So verwenden Sie Power Query in Excel

2024/03/04

Microsoft Excel bietet mehrere Tools und Funktionen zum Bearbeiten von Daten, und Power Query ist eines der besten. Mit diesem Geschäftsanalysetool können Sie Daten aus verschiedenen Quellen importieren und diese bei Bedarf einfach in Excel umwandeln und bearbeiten. Im Grunde genommen entfällt dadurch sich wiederholende Aufgaben und kann dazu beitragen, den Aufwand zu reduzieren und Zeit zu sparen.

Ein großer Vorteil von Power Query besteht darin, dass Sie für die Verwendung keine Programmierkenntnisse oder Kenntnisse benötigen. Sehen wir uns an, wie Sie damit Daten in Microsoft Excel bearbeiten können.

Zugriff auf Power Query

Power Query ist in allen Versionen von Microsoft Excel verfügbar, beginnend mit Excel 2010. Ab Excel 2016 wurde es direkt in die Anwendung integriert.

In Excel 2016 und höher

Starten Sie ein neues Excel-Arbeitsblatt und klicken Sie in der Menüleiste auf die Registerkarte „Daten“.

Klicken Sie in den Optionen auf der Registerkarte „Daten“ oben links unter der Menüleiste auf die Option „Daten abrufen“.

Darin sind alle Power Query-Tools und -Optionen zum Importieren und Transformieren von Daten enthalten.

In Excel 2013 und 2010

Für die Excel-Versionen 2013 und 2010 ist Power Query als kostenloses Add-on verfügbar, das Sie von der Microsoft-Website herunterladen können.

Gehen Sie zur Power Query-Downloadseite und klicken Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“, um den Download des Tools zu starten.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“ klicken, werden Ihnen einige Optionen angezeigt, aus denen Sie je nach System die passende auswählen können.

Nachdem Sie die richtige Option ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“, um das Tool herunterzuladen.

Verwenden des Power Query-Tools

Wenn ein Excel-Arbeitsblatt geöffnet ist, können Sie über die Registerkarte „Daten“ und dann über die Option „Daten abrufen“ auf das Power Query-Tool zugreifen.

Daten importieren

Wenn Sie auf die Option „Daten abrufen“ klicken, werden die verschiedenen Quellen angezeigt, aus denen Sie Daten importieren können. Dazu gehören Excel-Arbeitsmappen, Text- oder CSV-Dateien, XML- und JSON-Dateien . Darüber hinaus können Sie Daten unter anderem aus Online-Datenbanken wie SQL Server und Microsoft Access importieren. Zu den weiteren Quellen, aus denen Sie Daten importieren können, gehören Microsoft Azure und Onlinedienste wie Salesforce und Facebook.
Um Daten zu importieren, klicken Sie auf eine der Optionen, z. B. „Aus Datei“, „Aus Datenbank“, „Aus Azure“, „Aus Onlinediensten“ und „Aus anderen Quellen“.

Wenn Sie Daten importieren, zeigt Excel ein Popup mit einer Vorschau der zu ladenden Daten an. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche „Laden“, um den Import der Daten abzuschließen.

Jetzt sehen Sie die Daten in Ihrem Excel-Arbeitsblatt und können verschiedene Transformationen darauf anwenden.

Komponenten des Power Query-Editors

Sie benötigen den Power Query-Editor, um importierte Daten nach Bedarf umzuwandeln. Klicken Sie auf „Power Query Editor starten“, nachdem Sie auf die Schaltfläche „Daten abrufen“ geklickt haben.

Dadurch wird der „Power Query Editor“ gestartet, der aus sechs Hauptkomponenten besteht. Oben finden Sie das „Query Editor Ribbon“, das verschiedene Befehle unter verschiedenen Registerkarten enthält.

Unterhalb des „Query Editor Ribbon“ auf der linken Seite befindet sich die „Query List“, die alle Abfragen in der Arbeitsmappe anzeigt. In der Mitte wird es außerdem einen Abschnitt „Datenvorschau“ geben, der alle auf die Daten angewendeten Transformationen anzeigt.

Die „Formelleiste“ ermöglicht die Bearbeitung des M-Codes des Transformationsschritts. Alle Transformationen werden aufgezeichnet und erscheinen als Schritte im Bereich „Angewandte Schritte“.

Im Bereich „Eigenschaften“ können Sie Abfragen mit Namen versehen.

Anwenden von Transformationen

Sie können verschiedene Transformationen auf die im Power Query Editor importierten Daten anwenden. Dazu gehören Textformationen, Beschneiden, Transponieren und mehr.

Texttransformationen

Text kann nach dem Import in den Editor in Groß- oder Kleinschreibung umgewandelt werden.

Gehen Sie im Power Query-Editor oben zur Registerkarte „Transformieren“. Dort werden mehrere Optionen angezeigt, z. B. „Transponieren“, „Werte ersetzen“ usw.

Die Option „Format“ befindet sich in der Mitte neben der Option „Spalte teilen“. Klicken Sie darauf, um die verfügbaren Formatierungsoptionen anzuzeigen.

Klicken Sie auf eine beliebige Option, z. B. „Kleinbuchstaben“ oder „GROSSBUCHSTABEN“, um den Text in der ausgewählten Spalte in Klein- oder Großbuchstaben umzuwandeln. Wenn Sie auf andere Optionen klicken, wird der Text entsprechend geändert.

Mit der Option „Format“ können Sie auch alle Leerzeichen entfernen, indem Sie die Option „Trim“ verwenden. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Zuschneiden“ klicken, werden alle zusätzlichen Leerzeichen aus dem Text entfernt.

Spalten teilen

Neben der Transformation des Textes ermöglicht der Power Query-Editor die Aufteilung von Spalten auf verschiedene Arten.

Nachdem Sie die Daten in den Power Query-Editor importiert haben, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um die gesamte Spalte auszuwählen.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Spalte teilen“ links neben der Schaltfläche „Format“. Dadurch erhalten Sie eine Liste mit Optionen, mit denen Sie die ausgewählte Spalte auf unterschiedliche Weise aufteilen können.

Um die Spalte nach Trennzeichen aufzuteilen, klicken Sie auf die entsprechende Option. Daraufhin wird das Popup-Fenster „Aufteilung nach Trennzeichen“ angezeigt, in dem Sie das Trennzeichen wie Komma, Doppelpunkt, Gleichheitszeichen usw. auswählen können.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um die Spalte wie gewünscht zu teilen. Sie werden sehen, dass die Spalte geteilt wurde.

Daten transponieren

Mit der Option „Transponieren“ können Benutzer Daten von Zeilen in Spalten oder umgekehrt verschieben. Importieren Sie dazu zunächst die Daten in den Power Query Editor, wie zuvor erläutert.

Gehen Sie nach dem Laden der Daten oben auf die Registerkarte „Transformieren“, wo Sie die Option „Transponieren“ finden.

Klicken Sie auf die Option „Transponieren“, um die Zeilen in Spalten umzuwandeln.

Abfragen kombinieren

Mit Power Query können Sie mithilfe der Optionen „Zusammenführen“ und „Anhängen“ ganz einfach mehrere Datensätze kombinieren.

Verwenden der Zusammenführungsoption

Mit dem Zusammenführungsvorgang können Sie eine neue Abfrage erstellen, indem Sie vorhandene Abfragen kombinieren.

Importieren Sie zunächst die Daten aus einer Datei, Datenbank oder anderen Quellen in das Excel-Arbeitsblatt. In diesem Fall müssen Sie die Daten nicht in den Power Query-Editor laden, sondern müssen mehrere Datensätze importieren.

Unter den Optionen zum Importieren von Daten sehen Sie eine weitere Option, „Abfragen kombinieren“. Zeigen Sie mit dem Cursor auf diese Option. Es stehen zwei Optionen zur Verfügung: „Anhängen“ und „Zusammenführen“.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Zusammenführen“ klicken, wird ein neues Popup angezeigt, in dem Sie die Datensätze auswählen können, die zusammengeführt werden sollen.

Wenn Sie die Datensätze auswählen, wird eine Vorschau angezeigt. Unten links können Sie auswählen, wie Sie die Datensätze zusammenführen möchten, bevor Sie auf die Schaltfläche „OK“ klicken.

Verwenden der Append-Option

Mit der Option „Anhängen“ können Sie eine neue Tabelle erstellen, indem Sie die Zeilen der vorherigen Abfragen kombinieren.

Befolgen Sie das gleiche Verfahren wie oben, um die Datensätze zum Excel-Arbeitsblatt hinzuzufügen, und wechseln Sie dann zur Option „Anhängen“ im Abschnitt „Abfragen kombinieren“.

Wählen Sie im daraufhin angezeigten Popup die Tabellen aus, für die die Daten kombiniert werden sollen, bevor Sie auf die Schaltfläche „OK“ klicken. Benutzer können Daten aus zwei Tabellen oder aus drei oder mehr Tabellen kombinieren.

Die kombinierten Daten werden im Fenster des Power Query-Editors angezeigt, von wo aus Sie sie über die Schaltfläche „Schließen und Laden“ oben links in das Arbeitsblatt importieren können.

Laden von Daten in das Arbeitsblatt

Wenn alle Ihre Vorgänge im Power Query-Editor abgeschlossen sind, müssen Sie die Daten in Ihr Excel-Arbeitsblatt laden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die transformierten Daten in Ihr Excel-Arbeitsblatt zu laden, beispielsweise in ein Pivot-Diagramm, eine Pivot-Tabelle, eine Tabelle oder eine Verbindung für die Abfrage. Klicken Sie oben links auf die Option „Schließen und laden“. Daraufhin werden zwei Optionen angezeigt: „Schließen und laden“ und „Schließen und laden in“.

Wenn Sie auf die zweite Option klicken, werden Ihnen die verschiedenen Optionen zum Laden der Daten in das Arbeitsblatt angezeigt.

In Excel können Sie den Speicherort auswählen, z. B. eine Zelle in einem vorhandenen Arbeitsblatt oder ein neues Blatt, das automatisch erstellt wird. Es gibt auch die Option „Diese Daten zum Datenmodell hinzufügen“.

Verwendung von Formeln und Funktionen

Power Query ermöglicht auch die Verwendung von Formeln und Funktionen ähnlich wie Excel-Arbeitsblättern. Dazu ist das Hinzufügen benutzerdefinierter Spalten erforderlich, in denen Sie Formeln und Funktionen hinzufügen können.

Starten Sie den Power Query-Editor über die Registerkarte „Daten abrufen“ und gehen Sie oben zur Registerkarte „Spalte hinzufügen“.

Auf der linken Seite sehen Sie Ihre Anfragen. Wählen Sie eine aus, indem Sie darauf klicken, und die „Benutzerdefinierte Spalte“ wird aktiv. Erstellen Sie eine neue Spalte, indem Sie auf die Option „Benutzerdefinierte Spalte“ klicken.

Geben Sie im Dialogfeld zum Erstellen einer benutzerdefinierten Spalte einen Namen für die Spalte ein.

Fügen Sie im Abschnitt „Benutzerdefinierte Spaltenformel“ eine Formel zum Erstellen der Spalte hinzu. Verwenden Sie beispielsweise eine Formel wie [First Name]&""&[Last Name]. Der Power Query-Editor überprüft, ob die Formel Fehler enthält.

Wenn keine Fehler vorliegen, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“ und der Editor erstellt eine Spalte.

Um eine Funktion zu verwenden, wiederholen Sie die Schritte, bis das Popup-Fenster „Benutzerdefinierte Spalte“ angezeigt wird. Fügen Sie im Abschnitt „Benutzerdefinierte Spaltenformel“ eine Funktion hinzu, z. B. Text.Upper([Full Name]), die alle Namen in Großbuchstaben erstellt.

Um das Hinzufügen der Spalte abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um eine Spalte mit den Namen in Großbuchstaben zu erstellen.

Das ist alles, was Sie wissen müssen, um mit Power Query zu beginnen. Mit diesem Tool ist es unglaublich einfach, Daten nach Bedarf in Microsoft Excel umzuwandeln, sodass Sie mit minimalem Aufwand analysieren und Schlussfolgerungen ziehen können. Es kann verwendet werden, um verschiedene Datensätze zu kombinieren, ihre Formatierung zu ändern und andere Aktionen auszuführen. Und Sie können sogar Excel-Funktionen und -Formeln mit dem Editor verwenden, was ihn noch nützlicher macht.