So löschen Sie alte E-Mails automatisch in Gmail

E-Mails können schwierig zu verwalten sein. In einer Arbeitsumgebung ist es unerlässlich, dass Sie einen organisierten Posteingang haben, um die Effizienz aufrechtzuerhalten. Ein überfüllter Posteingang kann ziemlich lästig sein, insbesondere wenn Sie gezwungen sind, durch Berge älterer E-Mails zu scrollen, die Sie möglicherweise nicht mehr benötigen. Früher dienten diese älteren E-Mails möglicherweise einem Zweck, haben sich aber seitdem zu zusätzlichen Hürden bei der Suche nach einer bestimmten E-Mail entwickelt. Ein mit Spam gefüllter Posteingang kann Ihre Fähigkeit, Ihre E-Mail-Bibliothek zu verwalten, erheblich beeinträchtigen, und obwohl es viele Möglichkeiten gibt, Ihre E-Mails davon abzuhalten, auf weitere Spam-Listen zu gelangen – wir empfehlen, Ihre E-Mails anonym zu senden –, müssen Sie sie dennoch löschen alte Spam-Nachrichten, die überhaupt erst in Ihren Posteingang gelangt sind.

Um viel Zeit zu sparen, würde ich nicht empfehlen, alle Ihre älteren E-Mails manuell zu löschen. Stattdessen können Sie diese E-Mails mithilfe von Filtern viel schneller entfernen. Durch das Erstellen eines Filters können Sie alte Nachrichten basierend auf einem bestimmten Zeitrahmen löschen. Das einzige Problem, das ich bei der Verwendung von Filtern sehe, ist, dass sie nur für neu empfangene Nachrichten gelten. Sie können in Zukunft Filter anwenden, um sicherzustellen, dass die Anhäufung nicht ein zweites Mal auftritt. Aber was ist mit den E-Mails, die jetzt Ihren Posteingang füllen?

Alte E-Mails in Gmail automatisch löschen

Es gibt ein paar Dinge, auf die Sie achten sollten, wenn Sie die älteren, nicht mehr benötigten E-Mails in Ihrem Gmail-Posteingang loswerden möchten. Ich erläutere Ihnen, wie Sie Ihre Filter einrichten, sie für die zukünftige Verwendung anwenden und alle aktuellen alten E-Mails mit dem Gmail-Add-on Email Studio entfernen .

Einrichten Ihrer Filter

Als Erstes richten wir Ihre Filter ein .

Beginnen:

1. Melden Sie sich mit den erforderlichen Anmeldeinformationen bei Ihrem Gmail-Konto an.
2. Suchen Sie das Zahnradsymbol . Dies ist das Menü „Gmail-Einstellungen“ und befindet sich in der oberen rechten Ecke des Fensters. Klicken Sie auf dieses Symbol und wählen Sie dann im Dropdown-Menü Einstellungen aus.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte „Filter“ und dann auf „ Neuen Filter erstellen“ .
4. Geben Sie im Eingabefeld „Hat die Wörter“ Folgendes ein: „ älter_als:x “, wobei „x“ der Zeitrahmen der Nachrichten ist, die Sie löschen möchten. Dabei handelt es sich um eine Zahl gefolgt von einem Buchstaben. Die folgenden Buchstaben beziehen sich auf den Zeitrahmen. Sie müssen „d“ für Tage, „w“ für Wochen und „m“ für Monate verwenden. Ein Beispiel wäre „older_than:3d“ , wenn Sie E-Mails löschen möchten, die älter als drei Tage sind.
5. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Filter mit dieser Suche erstellen“ .
6. Füllen Sie die Felder „ Löschen“ und „Filter auch anwenden auf“ mit einem Häkchen aus, indem Sie darauf klicken.
7. Klicken Sie abschließend auf „Filter erstellen“ , um zu sehen, wie alle Ihre älteren E-Mails, basierend auf dem gerade festgelegten Datum, aus Ihrem Posteingang in Ihren Papierkorb verschoben werden.

Wenn Nachrichten in Gmail gelöscht werden, verschwinden sie nicht sofort. Stattdessen finden Sie sie in Ihrem Papierkorb. Das bedeutet, dass diese E-Mails weiterhin auf Ihre Gesamtdatenkapazität angerechnet werden. Um sie vollständig zu entfernen, können Sie entweder warten, bis Gmail sie nach 30 Tagen automatisch löscht, oder sie alle jetzt selbst löschen. Um Letzteres durchzuführen, klicken Sie auf den Ordner „Papierkorb“ und dann auf den Link „ Papierkorb jetzt leeren“ .

Filter für zukünftige Löschung (Erneutanwendung)

Der Titel dieses Artikels befasst sich mit dem automatischen Löschen. Leider können Filter nicht automatisch ausgelöst werden. Sie müssen zurückgehen und den Filter erneut auf Ihren aktuellen Posteingang anwenden.

So wenden Sie einen Filter erneut an:

1. Gehen Sie zurück zu Ihren Einstellungen, indem Sie oben rechts im Gmail-Fenster auf das Zahnradsymbol klicken und im Dropdown-Menü Einstellungen auswählen.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Filter .
3. Da Sie bereits zuvor einen Filter erstellt haben, können Sie jetzt auf Bearbeiten klicken , das sich neben diesem Filter befindet. Wenn Sie zuvor mehrere Filter erstellt haben, können Sie den gewünschten Filter leicht finden, da die Kriterien für jeden Filter angezeigt werden.
4. Klicken Sie im angezeigten Abschnitt mit Ihren Suchkriterien auf Weiter . Es wird ein Bildschirm angezeigt, der dem ähnelt, der beim Einrichten des ursprünglichen Filters angezeigt wurde.
5. Aktivieren Sie erneut das Kontrollkästchen neben Filter auch anwenden auf .
6. Um den Filter zu aktivieren, klicken Sie dieses Mal auf Filter aktualisieren . Alle Ihre älteren E-Mails, die auf den angegebenen Zeitraum eingestellt sind, werden jetzt in den Papierkorb verschoben .

E-Mail-Studio

Email Studio verfügt über eine praktische Funktion, die automatisch alle Ihre älteren E-Mails von einem bestimmten Absender oder solchen in einem bestimmten Ordner löscht. Die integrierte Funktion zur automatischen Bereinigung trägt dazu bei, dass Ihr Gmail-Postfach wesentlich besser organisiert bleibt, was zu einer effizienteren Arbeitsumgebung führt.

Mit Email Studio können Sie alle E-Mails, die sich derzeit in Ihrem Posteingang befinden und sich dort seit mehr als drei Monaten befinden, archivieren und „Als gelesen markieren“ anwenden. Außerdem können Sie alle E-Mails nach zwei Tagen automatisch dauerhaft aus Ihrem Papierkorb und Spam- Ordner entfernen . Als zusätzlichen Bonus beinhaltet die automatische Bereinigung eine E-Mail-Abmeldefunktion, mit der Sie Ihre E-Mail-Adresse ganz einfach aus allen lästigen Newsletter-Mailinglisten entfernen können. Das Add-on kann noch viel mehr, aber ich denke, dass die bereits genannten genau das hervorheben, was wir für diesen Artikel brauchen.

Die Nutzung des Basispakets ist kostenlos. Um das Produkt jedoch optimal nutzen zu können, wird eine Premium-Version zum Jahrespreis von 29 US-Dollar angeboten. Das Upgrade ermöglicht Ihnen die Erstellung mehrerer Sätze von Bereinigungsregeln und umfasst einen E-Mail-Planer, eine Weiterleitung und einen Autoresponder.

Richten Sie die automatische Bereinigung in Gmail ein und aktivieren Sie sie

Natürlich müssen Sie als Erstes das Email Studio- Add-on herunterladen und installieren. Sobald dies erreicht ist, können Sie das Email Studio-Symbol in der rechten Seitenleiste sehen, wenn Sie eine Ihrer Gmail-E-Mail-Nachrichten öffnen.

Um es zu benutzen:

1. Öffnen Sie das Email Studio- Add-on und melden Sie sich mit Ihrem Gmail-Konto an.
2. Sie sehen eine Liste mit Optionen. Wählen Sie aus diesen Optionen das E-Mail-Bereinigungstool aus .
3. Klicken Sie dann auf Neue Regel hinzufügen , um eine Regel einzurichten (ähnlich wie bei den Filtern ).
4. Das Einrichten einer Regel besteht aus zwei Teilen: Sie müssen eine Bedingung und dann eine Aktion angeben. Denken Sie an „Ursache und Wirkung“. Die Aktion wird ausgelöst, sobald die angegebene Bedingung erfüllt ist.
5. Um eine Bedingung festzulegen, können Sie in Gmail erweiterte Suchparameter wie neuerer_als oder has:attachment oder größerer_als verwenden . Verwenden Sie diese, um die genaue Übereinstimmung mit den Gmail-E-Mails zu finden, die Sie archivieren , in den Papierkorb verschieben oder in einen anderen Ordner verschieben möchten.
6. Sobald eine Regel erstellt wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern . Email Studio arbeitet jetzt im Hintergrund und führt stündlich eine Laufprüfung durch, um die angegebene Aktion auszuführen, wenn eine E-Mail die damit verbundenen Bedingungen erfüllt. Sie müssen überhaupt nichts manuell tun.