Wann sollten Freiberufler ein Inkassobüro beauftragen?

• Wenn Sie ein Freiberufler sind, ist es wichtig, bezahlt zu werden – besonders wenn Sie gerade erst anfangen – also müssen Sie einen Plan haben, wie Sie unbezahlte Rechnungen einziehen können.
• Schöpfen Sie alle anderen Optionen aus, einschließlich der Klärung von Zahlungsbedingungen und einer klaren Kommunikation, bevor Sie ein Inkassobüro beauftragen.
• Erwägen Sie die Beauftragung eines Inkassobüros, wenn ein Kunde gegen Ihren Zahlungsplan verstößt, die Zahlung 90 Tage überfällig ist, der Kunde Ihnen einen erheblichen Betrag schuldet oder Ihr Kunde wiederholt nicht zahlt.
• Dieser Artikel richtet sich an Freiberufler, die Schwierigkeiten haben, Zahlungen von ihren Kunden einzuziehen.

Die freiberufliche Arbeit, ein Produkt des Trends der Teilzeitwirtschaft, ist in die Höhe geschossen, da sich immer mehr Unternehmen an Zeitarbeitsfirmen wenden, um Stellenlücken zu füllen. Die USA haben in den letzten Jahren einen enormen Anstieg an Freiberuflern erlebt, wobei Statista schätzt , dass die Hälfte aller Arbeitnehmer bis 2027 freiberuflich tätig sein werden.

Während die freiberufliche Tätigkeit Fachleuten Freiheit, Flexibilität und Unabhängigkeit bietet, ist das Einziehen von Zahlungen ein erheblicher Nachteil. Da keine Buchhaltung zur Verfügung steht, um Rechnungen zu erstellen und Zahlungen nachzuverfolgen, liegt die Last des Inkassos beim Freiberufler. Und da viele Freiberufler 30 Tage auf die Zahlung warten, gibt es wenig Polster für verspätete Zahlungen und unbezahlte Schulden.

Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen, haben Freiberufler Optionen, die sie verfolgen können. Wenn sie jedoch alle ihre Inkassobemühungen erschöpft haben, kann es an der Zeit sein, ein Inkassobüro zu beauftragen. Wir untersuchen Inkassobüros und was Freiberufler beachten sollten, bevor sie diesen letzten Versuch unternehmen, ihr Geld einzutreiben.

Was ist ein Inkassobüro?

Ein Inkassobüro ist ein Dritter, der gegen eine Gebühr versucht, unbezahlte Rechnungen in Ihrem Namen einzuziehen.

Die besten Inkassobüros übernehmen die Last, Zahlungen für die unbezahlten freiberuflichen Rechnungen und Schulden Ihrer Kunden zu verlangen. Sie wenden verschiedene Strategien an, um an Ihr Geld zu kommen, darunter die Verfolgung von Skips, das Versenden formeller Mahnschreiben und die telefonische Kontaktaufnahme mit dem Schuldner.

Darüber hinaus kann ein Inkassobüro der Kreditauskunft Ihres Kunden den Status „Inkasso“ hinzufügen, was sich möglicherweise auf dessen geschäftliche Kreditwürdigkeit auswirkt. Dies ist eine starke Fähigkeit, da Kreditgeber, die einen Inkassostatus in der Kreditauskunft eines Kreditnehmers sehen, diesen mit erheblich geringerer Wahrscheinlichkeit zur Finanzierung genehmigen. Kunden, die nicht zahlen, nachdem ein Inkassobüro sie kontaktiert hat, können mit Konsequenzen konfrontiert werden, die über ihre Geschäftsbeziehung mit Ihnen hinausgehen.

Als letztes Mittel können Inkassounternehmen Gerichtsverfahren einleiten, um unbezahlte Forderungen einzutreiben. Die Drohung, auf eine ausstehende Forderung eingeklagt zu werden, veranlasst den Schuldner oft zur Zahlung.

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Wann sollten Sie ein Inkassobüro beauftragen?

Die Beauftragung eines Inkassobüros kann teuer sein und wird den Kunden mit ziemlicher Sicherheit entfremden. Stellen Sie sicher, dass Sie alle anderen Optionen ausgeschöpft haben, bevor Sie fortfahren.

Es kann an der Zeit sein, jemanden zum Inkasso zu schicken, wenn eine der folgenden Situationen eintritt.

1. Erwägen Sie die Beauftragung eines Inkassobüros, wenn der Kunde gegen Ihren Zahlungsplan verstoßen hat.

Bevor Sie einer freiberuflichen Tätigkeit zustimmen, erstellen Sie einen Zahlungsplan, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Kunde auf derselben Seite sind. Wenn der Kunde gegen den Plan verstößt, haben Sie Grund, ein Inkassobüro zu beauftragen und um Ihr Geld zu kämpfen. Jedes Rechtsdokument, das ein Kunde unterschrieben und dann gebrochen hat, hilft Ihrem Fall bei der Eintreibung der Schulden, die er Ihnen schuldet.

2. Erwägen Sie die Beauftragung eines Inkassobüros, wenn Sie über 90 Tage auf die Zahlung gewartet haben.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie zu viel Zeit mit dem Warten auf die Zahlung verschwendet haben, ist es an der Zeit, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Handeln Sie sofort, nachdem eine unbezahlte Rechnung die 90-Tage-Marke erreicht hat. Dies ist normalerweise der letzte Strohhalm für Freiberufler. Danach sinkt die Wahrscheinlichkeit, diese Schulden einzutreiben.

3. Erwägen Sie die Beauftragung eines Inkassobüros, wenn die unbezahlten Rechnungen mehr wert sind als der Betrag, den Sie einem Inkassobüro zahlen würden.

Vielleicht möchten Sie sich nicht über eine Rechnung ärgern, die nur ein paar hundert Dollar beträgt. Sicher, Sie sollten es nicht schleifen lassen, wenn Ihre Kunden Sie nicht bezahlen, aber manchmal ist es besser, Ihre Verluste zu begrenzen und die Zusammenarbeit mit dem Kunden einzustellen.

Inkassounternehmen berechnen in der Regel zwischen 10 und 50 Prozent des eingezogenen Betrags. Fragen Sie sich, ob es sich lohnt, in eine Agentur zu investieren, die einen Prozentsatz Ihrer Schulden übernimmt. Bei großen Rechnungen lautet die Antwort wahrscheinlich ja. Für kleinere ist es wahrscheinlich nicht.

4. Erwägen Sie die Beauftragung eines Inkassobüros, wenn Ihr Kunde in der Vergangenheit nicht bezahlt hat.

Wenn die Person oder das Unternehmen, mit der/dem Sie zusammenarbeiten, Sie schon einmal mit Rechnungen beschäftigt hat, ziehen Sie in Betracht, die Hilfe einer Agentur in Anspruch zu nehmen. Der Klient hat zu diesem Zeitpunkt ein Verhaltensmuster etabliert, und Sie sollten sich nicht mit den Auswirkungen befassen müssen.

Wenn diese unbezahlte Rechnung jedoch ihr erstes Vergehen ist, hören Sie den Kunden an, bevor Sie versuchen, ihn einzutreiben. Gehen Sie nicht vom Schlimmsten aus; Sie haben möglicherweise die Rechnung verloren oder sind in schwere Zeiten geraten. Sie möchten das Geschäft eines Kunden nicht wegen eines einfachen Missverständnisses verlieren. Wenn Sie respektvoll nachfassen und sie sich immer noch weigern zu zahlen oder nicht antworten, dann ist es Zeit zu handeln.

Worauf Sie bei der Beauftragung eines Inkassobüros achten sollten

Die Zusammenarbeit mit einem Inkassobüro ist nicht immer angenehm oder kostengünstig, also betrachten Sie es als letzten Ausweg. Sobald Sie sich entschieden haben, eine Agentur zu beauftragen, sind hier die Schritte, die Sie unternehmen müssen.

1. Finden Sie ein Inkassounternehmen. Ihr erster Schritt besteht darin, ein Inkassounternehmen zu finden, das zu Ihnen passt. Fragen Sie, ob sie Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen Ihrer Größe haben und ob sie lizenziert sind oder nicht (die meisten, aber nicht alle Staaten verlangen, dass sie es sind). Erkundigen Sie sich beim Better Business Bureau und der Commercial Collection Agency Association, um sicherzustellen, dass sie einen guten Ruf haben. Bestätigen Sie, dass sie versichert sind, damit sie und nicht Sie haftbar gemacht werden, wenn etwas schief geht.
2. Informieren Sie Ihren Ansprechpartner. Sobald Sie mit der Passform zufrieden sind und das Unternehmen einstellen, sprechen Sie mit Ihrem Ansprechpartner. Diese Person benötigt die Details der Situation – welche Arbeiten abgeschlossen wurden, wann Rechnungen und Nachverfolgungen eingereicht wurden, wer für die Zahlung verantwortlich ist und ob in der Vergangenheit Zahlungsausfälle aufgetreten sind. Der Prozess wird viel reibungsloser, wenn Sie diese Informationen organisiert haben.
3. Verstehe den Plan der Agentur. Nachdem die Agentur die Situation verstanden und bestätigt hat, dass die Inkassogesetze auf Ihrer Seite sind, wird sie einen Plan erstellen. Sie müssen sich mit diesem Plan wohlfühlen. Die Agentur wird wahrscheinlich mit einem unkomplizierten Ansatz mit geringerem Einsatz beginnen, wie einem Inkassoschreiben und Telefonanrufen. Der nicht zahlende Kunde kann entscheiden, dass die Situation den Ärger nicht wert ist, und zahlen. Einige Unternehmen eskalieren zu invasiveren Techniken, aber Sie müssen nichts akzeptieren, womit Sie sich nicht wohl fühlen.
4. Informieren Sie sich über die Gebühren und Bedingungen der Agentur. Inkassobüros können zwischen 10 und 50 Prozent der von ihnen eingezogenen Schulden verlangen. Die Schwierigkeit, die Forderung einzutreiben, bestimmt normalerweise den Prozentsatz. Wenn das Inkassobüro beispielsweise eine Forderung per Brief oder Anruf eintreiben kann, sind die Kosten geringer, als wenn es rechtliche Schritte einleitet. Einige Inkassobüros verlangen einen Mindestbetrag, der Ihnen geschuldet wird, bevor sie Ihnen helfen. Andere helfen Ihnen, Schulden von nur 50 US-Dollar einzutreiben.

Tipp: Wenn Sie einen erheblichen Betrag schulden, mit großen Unternehmen zu tun haben, die Ihnen Geld schulden, oder mehr Rechtsbeistand benötigen, sollten Sie erwägen, einen Inkassoanwalt zu beauftragen.

Optionen, die Sie in Betracht ziehen sollten, bevor Sie ein Inkassobüro beauftragen

Bevor Sie die kostspielige und möglicherweise entfremdende Entscheidung treffen, ein Konto zum Inkasso zu senden, ziehen Sie die folgenden Optionen in Betracht:

• Klären Sie die Zahlungsbedingungen. Überprüfen Sie Ihren Vertrag noch einmal, um zu bestätigen, wann und wie Sie bezahlt werden sollten. Diese Informationen helfen sicherzustellen, dass Sie richtig liegen, und stärken Ihren Fall.
• Führen Sie gute Aufzeichnungen. Führen Sie eine detaillierte Liste, wann Sie die Rechnung und Folgeanfragen gesendet haben, und speichern Sie jede E-Mail. Obwohl ein Telefonanruf Druck ausüben kann, erstellen Sie eine begleitende Papierspur, indem Sie Folge-E-Mails senden („Ich schreibe, um zu bestätigen, was wir gerade am Telefon vereinbart haben …“).
• Steigern Sie Ihre Inkassobemühungen. Die interne Kommunikation kann in einem großen Unternehmen manchmal schlecht sein. Vielleicht weiß die Abteilung, für die Sie gearbeitet haben, nicht, dass die Finanzabteilung Sie nicht bezahlt hat, oder der zuständige Manager weiß nicht, dass Sie nicht bezahlt wurden. Senden Sie eine höfliche, aber klare E-Mail, in der Sie die genauen Details der Situation mitteilen, und kopieren Sie es von leitenden Mitarbeitern. Geben Sie an, dass die Zahlung fällig ist und nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums geliefert wurde. Wenn eine E-Mail nicht funktioniert, versuchen Sie es mit einem formellen Brief.
• Machen Sie etwas Kopfrechnen. Wenn Sie alle anderen Optionen ausgeschöpft haben, berechnen Sie schnell, wie viel Sie an ein Inkassobüro zahlen müssen und wie viel Ihrer eigenen Zeit der Prozess in Anspruch nehmen wird. Lassen Sie es sein, wenn die Beitreibung der Schulden Ihre Zeit nicht wert ist.

Wussten Sie schon?: Alle Inkassoverfahren müssen dem Federal Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA) entsprechen. Wenn Sie sich nicht daran halten, können Sie und Ihre Agentur nicht vertrauenswürdig erscheinen und Ihrem Schuldner im Gerichtsverfahren einen Vorteil verschaffen.

Eine unangenehme, aber manchmal notwendige Lösung

Als Freiberufler können Sie es sich nicht leisten, umsonst zu arbeiten. Während Sie unbezahlte Rechnungen zunächst über Standardkanäle lösen sollten, ist manchmal die Beauftragung eines Inkassobüros erforderlich. Dies kann der professionellen Beziehung schaden, aber Kunden, die nicht zuverlässig zahlen, sind Ihre Zeit und Mühe nicht wert.

Sammi Caramela hat zur Berichterstattung und zum Schreiben dieses Artikels beigetragen.