unternehmen haben sollte. Traditionell war ein gutes Geschäftstelefonsystem jedoch teuer und in kleinen Unternehmen schwer zu implementieren.

Was ist eine virtuelle Telefonleitung?

Eine virtuelle Telefonnummer oder Durchwahl (DID) ist eine Telefonnummer, die nicht an ein bestimmtes Telefongerät oder eine bestimmte Leitung gebunden ist und es dem Benutzer ermöglicht, Anrufe von einer Nummer zu einer anderen Nummer, IP-Adresse oder einem anderen Gerät umzuleiten und weiterzuleiten. Virtuelle Telefonleitungen werden auch als „Online-Nummern“ bezeichnet.

Traditionell wurden Telefonnummern so konzipiert, dass sie über eine einzige Telefonleitung funktionieren, die physisch von der Telefongesellschaft mit Ihrem Haus oder Geschäft verbunden ist, und alle Anrufe an diese Nummer konnten nur an diesen bestimmten physischen Standort gesendet werden. Mobiltelefone sind zwar mobiler als Festnetzanschlüsse, aber immer noch auf Mobilfunkmasten angewiesen, um eine Abdeckung zu gewährleisten. Eine virtuelle Nummer gibt einem Unternehmen mehr Kontrolle und Flexibilität beim Empfang von Anrufen, indem diese physischen Einschränkungen beseitigt werden.

Wie funktionieren virtuelle Telefonnummern?

Virtuelle Telefonnummern verlassen sich auf das Internet und nicht auf eine Telefongesellschaft oder einen Mobilfunkmast, um eine Abdeckung bereitzustellen, sodass Benutzer per Telefon oder Computer erreicht werden können. Außerdem können Sie das verwendete Gerät in Echtzeit ändern. Wenn Sie beispielsweise nur zu bestimmten Zeiten auf Ihrem Handy erreichbar sein möchten, können Sie alle Anrufe, die Sie während der Arbeitszeit erhalten, auf eine virtuelle Telefonleitung leiten.

So erhalten Sie eine virtuelle Telefonnummer

Virtuelle Telefonnummern können auf verschiedene Arten erworben werden. Wenn Ihr Unternehmen bereits über ein VoIP-System (Voice over Internet Protocol) verfügt, können Sie Ihrem aktuellen Paket über Ihren VoIP-Anbieter virtuelle Nummern hinzufügen. Dies kostet im Allgemeinen 5 bis 10 US-Dollar pro Monat und Nummer.

Wenn Sie ein virtuelles Telefonsystem kaufen möchten, können Sie ein Paket erhalten, das eine virtuelle Nummer und eine bestimmte Anzahl von Nebenstellen und Minuten enthält. Je nachdem, wie lange Sie auf der „Geschäftsleitung“ sprechen, fallen Minuten an. Die Kosten für ein virtuelles Telefonsystem beginnen bei 10 bis 12 US-Dollar pro Monat für eine oder zwei virtuelle Nummern mit 300 bis 500 Minuten und steigen auf 25 bis 50 US-Dollar für zwei virtuelle Nummern mit 2.000 bis 3.000 Minuten.

Wenn Sie noch kein virtuelles Telefonsystem haben, können Sie sich an einen Anbieter wenden, der nur virtuelle Nummern verkauft. Dies sind einige der beliebtesten Anbieter virtueller Telefonleitungen:

• Google Voice bietet einzelnen Benutzern eine kostenlose virtuelle Telefonnummer, die für Anrufe, Textnachrichten und Voicemail verwendet werden kann. Es verfügt über eine einfach zu bedienende App für Smartphones oder Computer, und Sie können die virtuelle Nummer mit einer Mobil- oder Festnetznummer verknüpfen. Business-Pläne beginnen bei 10 US-Dollar pro Monat und Benutzer für bis zu 10 Benutzer an 10 Standorten im Inland.
• MightyCall ist ein Cloud-basiertes virtuelles Telefonsystem, das Telefonanrufe, Textnachrichten und Voicemail sowie intelligente Anrufweiterleitung und Anrufaufzeichnung bietet. Es sind mehrere Abonnementpläne verfügbar, beginnend bei 219,99 $ pro Monat mit einer verfügbaren siebentägigen kostenlosen Testversion.
• Grasshopper unterstützt Anrufe, SMS und Voicemail. Es bietet drei Servicepläne ab 26 US-Dollar pro Monat, sodass Sie denjenigen auswählen können, der für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
• 8×8 ist ein Cloud-basiertes VoIP-Unified-Communications-System, das unter seinen vielen Funktionen einen äußerst zuverlässigen Service, Drei-Wege-Anrufe, Online-Voicemail, Anrufweiterleitung und Rufgruppen bietet. Es lässt sich auch in Office-Programme wie Salesforce und Slack integrieren. Die Pläne beginnen bei 12 US-Dollar pro Monat und Benutzer. Lesen Sie unseren Test von 8×8 für weitere Details über seine VoIP-Lösungen.

Was sind die Vorteile einer virtuellen Telefonnummer?

Virtuelle Telefonnummern bieten eine starke Liste von Vorteilen und Funktionen, die kleinen Unternehmen dabei helfen, mit größeren Organisationen zu konkurrieren. Sie bieten Flexibilität bei der Hardware, endlose Möglichkeiten zur Lokalisierung und jede Menge Kosteneinsparungspotenzial. Virtuelle Telefonnummern sind für Unternehmen jeder Größe sehr viel sinnvoller als herkömmliche geschäftliche Festnetznummern.

1. Fähigkeit, überall Anrufe entgegenzunehmen

Ohne an einen physischen Standort gebunden zu sein, können Sie Anrufe überall, jederzeit und auf Ihrem bevorzugten Gerät erhalten. Wenn beispielsweise jemand in Ihrem Unternehmen abwesend ist und telefonisch erreichbar sein muss, aber seine Handynummer nicht herausgeben möchte, können Sie seinem Handy eine virtuelle Nummer zuweisen.

2. Verteilung eingehender Anrufe

Virtuelle Telefonnummern sind auch für Unternehmen mit mehreren Bürostandorten von Vorteil. Anstatt dass ein Telefon in einem Büro klingelt, können eingehende Anrufe an Telefone in jedem Büro weitergeleitet werden. Sie können dies tun, indem Sie das Ziel Ihrer virtuellen Telefonleitung zu einer Anrufwarteschlange oder einer Anrufgruppe machen, wodurch die Telefone aller Mitarbeiter, die als Teil der Warteschlange oder Gruppe festgelegt sind, entweder gleichzeitig oder nacheinander klingeln, je nach Ihren Vorlieben.

3. Lokalisierte Telefonnummern

Wenn sich Ihr Büro in einem anderen Gebiet als Ihr Kundenstamm befindet, können Sie Ihrer Telefonleitung eine Ortsvorwahl zuweisen. Dies hilft Ihnen, in einem Schlüsselbereich präsent zu sein, und senkt die Kosten für eingehende Anrufe. Es ist wahrscheinlicher, dass Kunden Anrufe von einer lokalen Nummer aus anrufen und entgegennehmen als von einer Nummer mit einer Vorwahl, die sie nicht kennen.

4. Integrationen mit Marketingkampagnen

Sie können auch wichtige Kundenmetriken über Ihre virtuelle Telefonleitung verfolgen. In vielen CRM-Systemen können Sie beispielsweise einer bestimmten Kampagne eine eindeutige Nummer zuweisen, sodass Sie allein anhand der Nummer wissen, ob jemand wegen dieser Kampagne anruft. Diese Daten können dabei helfen, die Effektivität einer Kampagne zu bewerten.

5. Weniger Gerätegebühren

Virtuelle Telefonleitungen können Ihrem Unternehmen Tausende von Dollar an Telefonie- und Gerätegebühren sparen. Da sie zu 100 % digital sind, erfordern virtuelle Telefonleitungen keine Hardware, Ausrüstung, Installation oder Wartung.

6. Erweiterte Funktionen

Wenn Sie nach einem Anbieter für virtuelle Telefone suchen, sehen Sie nach, ob das Unternehmen, das Sie in Betracht ziehen, zusätzlich zum Telefondienst Text- und Voicemail-Funktionen anbietet. Teurere und komplexere Pläne bieten in der Regel Funktionen wie Dreiergespräche, Rufgruppen, Anrufer-ID, Anklopfen und Weiterleiten, Anrufaufzeichnung und Anrufweiterleitung. Sie sollten auch sehen, wie zuverlässig der Service in Bezug auf die Betriebszeit ist und ob der Kundensupport in Ihrem Plan enthalten ist.

Was sind die Nachteile?

Die Vorteile virtueller Telefonleitungen überwiegen bei weitem die Nachteile für die meisten Geschäftsanwender, aber es gibt ein paar potenzielle Nachteile im Vergleich zu herkömmlichen Festnetzanschlüssen.

1. Du bist immer „verfügbar“.

Das Hauptanliegen ist die Auswirkung auf die Work-Life-Balance, sagte Matt Schmidt, CEO von Diabetes365. „Der Nachteil ist meiner Meinung nach, dass Sie fast immer erreichbar sind, wenn Sie wach sind. Die meisten Menschen sind von Anfang an Workaholics, und die Möglichkeit, einen weiteren Anruf von zu Hause aus oder wo auch immer zu tätigen, kann zu Burnout führen.“

2. Die Gesprächsqualität hängt vom Internet ab.

Ein weiterer Nachteil ist die unbeständige Anrufzuverlässigkeit. Da eine virtuelle Telefonnummer rein internetbasiert ist, ist die Gesprächsqualität nur so stark wie Ihre Internetverbindung.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie ein starkes, zuverlässiges Signal haben und dass Ihr Internetdienstanbieter ein gutes Kundendienstprogramm hat, wenn Sie eine virtuelle Telefonnummer implementieren.

3. Datenlimits können kostspielig sein.

Wenn Sie einen Tarif haben, der Minuten verwendet, müssen Sie sich bewusst sein, wie Sie diese Minuten verwenden, und sicherstellen, dass Sie sie nicht für Spam oder nicht geschäftliche Anrufe verschwenden. Andernfalls riskieren Sie, dass Ihre Kosten Ihr Budget überschreiten.

Häufig gestellte Fragen zu virtuellen Telefonnummern

Wie bekomme ich kostenlos eine virtuelle Telefonnummer?

Mehrere Anbieter von kostenlosen virtuellen Telefonnummern sind online verfügbar, z. B. Google Voice für den persönlichen Gebrauch. Wählen Sie einfach Ihren bevorzugten Anbieter und eröffnen Sie ein Konto, wählen Sie Ihre gewünschte Vorwahl und beginnen Sie mit der Nutzung Ihrer virtuellen Telefonnummer. Viele Anbieter virtueller Telefone bieten eine kostenlose Telefonnummer für Privatpersonen an, haben jedoch kostenpflichtige Optionen für Unternehmen.

Kann eine herkömmliche Telefonnummer zu Ihrer virtuellen Telefonnummer werden?

Ja, Sie können Ihre bestehende traditionelle Telefonnummer in eine virtuelle umwandeln. Dieser Vorgang wird als „Portierung“ bezeichnet und ist bei den meisten Anbietern virtueller Telefonnummern verfügbar.

In welchen Ländern können Sie eine virtuelle Telefonnummer erhalten?

Sie können in den meisten Teilen der Welt eine virtuelle Telefonnummer erhalten, obwohl die einzelnen Länder je nach Anbieter variieren können. Die Dienste der meisten Anbieter sind in 50 oder mehr Ländern verfügbar, wobei einige sogar in über 100 Ländern verfügbar sind.

Wie lang sind Telefonnummern?

Virtuelle Telefonnummern folgen demselben 10-stelligen Format wie ein Standard-US-Festnetz mit einer dreistelligen Vorwahl, gefolgt von der Telefonnummer. Im Gegensatz zu herkömmlichen Festnetznummern können virtuelle Telefonnummern ohne physische Adresse erworben werden, die an die entsprechende Vorwahl gebunden ist. Auf diese Weise können Unternehmen von überall auf der Welt den Eindruck einer lokalen Präsenz in einer geografischen Region erwecken. Anstatt eine lokale Vorwahl zu verwenden, entscheiden sich viele nationale Unternehmen jedoch für eine gebührenfreie Vorwahl wie 800, 888, 877, 866, 855, 844 oder 833 für ihre virtuellen Telefonnummern.

Sean Peek hat zur Berichterstattung und zum Schreiben in diesem Artikel beigetragen. Einige Quelleninterviews wurden für eine frühere Version dieses Artikels durchgeführt.