So verwenden Sie Copilot in Outlook

Mit einem Copilot Pro-Abonnement können Microsoft 365-Benutzer die Hilfe des KI-Begleiters in verschiedenen Microsoft-Apps erhalten. Outlook ist neben Word, Excel, PowerPoint und OneNote eine dieser Apps.

Wird Copilot in Outlook nicht angezeigt?

Es besteht die Möglichkeit, dass Copilot in Outlook trotz aktiver Copilot Pro- und Microsoft 365 Personal- oder Family-Abonnements nicht angezeigt wird. Das liegt daran, dass Copilot für Outlook im Gegensatz zu anderen Apps einige weitere Voraussetzungen mit sich bringt.

Erstens ist Copilot für Outlook derzeit nur für Geschäfts- oder Schulkonten sowie Microsoft-Konten verfügbar, die die E-Mail-Adressen outlook.com, hotmail.com, live.com und msn.com verwenden. Wenn Sie einen E-Mail-Anbieter eines Drittanbieters wie Yahoo, Gmail, iCloud usw. verwenden, steht Ihnen Copilot nicht in Outlook zur Verfügung.

Selbst wenn Sie eines der unterstützten Konten verwenden und Copilot immer noch nicht in Outlook haben, liegt das daran, dass Sie New Outlook unter Windows und die neueste Version auf dem Mac verwenden müssen, um es verwenden zu können. Die Legacy-Version von Outlook auf Mac und Classic Outlook auf Windows unterstützt Copilot nicht.

Darüber hinaus können Sie Copilot in Outlook im Web verwenden.

Wenn Sie Copilot immer noch nicht in der Outlook-App sehen können, versuchen Sie, die App neu zu starten.

Verwenden Sie Copilot in Outlook

Mit Copilot in Outlook können Sie Zusammenfassungen für E-Mails erstellen, Hilfe beim Verfassen von Entwürfen erhalten und sogar Feedback von Copilot zu den von Ihnen verfassten E-Mails erhalten.

Die Fähigkeiten von Copilot in Outlook sind bei Copilot Pro im Vergleich zu Copilot in Microsoft 365 etwas eingeschränkt; Im ersteren Fall kann es bei der Termin- und Veranstaltungsplanung nicht weiterhelfen.

Verfassen von E-Mails mit Copilot

Mit Copilot erhalten Sie Hilfe beim Verfassen von E-Mails in Outlook, vom Entwurf des Inhalts bis zur Verfeinerung des Tons.

• Öffnen Sie die Outlook-Desktop- oder Web-App.
• Klicken Sie auf der Registerkarte „Startseite“ auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“. Sie können auch einen Entwurf öffnen oder auf eine laufende Konversation antworten, je nachdem, wie Sie die E-Mail versenden möchten.

• Die Registerkarte „Nachricht“ wird aktiv. Klicken Sie im Nachrichtenband auf das Symbol „Copilot“.

• Wählen Sie aus den angezeigten Optionen „Entwurf mit Copilot“ aus.

• Das Dialogfeld „Entwurf mit Copilot“ wird geöffnet. Schreiben Sie die Aufforderung, also eine Beschreibung dessen, was die E-Mail sagen soll.

• Um die Ton- und Längenparameter anzupassen, klicken Sie unten links im Dialogfeld auf die Schaltfläche „Generierungsoptionen“. Hier können Sie verschiedene Töne wie neutral, formell, lässig usw. sowie die Länge der E-Mail auswählen.

• Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Generieren“.

• Copilot generiert die E-Mail in wenigen Sekunden. Sie können auf die Schaltfläche „X“ klicken, um den Vorgang zu stoppen.

• Sobald die E-Mail generiert wurde, stehen Ihnen einige Optionen zur Verfügung.

• Wenn Ihnen der Entwurf gefällt, Sie aber einige Änderungen daran vornehmen möchten, gehen Sie zum Textfeld „Alles, was Sie ändern möchten“, geben Sie Ihre Anfrage an und klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“. Copilot erstellt einen neuen Entwurf, der Ihre Anfrage berücksichtigt.

• Mithilfe der Pfeile „<“ und „>“ können Sie die verschiedenen Versionen vergleichen.

• Wenn Sie einen völlig neuen Entwurf wünschen, klicken Sie stattdessen auf die Schaltfläche „Neu generieren“.

• Wenn Ihnen die von Copilot verfasste E-Mail jedoch gefällt, klicken Sie auf die Schaltfläche „Behalten“ und auf die Schaltfläche „Verwerfen“, wenn Sie sie nicht zu Ihrer E-Mail hinzufügen möchten.

• Wenn Sie auf „Behalten“ klicken, wird die E-Mail in Ihr Verfassen-Feld geladen. Schließen Sie den Entwurf der E-Mail ab und senden Sie sie ab.

Holen Sie sich E-Mail-Coaching von Copilot

Neben der Erstellung von E-Mails von Grund auf kann Ihnen Copilot auch bei E-Mails helfen, die Sie bereits geschrieben haben. Beim E-Mail-Coaching analysiert Copilot die von Ihnen geschriebene E-Mail und unterbreitet Vorschläge, um sie professioneller zu gestalten. So funktioniert das.

• Beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail in der Outlook-App und schreiben Sie Ihre E-Mail. Damit Copilot es effektiv analysieren kann, sollte es mindestens 100 Zeichen lang sein.
• Klicken Sie dann im Menüband auf die Schaltfläche „Copilot“ und wählen Sie „Coaching durch Copilot“ aus den Dropdown-Optionen aus.

• Copilot beginnt sofort mit der Analyse der Inhalte. Warten Sie, bis die Analyse abgeschlossen ist. Die Kategorien, auf die die E-Mail überprüft wird, sind „Ton“, „Leserstimmung“ und „Klarheit“.
• Dann wird je nach Entwurf hervorgehoben, was seiner Meinung nach das Problem in jeder Kategorie ist, und es wird ein Vorschlag unterbreitet, der Ihnen bei der Behebung des Problems helfen könnte.

Wenn Ihnen die Vorschläge gefallen, können Sie sie manuell in Ihre E-Mail einfügen.

E-Mail-Threads mit Copilot zusammenfassen

Wenn Sie viele E-Mails bearbeiten müssen, kann Copilot Ihr bester Verbündeter sein. Es kann schnell Zusammenfassungen und wichtige Punkte für E-Mails und E-Mail-Threads erstellen, sodass Sie nicht jede E-Mail in der Konversation einzeln durchgehen müssen.

• Öffnen Sie die E-Mail oder Konversation, die Sie zusammenfassen möchten, in Outlook.
• Klicken Sie im Lesebereich auf die Schaltfläche „Zusammenfassung nach Copilot“ oder „Zusammenfassen“.

• Warten Sie, bis Copilot die Zusammenfassung und die wichtigsten Punkte erstellt hat.
• Die Zusammenfassung wird oben im E-Mail-Thread angezeigt.

• Es kann auch Zitate enthalten, sodass Sie direkt aus der Zusammenfassung zum entsprechenden Thread in der Konversation wechseln können. Auf diese Weise können Sie die von Copilot erzeugten Informationen überprüfen, ohne sich blind darauf zu verlassen.

Durch die direkte Integration von KI-Funktionen in Outlook ebnet Microsoft den Weg für ein intelligenteres, intuitiveres E-Mail-Erlebnis. Egal, ob Sie ein vielbeschäftigter Berufstätiger sind oder seine digitale Kommunikation optimieren möchten, Copilot in Outlook bietet eine überzeugende Suite von Tools zur Steigerung der Produktivität und Vereinfachung Ihrer E-Mail-Routine.