So erstellen Sie eine Gruppe in Outlook

Senden Sie immer wieder E-Mails an dieselbe Gruppe von Freunden oder Kollegen? Dies kommt bei vielen Menschen sehr häufig vor, insbesondere am Arbeitsplatz. Es kann jedoch zeitaufwändig und mühsam sein, jede einzelne E-Mail-Adresse immer wieder einzeln einzugeben. Es besteht auch die Gefahr, dass Sie vergessen, jemanden in die E-Mail-Kette aufzunehmen.

Glücklicherweise gibt es eine viel einfachere Methode: Erstellen Sie eine Kontaktgruppe. Auf diese Weise können Sie Ihre Freunde oder Arbeitskollegen schnell und bequem in Gruppen zusammenfassen und ihnen mit minimalem Aufwand eine E-Mail senden. Mal sehen, wie es gemacht wird.

So erstellen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook für Windows und Mac

Das Erstellen einer Outlook-Gruppe unterscheidet sich geringfügig, je nachdem, ob Sie die Desktop-App oder die Online-Version verwenden. Dieser Abschnitt konzentriert sich ausschließlich auf die Desktop-Versionen von Outlook für Windows- und Mac-Computer. Folgendes müssen Sie tun:

1. Öffnen Sie Outlook.

   

2. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte „Personen“.

   

3. Wählen Sie „Home“ und dann die Schaltfläche „Neue Kontaktgruppe“.

   

4. Suchen Sie oben auf dem Bildschirm nach der Schaltfläche „Neuer Kontakt“, aber klicken Sie nicht darauf. Klicken Sie stattdessen auf den kleinen Pfeil daneben. Daraufhin sollte ein Dropdown-Menü angezeigt werden. Wählen Sie „Kontaktgruppe“ aus der Liste.

   

5. Sie werden aufgefordert, einen Namen für Ihre neue Gruppe festzulegen. Geben Sie einen Namen ein und drücken Sie zur Bestätigung die Eingabetaste.

   

6. Nachdem Sie einen Namen eingegeben haben, ist es an der Zeit, die Gruppe mit Leuten zu füllen.

So füllen Sie Ihre neue Gruppe:

1. Suchen Sie im rechten Menü nach der Schaltfläche „Mitglieder hinzufügen“.

   

2. Doppelklicken Sie auf jede Person, die Sie aus Ihrer Outlook-Liste oder Ihrem Adressbuch hinzufügen möchten.

   

3. Wenn Sie jemanden hinzufügen möchten, der nicht in der Liste enthalten ist, geben Sie seine E-Mail-Adresse manuell ein und fügen Sie so viele Kontakte hinzu, wie Sie möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“, um die Gruppe abzuschließen.

   

So erstellen Sie eine Gruppe auf Outlook.com

Möchten Sie Nachrichten lieber über den Browser senden und empfangen? Wenn Sie ein Web-App-Benutzer sind, weist der Gruppenerstellungsprozess einige geringfügige Unterschiede auf, ist aber dennoch unkompliziert. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um dies zu erreichen:

1. Melden Sie sich zunächst im Browser Ihrer Wahl bei Outlook.com an.

   

2. Suchen Sie auf der linken Seite nach dem kleinen „Menschen“-Symbol (es sieht aus wie zwei Personen, die zusammenstehen) und klicken Sie darauf.

   

3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben „Neuer Kontakt“ und wählen Sie „Neue Gruppe“.

   

4. Wählen Sie einen Namen für Ihre Gruppe und geben Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung in das dafür vorgesehene Feld ein, um zusätzlichen Kontext zu erhalten.

   

5. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Erstellen“.

   

6. Anschließend können Sie direkt aus Ihrer Outlook-Kontaktliste mit der Eingabe der E-Mail-Adressen der Personen beginnen, die Sie hinzufügen möchten.

   

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, um den Vorgang abzuschließen.

So erstellen Sie eine Gruppe in Outlook für mobile Geräte

Es ist sogar möglich, Gruppen über die mobile Outlook-App auf Ihrem iPhone oder Android-Gerät zu erstellen. Auch dies ist wirklich einfach, und hier erfahren Sie, wie es geht:

1. Öffnen Sie die mobile Outlook-App.

   

2. Tippen Sie auf Ihr Profilbild oder Symbol in der oberen linken Ecke, um die Ordner und das Menü anzuzeigen.

   

3. Suchen Sie in der Liste nach „Gruppen“ und tippen Sie darauf.

   

4. Tippen Sie unten rechts auf die Schaltfläche „Neue Gruppe“.

   

5. Geben Sie einen Namen für Ihre Gruppe ein.

   

6. Fügen Sie Mitglieder hinzu, indem Sie Namen oder E-Mail-Adressen in das entsprechende Textfeld eingeben.

   

7. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Erstellen“, um die Erstellung abzuschließen.

   

So senden Sie E-Mails an eine Gruppe in Outlook

Sobald Sie mit einer der oben genannten Methoden eine Gruppe gebildet haben, sollte es viel einfacher sein, alle Mitglieder zu kontaktieren als zuvor. So wird es gemacht:

1. Öffnen Sie eine neue Nachricht und geben Sie den Betreff und den Text ein, den Sie senden möchten.

   

2. Geben Sie dann in der Leiste „An“ oder „CC“ den Namen Ihrer Gruppe ein.

   

3. Nachdem Sie einige Buchstaben eingegeben haben, sollte die entsprechende Gruppe in einer Dropdown-Liste angezeigt werden. Sie können darauf klicken, um die Nachricht an alle Mitglieder dieser Sammlung zu senden.

   

FAQs

Wie bearbeite ich Kontaktgruppen in Outlook?

Verwenden Sie die Registerkarte „Personen“ in Outlook, um Ihre Gruppe zu finden, und wählen Sie daneben „Bearbeiten“, um auf den Bearbeitungsbildschirm zuzugreifen. Sie können den Titel, das Profilbild und die Mitgliederliste der Gruppe ändern. Beachten Sie, dass Sie nur Gruppen bearbeiten können, deren Eigentümer Sie sind.

Welchen Sinn hat die Verwendung der Kontaktgruppen von Outlook?

Der Vorteil der Erstellung von Kontaktgruppen besteht darin, dass Sie damit fünf, zehn, 20 oder sogar mehr Personen gleichzeitig E-Mails senden können. Anstatt jede E-Mail-Adresse manuell eintippen zu müssen, geben Sie einfach den Gruppennamen ein und senden eine Nachricht an alle. Durch die Gruppierung von Kontakten verringert sich auch das Risiko, dass jemand versehentlich aus dem Chat ausgeschlossen wird.

Sind Outlook-Kontaktgruppen dasselbe wie Office 365-Gruppen?

Nein, Office 365-Gruppen unterscheiden sich stark von Kontaktgruppen in Outlook. Mit Outlook-Kontaktgruppen können Sie verschiedene Kontakte bündeln, sodass Sie sie alle auf einmal per E-Mail versenden können. Bei einer Office 365-Gruppe hingegen können mehrere Benutzer gruppiert werden, um dieselbe E-Mail-Adresse und denselben Posteingang zu teilen. Beide Optionen sind praktisch für professionelle Benutzer, aber auch im Alltag für Menschen, die häufig E-Mails an ihre Familie oder Freunde senden, sind die Kontaktgruppen von Outlook nützlich.

Wie verwalte ich Gruppen in Outlook?

Das Verwalten von Gruppen kann über die Registerkarte „Personen“ in Ihrer Outlook-Anwendung oder auf Outlook.com oder über das Menü „Gruppen“ erfolgen, wenn Sie ein Mobilgerät verwenden. Beachten Sie jedoch, dass nur Gruppeneigentümer ihre Gruppen bearbeiten oder Personen hinzufügen und entfernen können. Denken Sie daran: Wenn Sie nicht über den Status „Eigentümer“ verfügen, können Sie nicht viel tun, außer Gruppen anzusehen oder zu verlassen.

Sparen Sie Zeit mit Outlook-Kontaktgruppen

Kontaktgruppen sind eine großartige Möglichkeit, Zeit zu sparen, wenn Sie Ihren Posteingang verwalten und mit Freunden, Arbeitskollegen und allen anderen Personen, mit denen Sie regelmäßig chatten, in Kontakt bleiben. Wenn Sie Ihre täglichen E-Mail-Routinen um ein paar Sekunden verkürzen möchten, ist dies ein guter Einstieg.

Haben Sie in der Vergangenheit mit Outlook-Gruppen Zeit gespart? Kennen Sie weitere clevere Möglichkeiten, den E-Mail-Versand noch effizienter zu gestalten? Teilen Sie Ihre Gedanken und Ideen in den Kommentaren.