8 Tipps zum Zeitmanagement bei der Arbeit in verschiedenen Zeitzonen

Eine kritische, aber häufig übersehene Herausforderung für Remote-Mitarbeiter ist die effiziente Arbeit in verschiedenen Zeitzonen. Virtuelle Unternehmen stellen oft weltweit ein. Obwohl die Zusammenarbeit mit globalen Fachleuten das Karrierewachstum fördert, müssen Sie auch hektische Zeitpläne einhalten. Sie können wahrscheinlich nicht die typische 9-to-5-Schicht arbeiten.

Die Koordination mit Personen in verschiedenen Zeitzonen ist schwierig. Um Ihnen bei der Bewältigung Ihres Arbeitstages zu helfen, geben wir acht Tipps für eine nahtlose Zusammenarbeit mit ausländischen Partnern.

1. Informieren Sie Dritte von Anfang an über Ihren Standort

Geben Sie sofort Ihre Zeitzone an. Erwähne deinen Zeitplan und deine bevorzugten Kommunikationskanäle, während du dich vorstellst, damit deine Kollegen wissen, wie sie dich erreichen können. Nutze diese Chance auch, um Grenzen zu setzen. Erläutern Sie die seltenen Fälle, in denen es akzeptabel wäre, auch nach dem Ende Ihrer Schicht eine Nachricht zu senden.

Um Ihren Zeitplan effektiver zu kommunizieren, geben Sie ihn in Ihren Online-Profilen an. Schließlich werden sich nicht alle daran erinnern. Die Aufnahme Ihrer Bürozeiten in Ihre E-Mail-Signatur, Ihr Arbeits-Chat-Profil, Ihr LinkedIn-Konto und Ihr Google-Profil beugt Missverständnissen vor.

Stellen Sie einfach sicher, dass Sie sie bei Bedarf aktualisieren. Egal, ob Sie in verschiedenen Schichten arbeiten oder früh ausstempeln, es liegt in Ihrer Verantwortung, Änderungen mit Ihrem Zeitplan zu teilen.

2. Laden Sie einen genauen Zeitzonenkonverter herunter

Die Vereinbarung von Terminen mit Remote-Teams ist schwierig. Sie folgen nicht nur unkoordinierten Arbeitszeiten, einige vergessen auch, Zeitzonenunterschiede zu berechnen. Meeting-Gastgeber können nicht einfach denselben Zeitplan in 24 Zeitzonen bereitstellen.

Um sicherzustellen, dass alle dem gleichen Zeitplan folgen, sollte Ihr Team Zeitzonenkonverter verwenden. Es stehen mehrere Optionen zur Verfügung. Sie könnten sie sogar in teamweite Arbeitstools wie Projektmanagementsysteme und Kalender-Apps integrieren.

3. Verwenden Sie Militärzeiten und geben Sie Zeitzonen an, wenn Sie Pläne planen

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, bei der Planung von Meetings die Militärzeit zu verwenden und Zeitzonen anzugeben. Lassen Sie keinen Raum für Vermutungen. Sie können sogar eine Erinnerung einfügen, die die Empfänger auffordert, die angegebene Zeit in ihre lokale Zeitzone umzurechnen. So übersieht niemand die Abkürzungen der Zeitzonen.

Um Verwirrung zu vermeiden, halten Sie sich in Ihrem Team an die am häufigsten verwendete Zeitzone. Nehmen wir an, Sie kommen aus New York. Obwohl es praktisch wäre, Ihre lokale Zeitzone zu verwenden, könnten Ihre Teamkollegen aus einem anderen Bundesstaat oder Land häufige Umrechnungen als lästig empfinden.

Was Freiberufler betrifft, folgen Sie den Zeitzonen, die Ihren Kunden zugute kommen. Durch Anpassungen auf Ihrer Seite wirken Sie professionell und liebenswürdig und hinterlassen bei Ihren Partnern einen positiven Eindruck von Ihnen.

4. Automatisieren Sie die Terminbuchung mit Planungstools

Wenn Sie Termine mit Remote-Mitarbeitern buchen, werden Sie feststellen, dass viel Zeit mit dem Warten auf die Bestätigung verschwendet wird. Zeitzonenunterschiede machen es schwierig, Antworten in Echtzeit zu erhalten. Wenn die anderen Parteien auf der anderen Seite der Welt leben, werden Sie wahrscheinlich erst am nächsten Werktag von ihnen hören. Selbst ein paar Hin- und Her-E-Mails könnten eine Woche dauern.

Um den Prozess zu rationalisieren, verwenden Sie ein zuverlässiges Terminplanungstool. Weit verbreitete Optionen wie Google Kalender und Calendly zeigen automatisch verfügbare Termine für alle Beteiligten an. Benutzer wählen einfach ihre bevorzugten Slots aus. Sobald sich alle für ein Datum entschieden haben, zählt die App die Ergebnisse, sodass der Gastgeber entscheiden kann, ob er das Meeting durchziehen möchte.

5. Outsourcen oder automatisieren Sie bestimmte Geschäftsprozesse

Wenn Sie häufig Zeitpläne für zeitkritische, aber sich wiederholende Aufgaben ändern, sollten Sie sie stattdessen an KI auslagern. Gewinnen Sie Zeit für komplexere Projekte. Automatisierte Systeme können lästige Dinge wie Terminplanung, Zeiterfassung, E-Mail-Sortierung und Projektverfolgung erledigen.

Stellen Sie für Aufgaben, die KI nicht automatisieren kann, Freiberufler ein. Suchen Sie nach qualifizierten, vertrauenswürdigen Fachleuten, die Ihren Platz außerhalb der Geschäftszeiten einnehmen können. Aber sobald die Arbeitsbelastung Ihres Teams zunimmt, bitten Sie Ihre Personalabteilung oder Ihren Vorgesetzten, einen festen Mitarbeiter zu finden.

6. Verwenden Sie eine organisierte Projektmanagement-Plattform für Ihr Team

Obwohl entscheidend, behindern Genehmigungsprozesse die Aufgabenerledigung. Selbst die Überprüfung von Verkaufsgesprächen oder Geschäftsvorschlägen kann mehrere Tage in Anspruch nehmen, wenn die Parteien Stunden brauchen, um zu antworten.

Vereinfachen Sie die Aufgabenverfolgung, um den Prozess zu beschleunigen. Verwenden Sie Projektmanagement-Softwareprogramme als zentralen Ort für teamweite Projekte, in denen Benutzer Aufgaben in ihrem eigenen Tempo zuweisen, abhaken, stornieren und genehmigen können. Hier können Remote-Mitarbeiter Aufgaben erledigen, ohne von der Plattform weg zu kommunizieren.

7. Machen Sie sich mit den Feiertagen in verschiedenen Ländern vertraut

Da Sie weltweit mit Remote-Teams arbeiten, sollten Sie sich mit den Feiertagen anderer Länder vertraut machen. Religionen und Kulturen haben unterschiedliche Überzeugungen. Es ist respektlos, den großen Feiertag eines anderen Landes herunterzuspielen, nur weil man ihn nicht befolgt.

Nehmen wir an, Sie arbeiten mit Indianern zusammen. Obwohl Thanksgiving für die meisten Inder ein kleiner Feiertag ist, legen sie großen Wert auf Diwali, ein Lichterfest, das im Oktober oder November gefeiert wird. Es wäre rücksichtslos, während dieser Zeit kritische Aufgaben zu vergeben.

Behalten Sie auch die Länder im Auge, in denen die Sommerzeit (DST) eingehalten wird. Menschen, die die Sommerzeit nutzen, stellen ihre Uhren im Sommer um eine Stunde vor, um Strom zu sparen. Es ist kein Feiertag. Es könnte jedoch zu Verwirrung beim Festlegen von Terminen führen.

8. Probieren Sie verschiedene Arbeitszeiten aus

Remote-Arbeit bietet zwar zeitliche Flexibilität, ist aber auch mit unregelmäßigen Zeitplänen verbunden, die routinemäßige Anpassungen erfordern. Remote-Teams müssen Zeitfenster finden, die für alle funktionieren. Du wirst wahrscheinlich Schichten arbeiten, die du als Büroangestellter nicht hattest, also bereite ein paar Tricks vor, um bei der Arbeit wach zu bleiben.

Seien Sie offen für unterschiedliche Zeitpläne. Wenn Sie während Ihrer gesamten Karriere in derselben Schicht gearbeitet haben, nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Routine zu überarbeiten. Zum Beispiel könnten Sie Ihre Aufgaben und Ihr Training früher am Tag erledigen. Wer weiß? Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie effizienter und produktiver sind, wenn Sie außerhalb der normalen Bürozeiten arbeiten.

Effizientes Arbeiten in verschiedenen Zeitzonen

Eine effiziente Zusammenarbeit mit ausländischen Partnern erfordert eine sorgfältige Planung. Die Person am anderen Ende des Bildschirms lebt nicht in derselben Zeitzone wie Sie, daher sollten Sie keine schnellen Rücksendungen und dringenden Anfragen erzwingen. Verwalten Sie auch Ihre Arbeitsbelastung entsprechend. Verlagern Sie zeitaufwändige, kritische Aufgaben wie das Festlegen von Besprechungen, das Sortieren von E-Mails und das Durchführen von Ankündigungen an KI-Systeme.

Wenn Ihre täglichen Aufgaben die Verwaltung eines Remote-Teams beinhalten, sollten Sie erwägen, einen teamweiten Zeitplan zu erstellen, dem Sie folgen können. Ja, Menschen haben unterschiedliche Schichtpräferenzen. So sehr Sie ihnen entgegenkommen möchten, Ihre Mitarbeiter werden möglicherweise nicht viel erledigen, wenn sie selten nach dem gleichen Zeitplan arbeiten.