Was ist Power Automate in Windows 11 und wie wird es verwendet?

Wenn Sie Ihre täglichen Klicks, Mausbewegungen oder Dateikopien analysieren, werden Sie vielleicht überrascht sein, wie viele dieser Aufgaben alltäglich sind. Wenn Sie jemals gedacht haben, dass es einen besseren Weg geben muss, sich wiederholende Aufgaben in Windows 11 zu erledigen, haben Sie Glück. Microsoft weiß, dass viele Routineaufgaben einfach automatisiert werden können, und hier kommt Power Automate ins Spiel. Die App ist mit Windows 11 vorinstalliert, aber fühlen Sie sich nicht allzu schlecht, wenn Sie nicht einmal wussten, dass es dort war. Viele Leute entdecken oder ignorieren es versehentlich, wenn sie den Startvorgang durchlaufen.

Was ist Power Automate?

Laut Microsoft ist Power Automate eine Plattform, die „die bestehenden Fähigkeiten der Robotic Process Automation (RPA) erweitern soll, um alle alltäglichen Aufgaben zu automatisieren“. Aber das ist eine massiv vage und verwirrende Aussage, die ihr Potenzial unterschätzt.

Einfacher ausgedrückt ist Power Automate eine Desktop-Anwendung, mit der Sie sich wiederholende und unkomplizierte Aufgaben planen und ausführen können. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihr Internetbrowser morgens als erstes mehrere Websites öffnet, können Sie das erstellen, was Microsoft einen „Flow“ nennt.

Flows erfordern wenig bis gar keine Programmiererfahrung, was sie perfekt für alle macht, die Aufgaben automatisieren möchten. Betrachten Sie Flows als Verknüpfungen für In-App-Aktionen wie Excel-, Word- oder PDF-Dateien zusätzlich zu Desktop-, Cloud- und Textautomatisierung.

Ein gutes Beispiel für einen Excel-Flow ist einer, der im Tutorial der App erklärt wird. Beim Durchlaufen der Schritte erstellen Sie einen Flow, der Excel automatisch startet und Daten aus ganzen Tabellen oder bestimmten Zeilen und Spalten extrahiert. Für die Desktop-Automatisierung gibt es Starter-Flows, die bestimmte Apps starten, automatisch Dateien und Ordner kopieren oder Dokumente drucken.

So erstellen Sie Flows

Flows werden über ein Drag-and-Drop-System erstellt, wodurch die Notwendigkeit einer komplexen Codierung oder des Herumbastelns an Systemprozessen entfällt. Alles, was Sie brauchen, ist eine ungefähre Vorstellung davon, was Sie erreichen möchten, und gehen Sie dann die Optionen durch, um dies zu erreichen.

Denken Sie jedoch daran, dass die Verwendung der App anfangs ziemlich überwältigend sein kann, da Sie ein grundlegendes Verständnis dafür benötigen, wie Prozesse funktionieren und was die Fachbegriffe bedeuten. Wenn Sie es trotzdem versuchen möchten, beginnen Sie mit den folgenden Schritten:

• Öffnen Sie die Power Automate-App und klicken Sie auf „Neuer Flow“.

• Geben Sie Ihrem Flow einen Namen und klicken Sie auf „Erstellen“.

• Das nächste Fenster sieht vielleicht etwas einschüchternd aus, aber es ist einfach, den Dreh raus zu bekommen, wenn Sie bereits wissen, welche Art von automatisierter Aktion Sie erstellen möchten. Das Feld auf der linken Seite enthält alle möglichen Aktionen. Sie können auf jedes klicken, um es weiter zu erweitern. Für dieses Beispiel erstellen wir einen einfachen Flow, der Spotify öffnet, wenn Sie eine bestimmte Tastenkombination drücken.

Automatisierung Ihrer ersten Aufgabe

• Scrollen Sie im Bereich auf der linken Seite nach unten und klicken Sie auf „Maus und Tastatur“, um die Liste zu erweitern. Klicken Sie dann auf die Option „Auf Tastenkombination warten“ und ziehen Sie sie in das Hauptfeld „Flow“. Dies ist bedingt und löst nur die Aktionen darunter aus, wenn es gedrückt wird.

• Sobald Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich ein Konfigurationsfenster. Wählen Sie den Modifikator und die Tastaturtaste, um den Flow auszulösen. Für dieses Beispiel verwenden wir Ctrl+ Num1. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

• Sie werden sehen, dass die erste Aktion rechts im Hauptregister hinzugefügt wurde und wir sie einer Aktion zuordnen müssen. Klicken Sie im linken Bereich auf „System“ und ziehen Sie „Anwendung ausführen“ unter „Auf Tastenkombination warten“.

• Sobald Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich ein Konfigurationsfenster. Geben Sie in der ersten Zeile den Speicherort der App ein, die Sie ausführen möchten. Es ist nicht erforderlich, die Parameter „Befehlszeilenargumente“ und „Arbeitsordner“ zu ändern, aber Sie können die Größe der geöffneten App aus dem Dropdown-Menü unter „Fensterstil“ auswählen. Klicken Sie auf „Speichern“.

• Beide Aktionen sollten auf der Hauptregisterkarte sichtbar sein. Um zu überprüfen, ob alles wie geplant läuft, klicken Sie im oberen Menüband auf „Ausführen“.

• Die Aktionen und Variablen verschwinden von links und Sie sehen unten einen Zähler, der angibt, wie lange der Flow ausgeführt wurde. Wenn keine Fehler vorliegen, ist Ihr Flow korrekt eingerichtet. Klicken Sie auf „Speichern“.

Das Beste aus Flows machen

Es gibt eine Einschränkung, die Sie beachten sollten. Die Anwendung wird nur geöffnet, wenn die Tastenkombination des Flows gedrückt wird, aber der Flow selbst startet nicht automatisch oder unter bestimmten Bedingungen, da die in Windows 11 vorinstallierte Version von Power Automate tatsächlich die kostenlose Version ist und Einschränkungen aufweist.

Mit einem Abonnement können Sie jedoch Desktop-Verknüpfungen für Ihre Flows erstellen und die Verknüpfungen dann ausführen, indem Sie darauf doppelklicken. Dadurch sparen Sie Zeit, da Sie Power Automate nicht öffnen und manuell einen Flow starten müssen.

Darüber hinaus ist die App (vorerst) auf Browserintegrationen mit Microsoft Edge beschränkt. Aber für Google Chrome sehen Sie sich diese sieben Erweiterungen an, die langweilige Browsing-Aufgaben automatisieren .

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Programmierkenntnisse benötigen Sie, um Power Automate zu verwenden?

Um einen einfachen Flow zu erstellen, benötigen Sie zumindest ein gewisses Verständnis für Fachbegriffe und Prozesse. Sie können Power Automate verwenden, um hochkomplexe Funktionen zu erstellen, aber das erfordert viel Recherche, Experimente und Tests.

Wie hoch sind die Abonnementkosten?

Wenn Sie mehr Funktionen und Aktionen benötigen, beginnt der Plan pro Benutzer bei 15 $ pro Monat. Es gibt auch eine Stufe, bei der Sie 0,60 USD pro Flow oder 40 USD pro Monat für jeden Benutzer zahlen. Dazu gehört die Robotic Process Automation (RPA).

Wo finde ich Vorlagen in Power Automate?

Es gibt viele Vorlagen aus der Community, die anderen helfen, ihre Aufgaben zu automatisieren. Auf der Power Automate-Website finden Sie unter „Produkt“ die Webseite „Vorlagen“. Einige der beliebten Vorlagen-Flows beinhalten das Speichern eines E-Mail-Anhangs auf OneDrive oder Dropbox und das Senden einer E-Mail über Tweets mit einem bestimmten Schlüsselwort.

Bildnachweis: Unsplash . Alle Screenshots von Charlie Fripp.

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