Wie man Stress reduziert und gesunde E-Mail-Gewohnheiten aufbaut

Für viele Menschen ist das Abrufen von E-Mails ein unvermeidlicher Teil ihres Arbeits- oder Studienlebens. E-Mail-Sucht (oder E-Mail-Müdigkeit) kann sich jedoch bei fast jedem einschleichen, und es ist leicht, in die Gewohnheit zu verfallen, den ganzen Tag und die ganze Nacht Ihren Posteingang zu überprüfen.

Hier erfahren Sie, wie Sie eine gesündere Beziehung zu E-Mails aufbauen, um Stress abzubauen und Ihre Ausfallzeiten mit weniger Ablenkungen zu genießen. In den allermeisten Fällen erfordern neue Nachrichten ohnehin keine sofortige Aufmerksamkeit.

Über E-Mail-Sucht

Wie oft checken Sie Ihre E-Mails im Laufe des Tages? Laut Computers in Human Behavior ist ein weniger häufiges Abrufen von E-Mails – sagen wir etwa dreimal am Tag – im Allgemeinen mit weniger Stress und Gefühlen der Überforderung verbunden . Wahrscheinlich neigen viele E-Mail-Benutzer dazu, ihre Konten viel genauer zu überprüfen.

Auf den ersten Blick ist das keine schlechte Sache: Sie versuchen, verantwortungsbewusst zu sein und zeitnah auf Nachrichten zu reagieren. Dies kann jedoch zu dem Gefühl führen, dass Sie Ihren Posteingang ständig im Auge behalten müssen.

Obwohl manche Menschen für ihren beruflichen Erfolg E-Mails so genau überwachen müssen, können viele andere davon profitieren, ihren Posteingang etwas seltener zu öffnen. In den meisten Fällen können Nachrichten mit Werbung, die Sie nicht interessieren, oder Terminerinnerungen einige Stunden warten.

So reduzieren Sie die Zeit, die Sie täglich mit dem Abrufen (und Sorgen) von E-Mails verbringen.

1. Halten Sie E-Mails von Ihrem Telefon fern

Reduzieren Sie die E-Mail-Müdigkeit im Alltag, indem Sie alle E-Mails von Ihrem Telefon löschen. Dadurch wird die Versuchung beseitigt, den Posteingang in ungeraden Momenten des Tages zu durchsuchen, insbesondere wenn Sie nicht arbeiten. Es kann zu einer reinen Computeraktivität werden.

2. Überprüfen Sie Ihren Posteingang zu bestimmten Zeiten

Versuchen Sie, E-Mails zu bestimmten Zeiten über den Tag hinweg zu überprüfen, sagen wir um 9:00 Uhr, Mittag und 16:00 Uhr (oder was auch immer für Ihren Zeitplan passt). Streben Sie drei festgelegte Zeiten am Tag oder sogar weniger an, je nach Ihren Bedürfnissen.

Diese Strategie, die manchmal als E-Mail-Batching bekannt ist, neigt dazu, weniger emotionale Erschöpfung durch E-Mails zu beinhalten, pro Internet Interventions . Anstatt das Gefühl zu haben, jederzeit verfügbar zu sein, wird E-Mail zu einer überschaubareren Aktivität, die nur ein paar Mal am Tag stattfindet.

Wenn Sie Bedenken haben, potenzielle E-Mail-Korrespondenten warten zu lassen, richten Sie eine automatische Antwortnachricht ein. Konfigurieren Sie in Google Mail eine wiederkehrende Abwesenheitsnotiz mit einer Nachricht, die angibt, zu welchen Zeiten Sie normalerweise jeden Tag Ihre E-Mails abrufen. Geben Sie als potenzielle Reserve eine Telefonnummer an und weisen Sie die Empfänger der Nachricht an, anzurufen oder eine SMS zu senden, falls etwas dringende Aufmerksamkeit erfordert.

Das Festlegen dieser Grenzen durch E-Mail-Überwachung kann größtenteils zu einer viel größeren Sicherheit führen und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie wichtige Nachrichten rechtzeitig sehen und darauf reagieren. Es ist das Beste aus beiden Welten.

3. Hören Sie auf, morgens als erstes Ihre E-Mails zu checken

Laut einer Umfrage von Sleep Advisor checkt etwa ein Drittel der Millennials ihre E-Mails, sobald sie aufwachen, obwohl diese Praxis oft mit erhöhter Angst einhergeht. Der Impuls ist verständlich – Sie möchten einen Sprung in den Arbeitstag oder Ihr Studium machen – aber es ist nicht die angenehmste Art, einen Morgen zu verbringen. Gedanken über die anstehende To-Do-Liste beginnen in Ihrem Gehirn zu kreisen, bevor Sie überhaupt aus dem Bett gestiegen sind.

Widerstehen Sie stattdessen dem Drang, morgens als erstes den Posteingang zu öffnen, und erstellen Sie eine bessere Morgenroutine, die einige Aktivitäten enthält, die Ihnen Spaß machen. Bereiten Sie ein leckeres Frühstück, Stretching oder Tagebuch für eine Weile zu. Alle ausstehenden E-Mails können warten.

4. Achten Sie auf Ihren Überprüfungsimpuls

Wann haben Sie am häufigsten das Bedürfnis, E-Mails zu checken? Ist es gleich nach dem Aufwachen oder den ganzen Tag über, wenn es ein paar Minuten Ausfallzeit gibt? Der Überprüfungsimpuls kann so gewohnheitsmäßig und automatisch sein, dass Sie ihn nicht wirklich bemerken.

Um diese Gewohnheit genauer im Auge zu behalten, laden Sie Apps herunter, die Ihnen helfen sollen, Ihre Gewohnheiten zu ändern, wie z. B. Strides. Setzen Sie sich zum Ziel, die Anzahl der E-Mail-Abrufe oder (wenn möglich) die Zeit, die Sie insgesamt mit der Interaktion mit E-Mails verbringen, zu reduzieren. Wenn Sie sich für ein klares Ziel entscheiden, wird die Reduzierung der E-Mail-Zeit etwas machbarer.

5. Schließen Sie die Registerkarte „E-Mail“ auf Ihrem Computer

Es ist einfach, den E-Mail-Tab während der Arbeit geöffnet zu lassen und jedes Mal, wenn eine neue Nachricht eintrifft, auf den Tab zu tippen. Die Benachrichtigungsablenkung durch E-Mails kann jedoch die Konzentration beeinträchtigen und den Arbeitsablauf unterbrechen. Es überrascht nicht, dass das Abrufen von E-Mails eine der häufigsten Herausforderungen beim Aufgabenmanagement ist, die es schwierig machen, sich auf das zu konzentrieren, was Sie tun müssen.

Ermutigen Sie Ihr Team nach Möglichkeit, mit einem anderen Tool wie Slack oder Microsoft Teams zu kommunizieren. Chatfunktionen können in vielen Fällen die E-Mail-Kommunikation ersetzen.

Wenn es schwierig ist, die Gewohnheit abzulegen, melden Sie sich von Ihrer E-Mail ab und geben Sie jedes Mal den Benutzernamen und das Passwort ein. Es fügt dem gesamten Prozess einen zusätzlichen Schritt hinzu und macht ihn weniger automatisch. Mit der Zeit werden Sie jedoch die Möglichkeit zu schätzen wissen, sich konzentrieren zu können, ohne ständig auf die E-Mail-Registerkarte zu blicken und auf das Erscheinen einer eingehenden Nachricht zu warten.

6. Verfolgen Sie Ihre Zeit per E-Mail

Wenn Sie genau überwachen, wie viel Zeit Sie mit E-Mails verbringen, können Sie leichter sparen. Auf einem iPhone zeigt die Bildschirmzeitfunktion an, wie viel Zeit Sie mit der E-Mail-App verbringen. In der Zwischenzeit helfen die Digital Wellbeing-Tools von Android nicht nur dabei, Ihre E-Mail-Zeit zu verfolgen, sondern ermöglichen es Ihnen auch, die E-Mail in einer bestimmten Arbeits-App abzulegen, die verborgen bleibt, wenn Sie nicht auf der Uhr sind.

Verwenden Sie alternativ eine Zeiterfassungs-App wie Toggl Track oder RescueTime, um die E-Mail-Nutzung zu überwachen. Manchmal reicht es aus, einfach zu sehen, wohin Ihre Zeit geht, um Ihre E-Mail-Gewohnheiten einzuschränken.

Zähmen Sie Ihre E-Mail-Prüfgewohnheiten, um Stress abzubauen

Sie sind kaum allein, wenn Sie dem Drang widerstehen, den ganzen Tag über in Ihren Posteingang zu schauen, aber es ist eine brechbare Angewohnheit. Indem Sie E-Mail-Apps von Ihrem Telefon fernhalten, die Anzahl der täglichen Abrufe begrenzen und sich einfach Ihrer Neigung bewusster werden, auf den Posteingang zu schauen, ist es möglich, die E-Mail-Überflutung zu überwinden und Zeit für andere Aktivitäten zu gewinnen.

Probieren Sie diese Tipps aus, um zu sehen, welche Ihnen am besten helfen, Ihre E-Mail-Gewohnheiten zu verwalten, und in kürzester Zeit werden Sie sich ein bisschen weniger an diese Posteingangsbenachrichtigungen gebunden fühlen.