Warum das Umschalten zwischen Arbeitsanwendungen schlecht ist und wie man es löst

Mitarbeiter haben sich so daran gewöhnt, zwischen Arbeits-Apps hin und her zu wechseln, dass sie ein langfristiges Muskelgedächtnis dafür entwickelt haben. Obwohl praktisch, helfen Ihnen diese Tools nur bis zu einem gewissen Grad.

Das Wechseln der Registerkarten dauert nur Sekunden, summiert sich jedoch auf mehrere Stunden pro Woche, wenn Sie mehrere Programme gleichzeitig ausführen. Und die meisten Arbeiter merken nicht einmal, dass sie Zeit verschwenden. Um Ihnen dabei zu helfen, Ihren Arbeitsablauf zu rationalisieren, erläutern wir die Gefahren der Einführung zu vieler Office-Softwareprogramme.

Was verursacht die Notwendigkeit, während der Arbeit zwischen Anwendungen zu wechseln?

Technologie rationalisiert Geschäftsprozesse durch die Automatisierung verschiedener Arbeitsaufgaben. Projektmanagement-Tools organisieren Teamverantwortlichkeiten, Zeiterfassung überwacht die Aktivitäten der Mitarbeiter und Planungstools legen Termine fest.

Trotzdem können Softwareprogramme die menschliche Anstrengung immer noch nicht vollständig ersetzen. Übermäßige Investitionen in die Automatisierung, was viele Arbeitgeber tun, zwingen die Benutzer dazu, mit mehreren Apps zu jonglieren. Eine Längsschnittstudie von Okta , Inc. zeigt sogar, dass 10 % der US-Unternehmen mehr als 199 Softwareprogramme für die Arbeit einsetzen. Die meisten Leute können so viele Plattformen nicht schnell verarbeiten.

6 negative Auswirkungen des Wechsels zwischen zu vielen Arbeitsanwendungen

Einige werden argumentieren, dass das Umschalten zwischen Registerkarten ein geringer Preis für Automatisierung und Komfort ist. Digital Natives sollten sich schließlich an den Wandel anpassen. Obwohl Unternehmen nur bestimmte Funktionen konsolidieren können, bringt die Übernahme zu vieler Arbeitsanwendungen mehrere Nachteile für die Arbeitnehmer mit sich.

1. Das Wechseln zwischen Plattformen verschwendet Zeit

Unternehmen investieren in Arbeitsmittel, um Zeit zu sparen. Sie hoffen, dass Mitarbeiter wie Sie mehr erreichen, nachdem sie einige ihrer täglichen Aufgaben abgegeben haben. Ja, Office-Softwareprogramme beschleunigen Arbeitsabläufe. Sie können sie in Ihre Routine integrieren und Ihre Arbeitsbelastung minimieren, aber eine übermäßige Abhängigkeit führt zum gegenteiligen Ergebnis.

Häufiges Wechseln zwischen mehreren Anwendungen verschwendet zu viel Zeit. Anstatt alle Trendplattformen abzurufen, sollten Sie herausfinden, welche Arbeits-Apps die schlimmsten Zeitfresser an Ihrem Arbeitsplatz angehen. Raten Sie Ihren Vorgesetzten, sich auf wesentliche Werkzeuge zu beschränken. Der übermäßige Kauf von Softwareprogrammen verschwendet nur Unternehmensressourcen und belastet die Mitarbeiter unnötig.

2. Das Speichern von Informationen auf mehreren Plattformen gefährdet die Sicherheit

Asset Monitoring spielt eine entscheidende Rolle in der Cybersicherheit. Der beste Weg, externe und interne Angriffe zu verhindern, besteht darin, Benutzer im Auge zu behalten, die auf Dateien zugreifen, sie anzeigen und bearbeiten. Niemand kann sagen, wann eine Datenschutzverletzung auftritt. IT-Manager müssen rund um die Uhr Echtzeitzugriff auf alle Unternehmensdaten haben.

Die Verwendung mehrerer Softwareprogramme macht die Überwachung jedoch zu einer Herausforderung. Das Verfolgen verschiedener Plattformen kostet enorme Ressourcen, sodass die meisten Unternehmen Apps mit niedriger Priorität lieber ganz ignorieren würden.

Bitte beachten Sie, dass dieser Ansatz das gesamte Sicherheitssystem eines Unternehmens gefährdet. Heutzutage verfügen Cyberkriminelle über die Fähigkeiten und technologischen Ressourcen, um sogar alte, veraltete personenbezogene Daten (PII) zu missbrauchen. Migrieren Sie keine Unternehmensdateien in eine App, die Sie nicht routinemäßig überwachen können.

3. Das Umschalten zwischen Apps stört den Gedankengang

Die Verarbeitung neuer Informationen hindert Sie daran, einen Flow-Zustand zu erreichen. Wenn Sie mehrmals täglich zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herspringen, kämpfen Sie mit anspruchsvollen Aufgaben, die mehr als nur ein paar Minuten Konzentration erfordern.

Das Wechseln zwischen Registerkarten erfordert nur minimalen Aufwand, aber das Springen zu verschiedenen Aufgaben verursacht erheblichen kognitiven Stress. Mitarbeiter sind keine Maschinen, die automatisch neue Informationen verarbeiten. Ein Bericht von Psychreg.org zeigt, dass Kurzzeitgedächtniskanäle nur etwa sieben Elemente für 10 bis 60 Sekunden speichern können.

Der beste Ansatz besteht darin, die Systeme, die Sie pro Aufgabe verwenden, einzuschränken. Angenommen, Sie schreiben einen Blog. Anstatt zwischen Plattformen und Registerkarten zu springen, um Informationen zu sammeln, während Sie schreiben, recherchieren und sammeln Sie die kritischsten Punkte im Voraus.

4. Das Ausführen zu vieler Hintergrund-Apps beeinträchtigt die Gerätefunktionalität

Das Ausführen zu vieler Hintergrundprozesse verlangsamt Ihr Gerät. Leichte Apps wie Instant-Messaging-Plattformen und Projektmanagement-Tools verbrauchen nicht viel RAM. Das gleichzeitige Ausführen schwerer Systeme wie Fotoeditoren, Website-Builder und Videokonferenz-Apps kann jedoch zu Verzögerungen führen.

Sie sollten die Einschränkungen Ihres Geräts kennen. Blockieren Sie Aufgaben, die RAM-lastige Apps erfordern, damit Sie während dieser Zeit einige Hintergrundprozesse eliminieren können. Sie schützen nicht nur Ihr Gerät, sondern arbeiten auch schneller. Externe Störungen wie langsam ladende Seiten und eingefrorene Bildschirme erschweren die Konzentration, insbesondere wenn Sie abgestürzte Apps immer wieder neu starten.

5. Die Einführung mehrerer Plattformen für Neueinstellungen braucht Zeit

Wenn Sie neuen Mitarbeitern beibringen, mehrere Tools gleichzeitig zu lernen, verlängert sich der Onboarding-Prozess. Die Einführung neuer Systeme braucht Zeit. Sie werden mehrere Wochen der Wiederholung benötigen, um verschiedene Tools effektiv in Ihren Workflow zu integrieren.

Das Onboarding sollte sich auf die Akklimatisierung konzentrieren. Die besten Möglichkeiten, neue Mitarbeiter willkommen zu heißen, sind Teamvorstellungen, eingehende Schulungen und Erläuterungen zu den Ressourcen. Wenn Ihr Trainer jedoch die meiste Zeit damit verbringt, Ihnen Office-Tools beizubringen, werden diese Aktivitäten möglicherweise versehentlich übersehen.

6. Arbeiter finden es möglicherweise überwältigend, sich an zu viele Plattformen zu erinnern

Das Wechseln zwischen Registerkarten ist eine Sache, aber die Beherrschung der verschiedenen Plattformen, die Sie täglich verwenden, ist eine andere. Nicht alle Werkzeuge sind gleich aufgebaut. Während Sie Messaging-Plattformen und Notiz-Apps schnell erlernen können, erfordert die Verwendung von Projektmanagement-Plattformen, Website-Erstellern und Video-Editoren neben anderen komplexen Ressourcen viel Training.

Das Studieren zu vieler Plattformen ist kognitiv anstrengend. Wer sich stundenlang mit Office-Tools beschäftigt, dem fehlt die Energie und mentale Stärke für die eigentliche Arbeit und die Leistungsfähigkeit wird gebremst.

Was können Sie tun, um die Notwendigkeit zu minimieren, zwischen Anwendungen zu wechseln?

Wenn Sie selbstständig sind, haben Sie mehr Kontrolle über Ihren Arbeitsablauf. Bewerten Sie die Tools, die Sie zur Automatisierung freiberuflicher Aufgaben verwenden, und sehen Sie, welche sich gut miteinander integrieren lassen. Die meisten Verwaltungstools integrieren Apps von Drittanbietern innerhalb desselben Ökosystems.

Alternativ benötigen Sie die Unterstützung Ihres Vorgesetzten, wenn Sie für ein privates Unternehmen arbeiten. Bitten Sie darum, Teamaktivitätsberichte auf Workflow-Engpässe zu überprüfen. Entfernen Sie redundante Tools, prüfen Sie, welche Systeme auf einer lizenzierten Plattform betrieben werden können, und probieren Sie effektive Dateimigrationsstrategien aus. Sobald Sie ein solides Argument haben, senden Sie es an die entsprechende Abteilung.

Eliminieren Sie winzige schlechte Angewohnheiten, die die Workflow-Effizienz beeinträchtigen

Obwohl Softwareprogramme bestimmte Aufgaben automatisieren können, beeinträchtigt die plötzliche Übernahme mehrerer Optionen die Produktivität des Arbeitsablaufs. Überwältigen Sie sich nicht mit Werkzeugen. Abgesehen vom Umschalten zwischen verschiedenen Anwendungen verschwenden Sie auch Zeit mit sinnlosen Aufgaben wie dem Laden neuer Seiten, dem Starten von Programmen und dem Migrieren von Dateien.

Um Ihre Produktivität weiter zu steigern, sollten Sie weiterhin prüfen, welche winzigen schlechten Angewohnheiten Workflow-Engpässe verursachen. Wir empfehlen, Ihre Arbeitsaktivitäten zu verfolgen. Die Quantifizierung Ihrer Aufgaben wird Ihnen helfen, subtile, aber gefährliche Produktivitätskiller wie Prokrastination, soziale Medien und Perfektionismus zu erkennen.