Wie unterscheiden sich PEO- und Gehaltsabrechnungsdienste?

• Eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO) bietet Gehaltsabrechnungs- und Compliance-Unterstützung sowie zusätzliche HR-Dienstleistungen.
• Ein Payroll Service Provider (PSP) übernimmt Ihre Gehaltsabrechnung und Compliance ohne geteilte rechtliche Belastung.
• Zwei Faktoren, die Ihre Entscheidung beeinflussen werden, sind, ob Sie zusätzliche HR-Services über die Gehaltsabrechnung hinaus wünschen und welche Art von internem HR-Team Sie haben.
• Dieser Artikel richtet sich an Kleinunternehmer, die entscheiden müssen, ob es am besten ist, ihre Gehaltsabrechnung an einen PEO oder einen Gehaltsabrechnungsdienst auszulagern .

Die Wahl des richtigen Service für Ihr Unternehmen hängt von mehreren Faktoren ab, darunter die Größe Ihres Unternehmens, ob Sie über ein internes HR-Team verfügen und ob Sie neben der Gehaltsabrechnung zusätzliche Dienstleistungen benötigen. Bevor Sie sich für einen Dienst entscheiden, den Sie beauftragen möchten, ist es wichtig, zunächst zu verstehen, was jeder Kleinunternehmer bietet.

Was ist ein PEO?

Ein PEO ist ein Drittunternehmen, das Gehaltsabrechnungen und Compliance sowie andere Personaldienstleistungen (HR) anbietet. Über einen PEO haben Sie Zugang zu Krankenversicherungen, Arbeitsunfallversicherungen und anderen Unternehmensversicherungen, die Ihnen ansonsten möglicherweise nicht zur Verfügung stehen. Das liegt daran, dass ein PEO ein großer Arbeitgeber ist, der als Ihr Mitarbeitgeber fungiert – was die Deckung für die Versicherer weitaus weniger riskant und damit kostengünstiger macht.

Diese Vereinbarung über die gemeinsame Beschäftigung unterscheidet PEOs von anderen Arten von HR-Outsourcing-Diensten. Wenn Sie mit einem PEO zusammenarbeiten, wird er technisch gesehen zum Arbeitgeber. Während Sie immer noch kontrollieren, wen Sie einstellen, entlassen und was Ihre Mitarbeiter jeden Tag tun, ist der PEO dafür verantwortlich, Ihre Mitarbeiter zu bezahlen und ihnen Leistungen zu gewähren.

Hast Du gewusst? Sie übernimmt zwar bestimmte HR-Aufgaben, aber Sie kümmern sich weiterhin um das gesamte Tagesgeschäft und die Mitarbeiterverwaltung. Wenn Sie jedoch besorgt sind, dass ein PEO seine Befugnisse als Mitarbeitgeber unfair ausnutzt, wählen Sie einen PEO, der vom IRS oder der Employer Services Assurance Corporation (ESAC) zertifiziert wurde.

Wie funktioniert ein PEO?

Wenn Sie mit einem Top-PEO zusammenarbeiten, unterzeichnen Sie einen Arbeitsvertrag, in dem Sie dem PEO die Kontrolle und Verantwortung für bestimmte HR-Aufgaben übertragen. Als Mitarbeitgeber reicht Ihr PEO alle Steuern unter seiner Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) ein und überweist sie anstelle Ihrer, wodurch Sie möglicherweise die staatlichen Arbeitslosensteuerkosten (SUTA) sparen.

Was ist eine PSP?

Ein PSP kümmert sich um die Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens, die Einhaltung der Steuervorschriften und die administrativen Anforderungen. Wenn Sie einen PSP mit der Verwaltung Ihrer Gehaltsabrechnung beauftragen, bezahlt er Ihre Mitarbeiter gemäß dem von Ihnen festgelegten Gehaltsplan und enthält die entsprechenden Abzüge für die Gehaltsschecks der Mitarbeiter, z. B. Steuern und Prämien.

PSPs können auch Ihre Bundesarbeitslosensteuererklärungen (FUTA) und vierteljährlichen Unternehmenssteuererklärungen unter Ihrer EIN vorbereiten, einreichen und bezahlen. Sie können auch Ihre W-2- und W-3-Formulare einreichen und ausstatten. Sie können Ihren PSP auch als Meldeagenten benennen, der in Ihrem Namen mit dem IRS kommunizieren kann, um etwaige Steuerprobleme zu lösen. Im Gegensatz zu PEOs gibt es jedoch keine Co-Employment-Vereinbarungen mit einem PSP.

Wie funktioniert eine PSP?

Wenn Sie einen PSP einstellen, unterzeichnen Sie eine Vereinbarung, die angibt, wie viel Sie monatlich an den PSP zahlen und welche Dienstleistungen der PSP erbringen wird. Ein Vertreter Ihres PSP wird dann Ihr Ansprechpartner für alle Ihre Fragen und Anliegen zur Gehaltsabrechnung. Da PSP-Software jedoch hauptsächlich automatisiert ist, müssen Sie Ihren Support-Mitarbeiter möglicherweise nicht sehr oft kontaktieren.

Wenn Ihre Mitarbeiter Fragen oder Bedenken zu ihren Gehaltsschecks, Leistungen oder Freizeit haben – und Sie einen PSP für die Gehaltsabrechnung verwenden – werden sich Ihre Mitarbeiter mit Ihnen in Verbindung setzen. Sie werden sich dann im Namen des Mitarbeiters an Ihren PSP wenden. Bei PEOs kann diese Regelung abweichen, da Ihr PEO Ihr Mitarbeitgeber ist und somit möglicherweise mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt steht. [Auf der Suche nach einem Lohnabrechnungsanbieter? Sehen Sie sich unsere Empfehlungen für die besten Gehaltsabrechnungsdienste an .]

Um Ihnen zu helfen, die Unterschiede zwischen einem PEO und einem Gehaltsabrechnungsanbieter zu verstehen, kann diese Tabelle mit direkten Vergleichen hilfreich sein:

PEOs vs. Gehaltsabrechnungsanbieter

Obwohl sowohl PEOs als auch Gehaltsabrechnungsanbieter Ihre Gehaltsabrechnung überwachen, tun sie dies auf unterschiedliche Weise. Diese Unterschiede beinhalten Zusatzleistungen, unterschiedliche Preise und unterschiedliche vertragliche Verpflichtungen. So gliedert es sich auf:

Dienstleistungen erbracht

Als Ihr Mitarbeitgeber kann Ihr PEO wesentlich mehr Aufgaben übernehmen als ein PSP. Ihr PEO wird wahrscheinlich Ihre Arbeitsunfallversicherung abschließen und verwalten und kann auch Ihre Einstellungs- und Kündigungsprozesse durchführen. Ihr PEO kann auch die Krankenversicherungspläne Ihres Unternehmens sponsern und Ihnen hochwertige Pläne großer Arbeitgeber anbieten, zu denen Sie sonst möglicherweise keinen Zugang haben. Einige PSPs bieten eine Krankenversicherung an, aber PEO-Pläne sind in der Regel weitaus besser.

Ein PSP konzentriert sich auf die Bearbeitung Ihrer Gehaltsabrechnung und stellt sicher, dass Sie Ihren Lohnsteuerpflichten nachkommen. Immer mehr Payroll-Anbieter bieten jedoch zusätzliche HR-Services wie Mitarbeitervorsorge und Personalberatung an.

Kosten

PEOs sind oft teurer als PSPs, aber wenn man das Gesamtbild betrachtet und längerfristig betrachtet, können PEOs weniger kosten. Für den Anfang können die überlegenen Krankenversicherungspläne, die Ihnen über PEOs zur Verfügung stehen, Sie weniger kosten als die Versicherungspläne, die Sie möglicherweise über einen Versicherungsmakler erhalten. Darüber hinaus berechnet Ihnen Ihr PEO keine weiteren Gebühren, wenn Sie Dienste hinzufügen.

PEOs berechnen Ihnen in der Regel bis zu 15 % Ihres Bruttolohns pro Zahlungsperiode oder eine pauschale, aber hohe Gebühr pro Mitarbeiter pro Monat. Sie können auch eine Einrichtungsgebühr zahlen, die Tausende von Dollar kosten kann.

Im Vergleich dazu kostet ein PSP wahrscheinlich nicht mehr als 200 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr, aber diese Gebühren beinhalten keine der kostensparenden HR-Dienstleistungen, für die PEOs bekannt sind.

Vertragspflicht

Wenn Sie einen PEO einstellen, gelten für Sie die Regeln für Großarbeitgeber, die für Ihren PEO gelten. Sie müssen zusätzliche Formalitäten gemäß dem Americans with Disabilities Act (ADA), dem Affordable Care Act (ACA) und dem Mitarbeiterhandbuch erfüllen. Neben diesen zusätzlichen Regeln ergeben sich jedoch enorme Zeiteinsparungen, da der PEO einen großen Teil Ihrer Personalanforderungen überwachen kann.

Wenn Sie sich für einen PSP entscheiden, werden Sie mit wenigen regulatorischen und vertragsbasierten Änderungen konfrontiert, da Ihr PSP nicht Ihr Mitarbeitgeber ist. Es ist auch wichtig zu beachten, dass Sie weder mit einem PSP noch mit einem PEO die Kontrolle über Ihre Mitarbeiter verlieren. Sie behalten weiterhin die Kontrolle über den täglichen Betrieb wie Mitarbeiteraufgaben, Zuweisungen und erforderliche Standorte.

Risiko und Compliance

Wie jede Drittfirma, die Sie mit der Auslagerung bestimmter Dienste beauftragen, trägt ein PSP keine rechtliche Verantwortung für Compliance-Fehler, die er möglicherweise macht. Mit anderen Worten, wenn Ihr PSP Ihre Lohnsteuern durcheinander bringt, tragen nur Sie die rechtliche Belastung. Daher trägt die Einstellung eines PSP nicht viel dazu bei, Ihre Geschäftsrisiken zu minimieren und Compliance-Bedenken auszuräumen.

PEOs sind eine andere Geschichte. Sie sind eine ausgezeichnete Wahl für das Risikomanagement und Compliance, da sie als Ihr Mitarbeitgeber die rechtliche Verantwortung mit Ihnen teilen. PEOs haben einen Anreiz, Risiken zu minimieren. Sie können dabei helfen, Vergütungspläne für hochrangige Arbeitnehmer für Ihr Unternehmen zu erhalten. Sie kümmern sich auch um die Untersuchung, Vertretung und Verwaltung von Schadensersatzansprüchen Ihrer Arbeitnehmer. PEOs befassen sich mit mehreren zusätzlichen Risiken für kleine Unternehmen und Compliance-Bedenken wie Drogentests, Einstellung und Entlassung sowie Sicherheit am Arbeitsplatz.

Eingetragener Arbeitgeber

Ein PEO fungiert als Ihr eingetragener Arbeitgeber (EOR), was bedeutet, dass er die Regeln für Ihre Leistungen festlegt. Obwohl diese Regelung wenig an Ihren täglichen Angelegenheiten ändert, kann sie Ihren Leistungsplan und Ihre Trägeroptionen einschränken.

Allerdings überwiegen die Vorteile eines PEO, der als Ihr EOR dient, im Allgemeinen die Nachteile. Als EOR hat Ihr PEO – der ein viel größeres Unternehmen als Ihres ist – Zugang zu Vorteilen mit höherer Qualität und niedrigeren Prämien, als Sie wahrscheinlich alleine finden würden. Ihre EOR-Vereinbarung delegiert auch die Steuererklärung und -überweisung an den PEO unter seiner EIN anstelle Ihrer, was Ihre SUTA- und FUTA-Steuerbelastung verringern kann.

Ein PSP hingegen ist weder Ihr EOR noch Ihr Mitarbeitgeber. Die Einstellung eines PSP ändert nur die Art und Weise, wie Sie Ihre Gehaltsabrechnung verarbeiten und möglicherweise zusätzliche HR-Services, die Ihr PSP anbietet. Sie bleiben der eingetragene Arbeitgeber, und alle Steuern werden unter Ihrer EIN eingereicht und abgeführt.

Welche sollten Sie wählen?

Für eine „festere Hand“ bei der Verwaltung Ihrer Gehaltsabrechnung und zusätzlicher HR-Operationen, die Ihre Finanzen langfristig sicherer halten, sind PEOs die beste Wahl. Sie können Ihrem PEO-Vertrag auch viele Arten von HR-Dienstleistungen hinzufügen und so Zeit und Geld sparen, die mit einer internen Abwicklung verbunden wären.

PEO-Einrichtungsgebühren und monatliche Gebühren können jedoch hoch sein, und PEOs können mehr von Ihren Angelegenheiten kontrollieren als die meisten externen Unternehmen, so dass Sie PSPs bevorzugen können, wenn diese Bedingungen Sie betreffen. PSPs können auch besser sein, wenn Sie bereits viele HR-Dienstleistungen intern abwickeln und nur Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung suchen.