So entwickeln Sie eine Kreditrichtlinie

• Eine Kreditrichtlinie hilft Ihnen bei der Bestimmung, welche Kunden oder Kunden Anspruch auf einen Kredit von Ihrem Unternehmen haben, und umreißt die Schritte, die Sie unternehmen, um unbezahlte Schulden einzutreiben.
• Kreditrichtlinien sind wichtig, weil sie Ihre Kunden zur Rechenschaft ziehen und den Cashflow verbessern.
• Kreditrichtlinien sollten die Kreditqualifikationen, Kreditlimits und -bedingungen sowie Rechnungs- und Inkassomethoden enthalten, die Ihr Unternehmen für seine Kunden und Kunden festlegt.
• Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsinhaber, die an der Entwicklung von Kreditrichtlinien interessiert sind.

Bevor Sie Klienten, Kunden und anderen Personen und Organisationen, mit denen Sie Geschäfte tätigen, Kredite gewähren, sollten Sie über eine Geschäftskreditrichtlinie verfügen. Die Anforderungen und Bedingungen, die Sie festlegen, bevor Sie einen Kredit gewähren, sind ein wesentlicher Bestandteil der Einrichtung Ihres Unternehmens für den finanziellen Erfolg. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Ihre Kreditrichtlinie beinhalten sollte und warum solche Richtlinien so wichtig sind.

Kreditrichtlinien erklärt

Eine Kreditrichtlinie ist eine Reihe von Bedingungen, die darlegen, wie Ihr Unternehmen seinen Kunden Kredite gewährt und unbezahlte Schulden eintreibt. Es legt auch fest, welche Teammitglieder in Ihrem Unternehmen befugt sind, Kredite zu gewähren oder die Kreditbedingungen zu ändern.

Ein Unternehmen, das gerade erst anfängt, kommt vielleicht eine Zeit lang damit durch, keine formelle Kreditrichtlinie zu haben, besonders wenn es nur sehr zuverlässige Zahler in Rechnung stellt. Wenn ein Unternehmen jedoch viele Kredite vergibt oder sich Kunden als weniger zuverlässig erweisen, kann eine gute Kreditpolitik den Unterschied zwischen Wohlstand und finanzieller Not ausmachen.

Es gibt viele Gründe, warum eine gute Kreditrichtlinie Ihr Unternehmen schützt:

• Es standardisiert Kreditqualifikationen, Bedingungen und Verfahren.
• Es qualifiziert und disqualifiziert Klienten und Kunden für Kredite.
• Es definiert Zahlungsbedingungen für Kredite, einschließlich Skonto bei sofortiger Zahlung, Säumniszuschläge und Zinssätze.
• Es legt maximale Kreditlimits fest.
• Es skizziert Schritte zur Einziehung ausstehender Forderungen.
• Es legt die Rollen der Teammitglieder im Kreditprozess fest.

Das Richtliniendokument wird intern von Ihrem Unternehmen verwendet; es wird normalerweise nicht von Kunden und der Öffentlichkeit gesehen. Ihre Mitarbeiter verwenden die Informationen in der Kreditrichtlinie, um Kreditverträge für Auftraggeber und Kunden zu erstellen. Sie können einige der Informationen, wie z. B. Mindestkreditwerte oder Zinssätze, auch in Werbematerialien für Kunden verwenden.

Nicht jedes Unternehmen bietet Kredite an, aber viele B2B-Unternehmen profitieren davon.

Das Wichtigste zum Mitnehmen: Eine Kreditrichtlinie ist ein internes Dokument, das Ihr Unternehmen verwendet, um festzulegen, welchen Kunden Sie Kredite gewähren, welche Kreditbedingungen gelten und wie Ihr Unternehmen unbezahlte Schulden eintreibt.

So entwickeln Sie eine Kreditrichtlinie

Um eine Kreditrichtlinie zu entwickeln, schreiben Sie ein formelles Dokument mit den folgenden Abschnitten:

1. Zweckerklärung

Oben auf der Kreditrichtlinie sollte stehen, dass es sich bei dem Dokument um die Kreditrichtlinie Ihres Unternehmens handelt. Diese Absichtserklärung kann kurz sein; zwei oder drei Sätze sollten reichen.

2. Erklärung zum Anwendungsbereich

Geben Sie als Nächstes die Arten von Kunden und Verkäufen an, die Ihre Kreditrichtlinie regelt. Beispielsweise gelten einige Kreditrichtlinien nur für Inlandsverkäufe an Unternehmen einer bestimmten Größe, während andere nur für internationale Kunden gelten.

3. Kredit- und Zahlungsbedingungen

Der vielleicht wichtigste Teil Ihrer Kreditrichtlinie ist der Abschnitt über die Kreditbedingungen. Geben Sie unbedingt die folgenden Informationen an:

• Kreditlimits: Geben Sie das Kreditlimit oder den Bereich an, den Sie zulassen. Fügen Sie Informationen zu den Anfangskreditlimits und zur Erhöhung der Limits hinzu.
• Zinssätze: Erklären Sie, wie Sie einen Zinssatz bestimmen. Beispielsweise können Sie den Leitzins zuzüglich eines bestimmten Prozentsatzes verwenden. Sie können allen den gleichen Zinssatz berechnen oder eine Zinsspanne verwenden. Die kreditwürdigsten Kunden erhalten in der Regel die niedrigsten Zinsen, weil sie das geringste Risiko für Ihr Unternehmen darstellen.
• Gebühren: Geben Sie deutlich alle Gebühren für verspätete Zahlungen und Belastungen über Kreditlimits sowie Strafen für Schecks an, die durch unzureichende Deckung gedeckt sind.
• Rückzahlungsbedingungen: Geben Sie an, wie lange Kunden Rechnungen nach Ausstellung zurückzahlen müssen. Fügen Sie gegebenenfalls Angaben zu Unternehmens-, Bank- oder persönlichen Garantien hinzu.

4. Kreditantrag und Prüfung

Ihre Kreditrichtlinie sollte detailliert beschreiben, wie Ihr Unternehmen Kreditanträge bearbeitet und die Kredithistorie etablierter Kreditgeber überprüft. Berücksichtigen Sie alle Faktoren, die zu einer niedrigeren Kreditlinie führen könnten. Beachten Sie auch alle Änderungen an bestehenden Kundenkonten, die sich auf die Bonität auswirken könnten.

5. Verkaufsbedingungen

Ihr Vertriebsteam möchte möglicherweise etwas Flexibilität, um die Kreditbedingungen für bestimmte Kunden zu erfüllen. Fügen Sie Text hinzu, der es Ihren Teammitgliedern ermöglicht, Bedingungen zu ändern, um den Umsatz zu maximieren und gleichzeitig den Cashflow des Unternehmens zu schützen.

6. Erklärung der Kreditteamrollen

Was gehört in eine Kreditrichtlinie?

Ihre fertige Kreditrichtlinie sollte diese Details enthalten:

Qualifikationen für Kunden, die einen Kredit erhalten

Sie sollten die Kreditwürdigkeit von Kunden mit deren Erlaubnis überprüfen, bevor Sie ihnen einen Kredit anbieten. Eine Kreditrichtlinie sollte die Mindestanforderungen für Kunden angeben, um einen Kredit zu Ihren besten Konditionen zu erhalten. Weniger qualifizierte Kunden können für niedrigere Kreditlimits oder mit ungünstigeren Konditionen zugelassen werden. Kunden mit schlechter Bonität sind im Allgemeinen vom Erhalt von Krediten ausgeschlossen, es sei denn, die Schulden sind besichert.

Kreditlimits

Die Höhe des Kredits, den Sie gewähren können, hängt im Allgemeinen von der Höhe des Risikos ab, das Sie bereit sind, gegenüber einem bestimmten Kunden einzugehen, und davon, wie viel Gesamtkredit Sie sich leisten können, ohne Ihren eigenen Cashflow zu beeinträchtigen. Wenn Sie beispielsweise bis zu 20 Kunden gleichzeitig einen Kredit gewähren möchten, planen Sie, Kreditlimits für jeden Kunden festzulegen, damit Sie nicht Gefahr laufen, Ihren eigenen Cashflow zu beeinträchtigen.

Vermeiden Sie außerdem, zu viel Kredit zu gewähren, den die Kunden zurückzahlen müssen. Da sie regelmäßig Zahlungen leisten und sich als zuverlässig erweisen, können Sie ihre Kreditlimits erhöhen.

Kreditbedingungen

Wenn Unternehmen einen Kredit für mehr als 30 Tage anbieten, berechnen sie in der Regel Zinsen auf das Guthaben. Schließen Sie alle Zinssätze in Ihre Police ein. Führen Sie auch Zahlungsfristen, akzeptable Zahlungsmethoden (z. B. Kreditkarten und persönliche Schecks), Frühzahlungsrabatte und Gebühren für verspätete Zahlungen oder Überschreitungen auf.

Anfragen nach Kundeninformationen

Geben Sie in Ihrer Kreditrichtlinie die Arten von Informationen an, die Kunden bereitstellen müssen, um einen Kredit zu erhalten. Abhängig von der Art des Kunden und anderen Faktoren können diese Informationen beinhalten, wie lange sie bereits im Geschäft sind, die Waren und Dienstleistungen, die sie auf Kredit erwarten, Jahresabschlüsse und Kredit-Scores.

Rechnungsstellung

Die Festlegung von Rechnungsstellungsverfahren geht Hand in Hand mit der Festlegung einer Kreditrichtlinie. Jedes Unternehmen (oder jeder Freiberufler), das Kunden Rechnungen für bereits geleistete Arbeit in Rechnung stellt, arbeitet nach einem Kreditmodell. [Erfahren Sie , wie Sie eine Rechnung erstellen und wie Freiberufler unbezahlte Schulden einziehen können .]

Inkassobedingungen

Keine noch so umfassende Kreditrichtlinie kann garantieren, dass Sie das erhalten, was Ihnen zusteht. Einige Kunden zahlen trotzdem ihre Rechnungen nicht. Aus diesem Grund beschreiben gute Kreditrichtlinien die Maßnahmen, die Sie im Falle eines unbezahlten Kontos ergreifen. Solche Maßnahmen könnten das Einreichen der Forderung zum Inkasso oder die Klage des Kunden vor einem Gericht für geringfügige Forderungen umfassen.

Wenn Sie den Inkassoweg gehen müssen, lesen Sie unsere Tipps zur Beauftragung eines Inkassobüros und konsultieren Sie unsere Zusammenfassung der besten Inkassobüros, um das richtige für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Wussten Sie schon?: Eine Kreditpolice ist nicht dasselbe wie ein Kreditvertrag. Eine Kreditrichtlinie ist ein Dokument, das innerhalb des Unternehmens verwendet wird und regelt, wie Sie Kredite gewähren. Im Gegensatz dazu ist ein Kreditvertrag ein Dokument, das von der Person, der Sie den Kredit gewähren, unterzeichnet wird, wenn sie den Bedingungen zustimmt.

Musterkreditrichtlinie

Wenn Sie der oben beschriebenen Struktur folgen und die von uns hervorgehobenen Komponenten einbeziehen, könnte Ihre Kreditrichtlinie am Ende etwa so aussehen:

Diese Kreditrichtlinie beschreibt die Anforderungen für die Gewährung von Krediten an berechtigte Kunden von [Ihrem Unternehmen] und die anschließende Überwachung dieses Kredits. Außerdem wird beschrieben, wie Kredite für bestehende Kunden geändert werden können und wer in [Ihrem Unternehmen] Kredite ausstellen oder ändern kann. Diese Richtlinie gilt für alle Verkäufe in den Vereinigten Staaten, schließt jedoch Kunden des öffentlichen Sektors aus.

[Ihr Unternehmen] bietet qualifizierten Kunden einen Kredit von höchstens [Dollarbetrag hier] an, wobei [Zinssatz hier] auf jede Zahlung angewendet wird. Der Leiter der Kreditabteilung [Ihres Unternehmens] kann diese Kreditlinie erweitern oder verkürzen und von bestimmten Kunden vor der Kreditvergabe eine persönliche, Firmen- oder Bankgarantie verlangen. Alle Kreditrückzahlungsbedingungen sind 60 Tage netto.

Die Kreditabteilung prüft neue Kreditanträge, um Kunden zu genehmigen und Kreditbeträge zu bestimmen. Das Kreditniveau eines Antragstellers kann als niedriger als das Minimum angesehen werden, wenn Kreditberichte niedrige Kreditwerte, Kredithistorien von weniger als fünf Jahren oder Verhältnisse unter 1:1 aufweisen. Ebenso muss die Kreditabteilung möglicherweise das Kreditlimit eines Girokontos ändern.

Alle Verkaufsbedingungen für Kunden sind gemäß den aktuellen Verkaufsprogrammen und Werbeaktionen [Ihres Unternehmens] standardisiert. Der Leiter der Kreditabteilung genehmigt alle Änderungen der Bedingungen dieser Programme und Werbeaktionen nach Bedarf, um die Verkaufsergebnisse zu maximieren. Die Verkaufsbedingungen für alle Kunden sind 60 Tage netto.

Der Kreditmanager [Ihres Unternehmens] hat die alleinige Befugnis, die Kreditvergabe an Kunden zu genehmigen und mit Kunden über deren Kreditstatus zu sprechen. Der Rest des Kreditteams kontaktiert die Kunden ausschließlich, um Anweisungen zur Begleichung ihrer Schulden zu erteilen.

Die Bedeutung der Kreditpolitik für Unternehmen

Der Betrieb eines Unternehmens ohne Kreditrichtlinie ist von Natur aus riskant. Das liegt daran, dass Unternehmen ohne formelle Kreditrichtlinien unwissentlich Kredite an Kunden vergeben können, die nicht in der Lage sind, wie versprochen zu zahlen, oder die nachweislich finanziellen Verpflichtungen nicht nachkommen. Ohne klare Regeln können Sie Ihre Kunden möglicherweise nicht an pünktliche Zahlungen binden, und weniger Zahlungen bedeuten einen geringeren Cashflow. Weniger Cashflow führt zu größeren Herausforderungen bei der Bezahlung Ihrer eigenen Rechnungen und der Aufrechterhaltung der Rentabilität.

Genauer gesagt, die Befolgung standardisierter Kreditrichtlinien kann Ihnen helfen, Kunden zur Rechenschaft zu ziehen, wenn Sie in einer Branche arbeiten, die für langsame oder teilweise Kundenzahlungen bekannt ist. Die bloße Einrichtung einer Kreditrichtlinie in Ihrem Unternehmen kann Ihrem Team helfen, Prozesse zu befolgen, die Ihre Auszahlung wahrscheinlicher machen.

Kernaussage: Kreditrichtlinien sind wichtig, weil sie Ihnen helfen, Kredite an Kunden zu vermeiden, die wahrscheinlich nicht zahlen werden, während Sie die Kunden zur Rechenschaft ziehen und den Cashflow erhöhen.

Setzen Sie Ihre Kreditpolitik um

Bevor Sie mit der Kreditvergabe beginnen, sollte eine Geschäftskreditrichtlinie eingeführt werden. Jedes Teammitglied in Ihrem Unternehmen, das mit Krediten zu tun hat, sollte diese Richtlinie verstehen und sich darauf beziehen.

Sie sollten sich auch auf dieses interne Dokument beziehen, wenn Sie externe Kommunikation erstellen, einschließlich Verkaufsaktionen und Kreditverträgen mit Kunden und Auftraggebern. Mit Ihrer neuen Richtlinie können Sie und Ihr Team konsequente Entscheidungen treffen, die sowohl Ihrem Unternehmen als auch Ihren Kunden zugute kommen und in den kommenden Jahren zu einem beständigen finanziellen Wachstum führen.

Sally Herigstad hat zu diesem Artikel beigetragen.